Предприниматели используют разные сервисы ЭДО для обмена документами. Например, вы работаете в ЭДО Точка Банк, а ваш контрагент — в Диадоке. Благодаря роумингу можно оставаться в привычном интерфейсе и свободно отправлять документы в другие системы. Без роуминга пришлось бы регистрироваться во всех сервисах партнёров.
Что такое роуминг в ЭДО и зачем он нужен
Роуминг в ЭДО — это технология, которая позволяет компаниям обмениваться электронными документами, даже если они пользуются разными операторами ЭДО.
Как работает роуминг
В России установлены единые правила для всех систем ЭДО, поэтому документы могут свободно перемещаться между разными платформами.
Для предпринимателя процесс выглядит так:
- Предприниматель отправляет документ через свой сервис. Роуминг автоматически пересылает его в сервис контрагента.
- Контрагент получает документ в своём личном кабинете.
Чтобы начать обмениваться документами, достаточно отправить приглашение контрагенту через ваш сервис ЭДО. Обычно это занимает от нескольких минут до нескольких дней.
Просто создайте документ в Документообороте и выберите, куда его отправить. Отправку приглашения и другие нюансы мы возьмём на себя.
Преимущества и недостатки роуминга в электронном документообороте
При обмене документами в роуминге есть свои сложности и преимущества.
Преимущества роуминга
1. Экономия времени и средств. Нет необходимости подключать дополнительные сервисы ЭДО и обучать сотрудников работе в разных системах.
2. Единый интерфейс. Все документы, отправленные в разные системы ЭДО, находятся в одном месте. Например, не нужно переключаться в разные вкладки, чтобы посмотреть документы, которые вы отправляли в Астрал и Диадок.
3. Скорость. Обмен документами происходит моментально, без задержек..
Недостатки роуминга
1. Ограничения по операторам. Не все оператораторы поддерживают роуминг между собой.
2. Отправка приглашений. Если клиенты используют разных операторов, то сначала, перед отправкой первого документа, им нужно отправить приглашение. И только когда вторая сторона его примет, отправить сам документ. Но для пользователей ЭДО Точка Банк это не проблема. Приглашение отправляется автоматически вместе с отправкой первого документа.
3. Необходима КЭП. Чтобы ее применить, нужно постоянно вставлять носитель с подписью.
4. Возможны сложности при обмене нестандартными форматами документов.
Виды роуминга
Есть два основных вида:
- Автоматический роуминг. Происходит без участия операторов. Система находит идентификатор контрагента, достаточно отправить приглашение из своей программы. Большинство операторов сейчас поддерживают именно этот вид роуминга.
- Роуминг по заявке. Надо направить заявку вашему оператору и заполнить дополнительные документы. Такое подключение занимает больше времени из-за того, что требуется согласование между операторами. Также роуминг по заявке может использоваться, когда не удаётся найти клиента из другой системы автоматически.
Мы удостоверяем личность и права подписанта, поэтому подделать подпись не выйдет. После подписания документ уже не изменишь.Работайте с договорами онлайн — создавайте, подписывайте и отправляйте их в любое время и из любого места.
Роуминг в электронном документообороте
У Документооборота Точка Банк есть роуминг со всеми основными операторами. Можно быстро обмениваться файлами с партнёрами в любой точке мира, где есть интернет.
Почему стоит выбрать наш Документооборот:
- Автоматическая отправка приглашения. У других операторов нужно обменяться приглашениями и ждать, когда оно будет принято контрагентом. Сервис сам отследит, когда приглашение будет принято и отправит документ..
- Создание разных документов. В ЭДО Точка Банк можно создавать счета, акты, накладные, договоры и прочие документы сразу в системе.
- Обмен документами с контрагентами любых организационных форм: физлица, ИП, ООО, самозанятые. Подключать дополнительные сервисы не нужно, просто выбирайте вид подписи перед отправкой документа.
Роуминг уже включён в тариф — ничего доплачивать не нужно. Интерфейс простой и понятный, даже если вы только начали вести бизнес.
А если что-то непонятно, на связи живая поддержка 24/7 — без роботов и ожидания.
Дарья Довбыш
эксперт по ЭДО в Точке
Как подключить и настроить роуминг
Дополнительно подключать и настраивать роуминг в Точка Банк не нужно, если роуминговая связь с оператором поддерживается системой.
Операторы роуминга ЭДО
Точка Банк поддерживает роуминг с операторами:
- Диадок;
- СБИС;
- Астрал;
- Такском;
- СберКорус;
- НТЦ СТЭК;
- МИГ24;
- Leradata.
Как пригласить контрагента в роуминг
Убедитесь, что оператор контрагента есть в списке партнёров Точка Банк. Вы можете отправить приглашение двумя способами:
1. Подписать первый документ с партнёром. Автоматически будет отправлено приглашение на обмен документами. Отдельно приглашать контрагента не нужно.
