Планировщик расходов для бизнеса

Умение управлять потоками ежедневных платежей и грамотно распределять деньги на разные цели позволяет предпринимателю видеть цельную картину того, что происходит в бизнесе. 

Компании, в которых чётко выстроены все финансовые процессы, заранее распределяют деньги. А значит — предприниматели могут планировать бюджет на всё: от развития бизнеса до подушки безопасности. Это позволяет держаться на плаву даже в трудные моменты и создавать целевые фонды для расширения бизнеса. 

Управлять потоками платежей и формировать их в виде простых наглядных бюджетов нужно для того, чтобы понимать, какая сумма пойдёт на обязательные расходы, а какую можно свободно тратить. В этой статье расскажем, как можно спрогнозировать доходы и расходы, зачем это нужно в бизнесе и какие инструменты могут в этом помочь. 

Зачем нужно бюджетирование и при чём тут управление потоком платежей?

Бюджетирование — финансовое планирование компании, которая помогает планировать траты и распределять бюджет. Проще говоря, предприниматель рассчитывает, сколько денег ему нужно на: 

• закупку партии товара, её хранение и доставку; 
• аренду офиса или склада; 
• выплату зарплаты;
• уплату налогов;
• другие расходы. 

После этого предприниматель рассчитывает, какой доход ему принесёт бизнес, сколько можно будет отложить на будущие проекты, а сколько — снова вложить в дело. На расчёты предпринимателю нужно выделить время, но, пожалуй, это единственный недостаток распределения бюджетов. 

Чаще всего, много времени на распределение финансов уходит только в начале, когда ИП или руководитель ООО пытается упорядочить процессы. После того, как однажды удалось всё распределить, другие расчёты бюджетов становятся намного проще, прозрачнее и понятнее.

Грамотное управление бюджетом приносит бизнесу много преимуществ. 

1. Предприниматель видит все доходы и расходы. Когда система бюджета становится прозрачной, многие замечают, что регулярно оплачивают услуги, которыми почти не пользуются или много тратят на товары, которые можно получать по более низким ценам. Уже само формирование списка доходов и расходов помогает предпринимателю свежим взглядом увидеть слабые места в ведении бизнеса и скорректировать процессы.
2. Предприниматель видит реальные цифры бюджета и может выделить наиболее прибыльные направления. Например, если ИП занимается доставкой цветов и воздушных шаров, он может оценить, какую прибыль приносят оба направления и с учётом этого продумать тактику их ведения. 
3. Предприниматель снижает риск кассовых разрывов. Если у ИП или руководителя ООО всегда заранее распределён бюджет на уплату налогов, выплату зарплаты сотрудникам, аренду офиса и другие обязательные траты, он видит сумму, которую может свободно использовать. А значит — ему не приходится залезать в деньги, отложенные на другие статьи расходов, или брать на себя кредитные обязательства.
4. Предприниматель может отслеживать, на какие направления уходит больше денег и оценивать, действительно ли стоит тратить на них именно такую сумму. Это косвенно помогает оценить и эффективность сотрудников. Представим, что сотрудник, выбирая логистическую компанию, не стал уделять внимание соотношению цена-качество, а просто выбрал первого попавшегося контрагента. Систематизация расходов позволяет увидеть, что реальные расходы значительно превышают ожидаемые. 

Управлять потоками платежей, планировать и распределять деньги на повседневные нужды можно так:

1. Спрогнозировать краткосрочные и долгосрочные продажи с учётом текущей ситуации. 
2. Просчитать бюджет производства. 
3. Спланировать запасы, которые позволят продолжить работу даже при внештатной ситуации. 
4. Составить смету коммерческих и управленческих расходов, необходимых для ведения бизнеса. 
5. Совместить доходы и расходы, определить разницу за короткий и долгий периоды. 

Как сделать планирование расходов простым и увлекательным?

Инструменты для планирования расходов могут различаться в зависимости от того, в какой сфере работает предприниматель, какой у него бюджет и какой у него масштаб бизнеса. 

1. Используйте сервисы для удобного распределения денег 

На первом этапе для бюджетирования важно определить ежемесячные статьи расходов и понять, какие суммы приходится тратить ежемесячно. Обычно у ИП и ООО предусмотрен бюджет на месяц, и есть регулярные затраты на: 

• уплату налогов;
• зарплату сотрудников;
• аренду офиса;
• закупку товаров;
• доставку товаров; 
• расходники для офиса (питьевая вода, бумага, краска для принтера);
• личные нужды, на которые нужны деньги.

