Электронный документооборот для бизнеса

Нет, не получится. ЭДО — часть интернет‑банка, поэтому создавать и хранить документы в нём без счёта в Точка Банке нельзя. Но вы можете принимать и подписывать документы, если их отправит кто‑то из наших клиентов.

Чтобы пользоваться всеми услугами Документооборота, подключите сервис. О том, как подключить электронный документооборот, читайте в вопросах ниже. Или оставьте заявку на открытие счёта в Точка Банке. Наши специалисты перезвонят в течение 30 минут.

Да, сделать это можно двумя способами:

Способ №1

Подписать документ своей неквалифицированной электронной подписью (НЭП) и отправить контрагенту прямую ссылку на подписание. Специальный сервис не понадобится, ссылка придёт на email партнёра.

Чтобы выпустить НЭП и подписать документ, контрагент должен пройти по ссылке в уведомлении и подтвердить свою личность через авторизацию на Госуслугах. Затем ему придёт смс с кодом для подтверждения подписи, а после его ввода подписанный документ.

Способ №2

Подписать документ своей квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправить в ЭДО контрагента — это может быть Астрал‑ЭДО, Диадок или другой сервис.

Контрагент получит документ в свой сервис и сможет подписать его там своей квалифицированной подписью.

Да, можно, но только загруженные вами.

Как это сделать:

• Создайте документ в любом удобном вам текстовом редакторе и скачайте его в формате DOC, PDF, JPG, PNG или TIFF.
• Зайдите в Документооборот и нажмите кнопку «Загрузить» на главной сервиса.

Документы, созданные в конструкторе Документооборота, подписать с физлицами и самозанятыми не получится.

Если у вас есть счёт в Точка Банке, зайдите в раздел «Документооборот» в интернет‑банке. Затем нажмите на кнопку «Тариф» и выберите нужный: бесплатный «Базовый» или платный «Продвинутый».

Чтобы подписывать документы на тарифе «Продвинутый», установите программу «КриптоПро» — через неё работает КЭП. Если у вас устройство на базе macOS, установить сервис будет сложнее из‑за ограничений со стороны Apple. Но это всё же можно сделать по инструкции.

Если счёта в Точка Банке нет, вы можете только принимать и подписывать входящие документы от клиентов Точка Банка. Чтобы пользоваться всеми услугами сервиса, оставьте заявку на открытие счёта. Наши специалисты перезвонят в течение 30 минут.

Если вы планируете выставлять счета на оплату, создавать документы по готовым шаблонам, кроме актов сверки, принимать входящие документы от контрагентов и подписывать документы квалифицированной электронной подписью — выберите бесплатный тариф «Базовый» от Точка Банка.

Если вам нужно отправлять документы в другие ЭДО, подписывать документы любым способом: квалифицированной электронной подписью и через смс‑код, загружать коды маркировки в УПД, создавать акты сверки — выбирайте платный тариф «Продвинутый».

Если у вас есть счёт в Точка Банке, зайдите в раздел «Документооборот» в интернет‑банке. Затем нажмите на кнопку «Тарифы» — «Продвинутый», а затем выберите подходящий пакет исходящих документов.

После этого вы перейдёте на страницу оплаты. Деньги спишутся с вашего расчётного счёта в Точка Банке, тариф начнёт действовать сразу после этого и будет активен год.

Если пакет документов закончится раньше, вы сможете его обновить по той же цене.

Зайдите в раздел «Документооборот» в интернет‑банке. Затем нажмите на кнопку «Тарифы» и найдите виджет с остатком пакета. На нём будет кнопка «Обновить», нажмите её, выберите новый пакет и оплатите его со своего расчётного счёта в Точка Банке. Новый пакет начнёт действовать сразу после оплаты.

Это зависит от вашей системы налогообложения.

Если вы работаете на упрощённой системе налогообложения без НДС, вам подойдёт НЭП — неквалифицированная электронная подпись. Выпустим её за пару минут, а токены, флешки и специализированные программы не понадобятся.

Если вы ООО или ИП на общей системе налогообложения, часть документов не получится подписать НЭП. Для счетов‑фактур и универсальных передаточных документов нужно будет отдельно выпустить квалифицированную электронную подпись — КЭП — и установить на устройство программу «КриптоПро». Если у вас устройство на базе macOS, установить сервис будет сложнее из‑за ограничений со стороны Apple. Но всё же это можно сделать, следуя инструкции.

Настроив КЭП, вы сможете сдавать отчётность в налоговую и обмениваться документами с контрагентами, которые хранят и подписывают документы в других сервисах ЭДО.

Без выпуска КЭП можно подписать любые документы, в которых не фигурирует НДС. А именно: договоры, акты оказанных услуг, акты приёма‑передачи, товарные накладные, соглашения, дополнительные приложения, технические задания, спецификации, уведомления, счета, отчёты агента, служебные задания, отчёты и направления сотрудникам информации.

Для подписи перечисленных документов достаточно НЭП — неквалифицированной электронной подписи. Мы выпустим её бесплатно для вас и ваших контрагентов.

Подписать с помощью КЭП можно любые документы, кроме кадровых

КЭП можно бесплатно получить в налоговой или удостоверяющем центре. Для этого предприниматель или руководитель организации представляет паспорт, СНИЛС, USB‑носитель (сертифицированную флешку Рутокен ЭЦП 2.0) и проходит процедуру идентификации. Подать заявление на выпуск КЭП можно на сайте ФНС.

Документооборот Точка Банка использует неквалифицированную электронную подпись и квалифицированную электронную подпись. С их помощью сервис проверяет личность подписанта и его право подписывать документы от конкретной организации.

Юридическая значимость документов, подписанных НЭП, основывается на ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63‑ФЗ «Об электронной подписи», где сказано, что «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе».

Юридическая значимость документов, подписанных КЭП, основывается на ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 63‑ФЗ «Об электронной подписи», где сказано, что «информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью».

Безопасность гарантирует и п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса РФ. В нём сказано, что «письменная форма сделки считается соблюдённой также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств». После того, как вы подпишите документы, НЭП и КЭП фиксируют неизменность документа — в него нельзя вносить односторонние правки без согласования.

Да, можно. При проверке налоговой вы можете предоставить распечатанный или электронный протокол подписания.

Это подтверждает ст. 9 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте»: «Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью». Об этом же говорит и письмо ФНС РФ от 20.02.2018 N ЕД‑4 15/3372: «В случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью».

Да, Точка Банк входит в список аккредитованных операторов электронного документооборота и предоставляет сервис прямо в интернет‑банке.

Клиенты ЭДО Точка Банка могут напрямую отправлять отчётность в ФНС, ФСС, ПФР и Росстат. Все документы, которыми обмениваются стороны через сервис, подписываются электронной подписью, что придаёт им юридическую значимость. После подписи документы изменить нельзя, а значит, их невозможно подделать.

Кроме того, такой документооборот является абсолютно легитимным с точки зрения регуляторов, а вся переписка и файлы надёжно защищены. В ЭДО Точка Банка используются средства шифрования, аутентификации пользователей и система контроля доступа.