Счёт на оплату

Счёт на оплату — это просто напоминание покупателю, что нужно заплатить за услуги или товары. Он сам по себе не является официальным документом для бухгалтерии. Поэтому по закону счёт необязательно подписывать директору или главному бухгалтеру ни на бумаге, ни электронной подписью.

Юридическую силу счёт на оплату получает вместе с договором и актом или накладной. Если в вашем договоре не прописано, что каждый счёт должен быть с электронной подписью, то для оплаты достаточно обычного неподписанного счёта. Главное, чтобы были правильно указаны реквизиты сторон, сумма и назначение платежа.

По закону выставлять счёт необязательно. Для оплаты достаточно договора. Однако счёт — это очень удобный инструмент, который:

— чётко фиксирует сумму к оплате;

— указывает точные банковские реквизиты продавца, что минимизирует ошибки при платеже;

— напоминает клиенту о необходимости оплаты;

— может служить офертой, если договор не был заключён заранее.

Если договора нет, то счёт имеет юридическую силу в одном случае — если он является офертой. Это значит, что в счёте указаны все основные условия, например: название товара или услуги, количество, цена, и заказчик его оплатил.

Зависит от того, какую схему расчётов согласовали заказчик и поставщик.

Если нужна предоплата, счёт выставляют заранее. Важно, чтобы поставщик был уверен, что ему заплатят, прежде чем он начнёт работу или потратится на материалы.

Если вы работаете по постоплате, счёт выставляют после того, как поставщик выполнил работы или отгрузил товар. В этой ситуации счёт обычно отправляют одновременно с актом выполненных работ или товарной накладной, чтобы провести финальный расчёт.

Проверьте договор и счёт. 

— Если срок указан в счёте — оплатите до указанной даты.

— Если срок указан в договоре — следуйте его условиям. 

— Если срок нигде не указан — оплатите в ближайшее время. А если поставщик прислал напоминание, то вы должны заплатить в течение недели.

НДС вы начисляете не когда выставляете счёт, а после реализации, когда продаёте товар или оказываете услугу. Кроме того, всё зависит от вашей системы налогообложения:

Если у вас общая система налогообложения, вы плательщик НДС и должны его начислять. Если вы на УСН с доходом до 20 000 000 ₽ или патенте — вы не платите НДС.

Если у вас общая система налогообложения, то обязательно укажите в счёте сумму НДС в отдельной строке.

Если вы на упрощёнке, сделайте в счёте пометку «Без НДС» или «НДС не облагается».

Обязательно, если у вас общая система налогообложения. После того как вам оплатили счёт или вы отгрузили товар, вы должны оформить для контрагента счёт‑фактуру. На упрощёнке его выставлять не нужно, если ваш доход не превышает 20 000 000 ₽.

Да, если у вас общая система налогообложения. На упрощёнке вы можете выставить счёт на предоплату с пометкой «Без НДС». С этого аванса вы не будете платить НДС, если ваш доход не превышает 20 000 000 ₽.

Если вы обнаружили ошибку в выставленном счёте, замените его на новый, корректный счёт.

1. В комментарии к новому счёту укажите номер ошибочного счёта, дату и отметьте, что его нужно считать аннулированным. Укажите, что оплате подлежит текущий счёт.

2. Напишите или позвоните клиенту и предупредите: «Мы отозвали старый счёт с ошибкой. Пожалуйста, оплатите новый».

Если ошибочный счёт уже оплатили? В этом случае нужно будет договориться с клиентом — либо зачесть эту сумму как аванс для будущих платежей, либо вернуть деньги.