У такого распределения бюджетов есть ещё один весомый плюс — оно позволяет перевести планы в разряд целей. Например, если предприниматель давно хочет открыть ещё один филиал, но ему никак не удаётся выделить деньги на развитие. Распределение бюджета позволит ему планомерно откладывать деньги на новую цель и к установленному сроку накопить деньги. 

Для удобного распределения денег есть разные инструменты. Один из них — сервис Фонды. Работает он так: после того, как деньги поступают на расчётный счёт предпринимателя, часть из них сразу перераспределяется на поставленные цели. Разберём на примере. 

Представим, что в месяц ИП получает на расчётный счёт 500 000 рублей. Он настроил фонды так: 

• 6% — на налоги;
• 15% — на аренду помещения;
• 25% — на регулярную закупку товара;
• 20% — в резерв; 
• 5% — на расходники для офиса.

Когда деньги поступают на счёт, они распределяются в бюджет предпринимателя так: 

• налоги — 30 000 рублей;
• аренда — 75 000 рублей; 
• закупка — 125 000 рублей; 
• резерв — 100 000 рублей;
• расходники для офиса — 25 000 рублей;

Итого: 355 000 рублей. 

Ещё 145 000 остаётся на расчётном счёте (с учётом уже отложенного резерва). Эту сумму ИП может использовать на любые цели — вложить в рекламу, заказать новый сайт или потратить на что-то ещё. 

Использовать сервис Фонды могут ИП и организации. Он особенно полезен начинающим предпринимателям, которые только учатся планировать бюджеты. Системность помогает формировать навыки долгосрочного планирования и развития бизнеса, а на их основе принимать управленческие решения.

2. Продумывайте варианты финансирования, которые не повлияют на текущее состояние бизнеса

Если предпринимателю нужны деньги, например, на масштабирование бизнеса или расширение компании, стоит просчитать, что выгоднее — взять деньги из оборота или воспользоваться финансированием от банка.

Иногда на первый взгляд кажется, что выгоднее взять деньги из оборота, чтобы не платить проценты, но при расчётах становится понятно, что так можно потерять часть прибыли. При этом, если удачно подобрать формат финансирования, переплата может быть небольшой и компенсироваться полноценной работой компании.

Источники финансирования бывают разными. Среди них: 

• кредиты;
• лизинг;
• гранты и субсидии;
• POS-кредитование;
• финансирование под покупку и под постоплату.

У Точки и партнёров есть больше 20 кредитных и других предложений. Один из вариантов — сервис Точка Обороты. Это финансирование поставок и закупок для бизнеса. Получить его можно в трёх форматах: 

• Под покупку. Финансирование для компаний, которым нужны деньги на оплату товаров, сырья, материалов или услуг. Оплатим ваш счёт после одобрения заявки. Ставка — от 0,079% в день. Лимит — до 3 миллионов рублей. 
• Под постоплату. Для поставщиков, которые совершили поставку с отсрочкой платежа и хотят получить деньги раньше. Переведём вам дебиторку через 5 дней. Есть возможность работать без уведомления покупателя. Ставка — от 0,041% в день. Сумма — до 10 миллионов рублей. 
• Под работу с маркетплейсами. Для селлеров на маркетплейсах и Авито, которые не хотят ждать, пока партия товара будет продана и площадка переведет деньги. Ставка — 0,066% в день.

Вариантов финансирования много, поэтому, если понадобились деньги, стоит серьёзно к этому отнестись, всё просчитать и увидеть, какие расходы появятся при выборе каждого из них. 

3. Вовремя платите по счетам

Когда платежей много, начинающий предприниматель может случайно пропустить дату очередной выплаты. Так бывает, когда в один день надо платить налоги, в другой — аренду, в третий — зарплату. У ИП или руководителя организации в работе одновременно несколько важных дел, и внимание просто рассеивается.

Но если вовремя не отправить зарплату сотрудникам или не заплатить налоги, можно получить штраф. Поэтому важно позаботится о том, чтобы всё работало как часы, а деньги автоматически отправлялись на нужные счета. Для этого можно подключить автоплатёж — клиенты Точки могут сделать это прямо в интернет-банке. 

В первый раз создать автоплатёж можно так: откройте интернет-банк в браузере компьютера и перейдите в раздел «Платежи и переводы» — «Автоплатёж». Там же можно создать первый отложенный платёж.

Если предприниматель уже отправлял хотя бы один платёж по нужным реквизитам, можно просто его повторить. Для этого откройте платёж в ленте операций и нажмите «Сделать регулярным». А если захотите отредактировать, удалить или временно отключить регулярный платёж, просто откройте раздел «Автоплатежи» на главной странице и нажмите на три точки справа от платежа. Теперь вы можете выбрать нужное действие.