Предприниматели используют разные сервисы ЭДО для обмена документами. Например, вы работаете в ЭДО Точка Банк, а ваш контрагент — в Диадоке. Благодаря роумингу можно оставаться в привычном интерфейсе и свободно отправлять документы в другие системы. Без роуминга пришлось бы регистрироваться во всех сервисах партнёров.
Что такое роуминг в ЭДО и зачем он нужен
Роуминг в ЭДО — это технология, которая позволяет компаниям обмениваться электронными документами, даже если они пользуются разными операторами ЭДО.
Как работает роуминг
В России установлены единые правила для всех систем ЭДО, поэтому документы могут свободно перемещаться между разными платформами.
Для предпринимателя процесс выглядит так:
- Предприниматель отправляет документ через свой сервис. Роуминг автоматически пересылает его в сервис контрагента.
- Контрагент получает документ в своём личном кабинете.
Чтобы начать обмениваться документами, достаточно отправить приглашение контрагенту через ваш сервис ЭДО. Обычно это занимает от нескольких минут до нескольких дней.
Просто создайте документ в Документообороте и выберите, куда его отправить. Отправку приглашения и другие нюансы мы возьмём на себя.
Преимущества и недостатки роуминга в электронном документообороте
При обмене документами в роуминге есть свои сложности и преимущества.
Преимущества роуминга
1. Экономия времени и средств. Нет необходимости подключать дополнительные сервисы ЭДО и обучать сотрудников работе в разных системах.
2. Единый интерфейс. Все документы, отправленные в разные системы ЭДО, находятся в одном месте. Например, не нужно переключаться в разные вкладки, чтобы посмотреть документы, которые вы отправляли в Астрал и Диадок.
3. Скорость. Обмен документами происходит моментально, без задержек..
Недостатки роуминга
1. Ограничения по операторам. Не все оператораторы поддерживают роуминг между собой.
2. Отправка приглашений. Если клиенты используют разных операторов, то сначала, перед отправкой первого документа, им нужно отправить приглашение. И только когда вторая сторона его примет, отправить сам документ. Но для пользователей ЭДО Точка Банк это не проблема. Приглашение отправляется автоматически вместе с отправкой первого документа.
3. Необходима КЭП. Чтобы ее применить, нужно постоянно вставлять носитель с подписью.
4. Возможны сложности при обмене нестандартными форматами документов.
Виды роуминга
Есть два основных вида:
- Автоматический роуминг. Происходит без участия операторов. Система находит идентификатор контрагента, достаточно отправить приглашение из своей программы. Большинство операторов сейчас поддерживают именно этот вид роуминга.
- Роуминг по заявке. Надо направить заявку вашему оператору и заполнить дополнительные документы. Такое подключение занимает больше времени из-за того, что требуется согласование между операторами. Также роуминг по заявке может использоваться, когда не удаётся найти клиента из другой системы автоматически.
Роуминг в электронном документообороте
У Документооборота Точка Банк есть роуминг со всеми основными операторами. Можно быстро обмениваться файлами с партнёрами в любой точке мира, где есть интернет.
Почему стоит выбрать наш Документооборот:
- Автоматическая отправка приглашения. У других операторов нужно обменяться приглашениями и ждать, когда оно будет принято контрагентом. Сервис сам отследит, когда приглашение будет принято и отправит документ..
- Создание разных документов. В ЭДО Точка Банк можно создавать счета, акты, накладные, договоры и прочие документы сразу в системе.
- Обмен документами с контрагентами любых организационных форм: физлица, ИП, ООО, самозанятые. Подключать дополнительные сервисы не нужно, просто выбирайте вид подписи перед отправкой документа.
Роуминг уже включён в тариф — ничего доплачивать не нужно. Интерфейс простой и понятный, даже если вы только начали вести бизнес.
А если что-то непонятно, на связи живая поддержка 24/7 — без роботов и ожидания.
Дарья Довбыш
эксперт по ЭДО в Точке
Как подключить и настроить роуминг
Дополнительно подключать и настраивать роуминг в Точка Банк не нужно, если роуминговая связь с оператором поддерживается системой.
Операторы роуминга ЭДО
Точка Банк поддерживает роуминг с операторами:
- Диадок;
- СБИС;
- Астрал;
- Такском;
- СберКорус;
- НТЦ СТЭК;
- МИГ24;
- Leradata.
Как пригласить контрагента в роуминг
Убедитесь, что оператор контрагента есть в списке партнёров Точка Банк. Вы можете отправить приглашение двумя способами:
1. Подписать первый документ с партнёром. Автоматически будет отправлено приглашение на обмен документами. Отдельно приглашать контрагента не нужно.
2. Отправить отдельно запрос из списка контрагентов.
Рассмотрим первый способ.
Как отправить электронный документ
Уточните, каким сервисом ЭДО пользуется партнёр и в какую систему отправлять документ.
Как отправить документ по ЭДО: пошаговая инструкция
Шаг 1.
Создайте документ или загрузите готовый файл.
Шаг 2.
Нажмите «Подписать и отправить» и выберите оператора, которого использует контрагент. В нашем случае — Диадок.
Шаг 3.
Проверьте, что у вас настроена ЭП и подпишите документ.
Шаг 4.
Партнёр получит приглашение к обмену документами в своём сервисе ЭДО. Когда он примет приглашение, ему придёт и документ.
Шаг 5.
Если получатель должен подписать документ, он также сможет это сделать в своём сервисе. После этого статус в Документообороте Точка Банк поменяется на «Документ подписан».
Шаг 6.
Вы можете скачать архив — набор файлов, которые подтверждают законность подписания. В архиве будет файл самого документа — XML для УПД и счёта-фактуры или PDF для других документов, а также протокол подписания и технические квитанции об обмене документами. В протоколе можно будет проверить информацию о том кто, когда и чем подписывал документ.
Рассмотрим второй способ. Отправить запрос из списка контрагентов
1. Перейдите в раздел «Контрагенты».
2. Найдите нужного контрагента или создайте его.
3. На странице контрагента будут отображены операторы, в которых работает контрагент и в которые можно отправить запрос на роуминг.
Как получить электронный документ
Сначала нужно зарегистрироваться в сервисе. Тогда партнёр сможет отправить вам приглашение к обмену документами.
1. Если вы ещё не отправляли документы в роуминг, то сначала нужно получить ID ЭДО. Для этого перейдите на главную сервиса. Нажмите на шестерёнку. В открывшемся окне нажмите ID для роуминга.
2. Проверьте, что ЭП настроена. Подтвердите согласие с офертой сервиса Документооборот и присоединением к ЭДО. После этого вы получите ID ЭДО.
3. Если вы уже отправляли документы в роуминг, у вас есть ID ЭДО. Перейдите на главную Документооборота, нажмите на шестерёнку и скопируйте ID для роуминга.