2. Отправить отдельно запрос из списка контрагентов.
Рассмотрим первый способ.
Как отправить электронный документ
Уточните, каким сервисом ЭДО пользуется партнёр и в какую систему отправлять документ.
Как отправить документ по ЭДО: пошаговая инструкция
Шаг 1.
Создайте документ или загрузите готовый файл.
Шаг 2.
Нажмите «Подписать и отправить» и выберите оператора, которого использует контрагент. В нашем случае — Диадок.
Шаг 3.
Проверьте, что у вас настроена ЭП и подпишите документ.
Шаг 4.
Партнёр получит приглашение к обмену документами в своём сервисе ЭДО. Когда он примет приглашение, ему придёт и документ.
Шаг 5.
Если получатель должен подписать документ, он также сможет это сделать в своём сервисе. После этого статус в Документообороте Точка Банк поменяется на «Документ подписан».
Шаг 6.
Вы можете скачать архив — набор файлов, которые подтверждают законность подписания. В архиве будет файл самого документа — XML для УПД и счёта-фактуры или PDF для других документов, а также протокол подписания и технические квитанции об обмене документами. В протоколе можно будет проверить информацию о том кто, когда и чем подписывал документ.
Рассмотрим второй способ. Отправить запрос из списка контрагентов
1. Перейдите в раздел «Контрагенты».
2. Найдите нужного контрагента или создайте его.
3. На странице контрагента будут отображены операторы, в которых работает контрагент и в которые можно отправить запрос на роуминг.
4. Отправьте приглашение. Статус вы можете отслеживать на странице контрагента, либо в сервисе Документооборот, в разделе Запросы на роуминг.
Как получить электронный документ в Точка Банк
Если у вас есть счёт в Точка Банк, есть и ЭДО. А значит, партнёр сразу сможет отправить вам приглашение к обмену документами.
1. Если вы ещё не отправляли документы в роуминг, то сначала нужно получить ID ЭДО. Для этого перейдите на главную сервиса. Нажмите на шестерёнку. В открывшемся окне нажмите ID для роуминга.
2. Проверьте, что ЭП настроена. Подтвердите согласие с офертой сервиса Документооборот и присоединением к ЭДО. После этого вы получите ID для роуминга.
3. Если вы уже отправляли документы в роуминг, у вас есть ID ЭДО. Перейдите на главную Документооборота, нажмите на шестерёнку и скопируйте ID для роуминга.
4. Передайте своему партнёру ИНН вашей компании и скопированный ID. Он может понадобиться в первый раз.
5. Партнёр отправит вам приглашение к обмену документами из своей системы ЭДО. Приглашение появится у вас в разделе «Запросы на роуминг» в шестерёнке.
6. Кликните на название партнёра и примите запрос.
7. Готово! Теперь партнёр может отправлять вам документы. Вы увидите их в общем списке на главной Документооборота.
Стоимость роуминга ЭДО в Точка Банк
Роуминг в Точка Банк включён в тариф «Продвинутый». Также в этот тариф включена отправка документов, заверенных УКЭП, создание актов сверки.
Документы, отправленные через роуминг, сохраняют свою юридическую силу. Контролирующие органы принимают их наравне с бумажными оригиналами.
Какие документы можно отправлять в роуминге
Чаще всего контрагенты отправляют друг другу закрывающие документы: счета, акты, накладные, УПД. Также через ЭДО можно:
- подписывать договоры, акты сверки, дополнительные соглашения;
- направлять официальные письма;
- обмениваться специальными документами, например строительными КС-2, КС-3.
- обмениваться другими документами.
Через роуминг обычно не отправляют внутренние и кадровые документы компании. Для этого существуют отдельные системы внутреннего документооборота.
Какие электронные подписи подойдут для роуминга
Для роуминга нужна специальная электронная подпись — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Если вы начинающий предприниматель и ещё не знакомы с электронной подписью, почитайте статью «Что такое ЭЦП, как она работает и для чего нужна». УКЭП можно получить бесплатно в ФНС как ООО, так и ИП.
Хорошая новость: если у вас уже есть такая подпись для других целей, её можно использовать и для роуминга в ЭДО. Вам не нужно получать дополнительную подпись специально для роуминга ЭДО.
Возможно ли обмениваться документами с МЧД в роуминге
Машиночитаемую доверенность (МЧД) используют при подписании документов. Следовательно, в роуминге её использовать можно, если она поддерживается оператором.
Существует ли трёхсторонний роуминг
Трёхсторонний роуминг — это когда три или более участника подписывают документ. Его впервые протестировали в стране в 2024 году. Сейчас трёхсторонний роуминг не распространён из-за сложности реализации, но иногда крупные операторы все же его реализуют.
Чтобы его использовать, нужно:
- Пройти этап настройки и согласования между всеми участниками.
- Тщательно проверить совместимость систем и настроек роуминга.
- Учесть различия в тарифах и условиях у разных операторов.