Хранение электронных документов в ЭДО

Это система ведения документов в цифровом формате, в которой важно соблюдать нормативные требования и обеспечивать долговременную сохранность и юридическую значимость документов.

— Целостность данных

— Доступность

— Соответствие законодательству

— Защита от несанкционированного доступа

Некоторые документы нельзя полностью заменить электронными версиями, оригиналы должны оставаться в бумажном виде. Например:

1. Документы постоянного срока хранения:

— учредительные документы. Например, устав, свидетельство ОГРН, решение/протокол о создании;

— лицензии и разрешения. Например, лицензия на образовательную или медицинскую деятельность;

— документы, которые связаны с приватизацией государственного и муниципального имущества;

— научная и техническая документация, которая носит историческую ценность.

2. Документы, которые требуют нотариального заверения или оригинальной подписи:

— нотариально удостоверенные договоры. Например, договоры ренты, завещания, договоры купли-продажи доли в ООО;

— доверенности, представляемые в государственные органы. Например, в суд, налоговую службу;

— документы с рукописной подписью. Например, акты приёма-передачи, если контрагент требует оригинал.

3. Документы для предоставления в государственные органы:

— бумаги для судебных процессов. Обычно требуются оригиналы;

— документы для лицензирующих органов. Например, Роскомнадзор, Росздравнадзор;

— отчётность в архивные учреждения. Например, по окончании ликвидации юридического лица.

4. Отдельные виды бухгалтерских документов:

— первичные учётные документы, если контрагент не согласен на электронный документооборот;

— документы по кассовым операциям. Например, кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера.

5. Кадровые документы

— трудовые книжки. Оригиналы хранятся у работодателя до передачи в архив или выдачи на руки;

— документы воинского учёта, например, приписные свидетельства и военные билеты;

— медицинские книжки и справки о здоровье сотрудников.

Используйте системный подход:

1. Разработайте регламент хранения. Чётко определите:

— какие документы подлежат хранению;

— сроки хранения согласно федеральному закону;

— принцип наименований файлов;

— структуру каталогов.

2. Закрепите ответственных за каждый тип документов.

3. Подключите систему электронного документооборота

4. Обеспечьте юридическую значимость. Интегрируйте КЭП и НЭП для всех важных документов.

5. Фиксируйте дату создания, отправки и получения документов.

6. Обеспечьте многоуровневую защиту:

— шифрование данных при хранении и передаче;

— регулярное резервное копирование;

— прозрачный процесс истории изменений.