Акт выполненных работ
Что такое акт выполненных работ
Простыми словами, акт похож на расписку, которая показывает:
- Исполнитель выполнил свои обязательства по договору
- Заказчик проверил работу и согласен с результатом
Как выглядит акт выполненных работ
Образец акта выполненных работ
Пользуйтесь готовыми шаблонами документов в ЭДО от Точка Банк
Необязательно самому составлять акт выполненных работ. В ЭДО от Точка Банка есть актуальные готовые шаблоны актов и других документов — их легко заполнить и отправить контрагенту прямо со смартфона.
Для чего нужен акт оказанных услуг
Заказчику
- Зафиксировать, что работы выполнены в полном объёме
- Обосновать расходы в бухучёте
- Подтвердить налоговые вычеты
- Защитить свои интересы, если подрядчик некачественно выполнил работу
Исполнителю
- Подтвердить, что он выполнил работу, а заказчик её принял
- Выставить счёт, чтобы получить оплату
- Защитить интересы в случае споров или задержек оплаты
- Использовать в бухгалтерии как документ, который подтверждает доход
Как составить акт выполненных работ
Обязательные реквизиты
- Наименование документа
- Порядковый номер и дата составления
- ФИО исполнителя и заказчика
- Список работ со стоимостью каждой и общая сумма к оплате
- Кто принимает работу
- Реквизиты первичного договора
- Обязательные сведения и реквизиты компании
- Подписи сторон с указанием ФИО и должностей
Нумерация актов выполненных работ
ЭДО от Точка Банк помогает заполнять документы быстрее
Данные и реквизиты, которые система уже знает, подтянутся, а акты автоматически пронумеруются. Останется только подписать и отправить документы.
Печать в акте выполненных работ
На бумаге
В бумажном варианте документ составляют в двух экземплярах, заверяют печатями организаций или печатью одной компании, если вторая сторона — самозанятый. После этого акт подписывают обе стороны — заказчик и исполнитель.
В электронном виде
Акт в электронном формате можно подписать с помощью КЭП или НЭП и отправить контрагенту в ЭДО. Тогда печати не ставятся.
Как подписывается акт выполненных работ
Кто подписывает
В договоре между заказчиком и исполнителем может быть указано, кто конкретно подписывает акты. Если это в договоре не оговорено, то обычно акт подписывает руководитель или сотрудник по доверенности как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя.
В какой срок
Акт подписывают в сроки, которые указаны в договоре, либо сразу после выполнения работ.
Как хранить акт выполненных работ
5 лет — минимальный срок для большинства актов
Срок хранения начинается с года, следующего за годом составления акта. Например, если акт 2025 года, срок хранения нужно считать с 1 января 2026 года. Так акты за 2025 год будут храниться до 31 декабря 2030 года.
Ошибка в акте? Исправьте за минуту в ЭДО от Точка Банк
Если вы обнаружили ошибку в акте, который ещё не подписан, просто отредактируйте его и отправьте заново. А если акт уже подписан — создайте исправленный акт и подпишите его электронной подписью. Это законно, быстро и не требует бумажной волокиты.
Как внести изменения в акт о приёмке выполненных работ
На бумаге
В бумажном акте зачеркните неточность, а сверху напишите исправленный текст или сумму. Все, кто заполнил документ, должны оставить подпись рядом с исправлением, написать «Исправлено» и указать дату.
В электронном виде
Для электронной версии составьте новый исправленный документ. В ЭДО это делается быстро — вы просто создаёте исправленную версию акта и отправляете на подписание повторно. Старый акт нужно аннулировать.
Как выставить акт выполненных работ в ЭДО от Точка Банк
Оставьте заявку на счёт для бизнеса
Если у вас уже есть счёт в Точка Банке, зайдите в Документооборот
Заполните акт выполненных работ
У нас простая и интуитивно понятная форма с подсказками
Подпишите и отправьте
Подписать можно USB-токеном, или КЭП, и отправить контрагенту по ЭДО или email
Частые вопросы
В каком формате печатать документ?
Если вы подписываете акт на бумаге — лучше сохранить и распечатать его в PDF.
Если работаете в электронном документообороте (ЭДО) и подписываете электронной подписью — распечатывать ничего не нужно.
Нужен ли ИП акт выполненных работ?
Акт подтверждает, что работа или услуга выполнена. На его основании можно произвести оплату, зафиксировать объём и качество, а при споре — использовать как доказательство в суде.
Если вы используете ЭДО, акт можно заменить универсальным передаточным документом (УПД) — если обе стороны договорились. Всё зависит от условий договора: именно в нём прописывается, какие документы подтверждают выполнение работ.
Для чего используется сопроводительное письмо для акта приёмки-сдачи работ?
В бумажном документообороте сопроводительное письмо помогает зафиксировать, зачем вы отправляете документ, например, на подпись или согласование, и подчеркнуть соблюдение сроков.
В ЭДО таких писем не требуется — если нужно пояснение, его обычно указывают в комментариях к документу. В некоторых системах поле для комментария есть, в других — нет.
Что делать, если акт выполненных работ подписан, а работы не выполнены?
Если речь об ЭДО — первым делом аннулируйте документ, то есть отзовите подпись. Затем зафиксируйте всё, что может подтвердить ошибку: переписку, этапы выполнения, договорённости. Можно направить контрагенту претензию через ЭДО.
Для чего используется промежуточный акт выполненных работ?
Промежуточные акты нужны, если:
- Работа разбита на этапы
- Оплата идёт частями
- Заказчик получает финансирование поэтапно
- Важно контролировать качество на каждом этапе
Они оформляются, как и обычный акт, но с привязкой к конкретному этапу — всё должно быть прописано в договоре.
Может ли УПД заменить акт выполненных работ?
Да. Если стороны договорились, УПД, или универсальный передаточный документ, может заменить акт выполненных работ. Это актуально для ЭДО и позволяет сократить документооборот.
Как быть, если в процессе работ изменились условия договора?
Любые изменения условий — сроки, объёмы, цена — фиксируются дополнительным соглашением к договору. Акт без изменений в договоре может стать спорным документом. Лучше всё официально оформить заранее.
Подходит ли акт приёмки-сдачи работ для услуг?
Да, аналогично акту выполненных работ можно провести материальные и нематериальные услуги.
Для материальных услуг, например для стоматологической процедуры, указывается готовый конечный продукт — гигиеническая чистка.
Для нематериальных услуг, например для консультации, можно описать тему, содержание, период оказания услуги и другие критерии выполнения по договору.
Что делать, если заказчик не подписывает акт?
Сначала проверьте, всё ли вы сделали по договору — сроки, способ отправки, формат.
Затем напомните — повторно отправьте акт и зафиксируйте передачу сопроводительным письмом или комментарием.
Если заказчик игнорирует, а акт отправлен в срок — по ст. 753 ГК РФ работа считается принятой. Можно оформить односторонний акт, если в вашей сфере это допускается, и собирать доказательства на случай спора.
Если отказ мотивированный — уточните, что нужно поправить. Если отказ немотивированный — готовьте досудебную претензию.
Какой датой должен быть подписан акт выполненных работ?
Обычно это день завершения работ или последний день периода, например месяца, если так указано в договоре.
В ЭДО датой считается день формирования или отправки акта. Задним числом подписать электронный документ не получится — лучше не тянуть с отправкой.