Что такое облачная касса и как она работает: простое объяснение для бизнеса

Облачная касса нужна бизнесам, которые принимают оплату от клиентов онлайн. Она работает как обычная физическая касса, полностью соответствует 54-ФЗ, но при этом не существует в реальности и не привязана к конкретной точке продаж. 

Облачная касса — это программное обеспечение, которое выполняет все функции обычной физической кассы: передаёт данные о покупке в налоговую и отправляет электронные чеки покупателям.

Особенности облачной кассы:

Облачная контрольно-кассовая техника (ККТ) полностью соответствует требованиям №54-ФЗ. Её допустимо использовать не только при оплате на сайте, но ещё и при некоторых видах офлайн-продаж. Например, при доставке товаров на дом или оказании услуг с выездом.

Облачная касса автоматически формирует и передаёт чеки через интернет. Вся работа в облаке происходит по защищённому сценарию.

1-й шаг: приём оплаты. Когда клиент оплачивает заказ, система получает данные: что и на какую сумму было продано.

2-й шаг: формирование чека. Виртуальная касса собирает данные (название, цена, система налогообложения, форма оплаты) и формирует фискальный чек. Дальше фискальный накопитель (ФН) подписывает и сохраняет его.

3-й шаг: передача в ОФД. Сформированный чек отправляется оператору фискальных данных.

4-й шаг: регистрация в ФНС. ОФД направляет чек в налоговую службу. Это происходит в автоматическом режиме.

5-й шаг: отправка покупателю. Покупатель получает чек на email или в SMS. В некоторых случаях чек можно открыть по ссылке.

6-й шаг: хранение данных о чеке. Все данные об операциях хранятся у провайдера и доступны в личном кабинете.

Пример чека по 54-ФЗ:

Термины «облачная касса» и «онлайн-касса» иногда путают, но это не одно и то же.

Ключевое отличие в том, что в облачной кассе вся обработка чеков и взаимодействие с ОФД происходят на стороне провайдера. Вам не нужно следить за обновлением прошивки, заменой ФН или настройкой ККТ. 

Интернет-магазины могут подключить облачную кассу к интернет-эквайрингу или CMS и бесперебойно отправлять чеки после каждой оплаты. Это удобно, когда покупатели оплачивают покупки в нерабочее время.

Маркетплейсы обязаны пробивать чеки в момент оплаты, если продавец работает по договору комиссии или аренды витрины. Облачная ККТ решает эту задачу централизованно, однако в данном случае выдача чека — задача самого маркетплейса.

Омниканальная торговля (сайт + мессенджеры + соцсети + мобильное приложение) тоже может быть подключена при помощи API. 

Выездные и сервисные услуги. Курьеры, мастера, консультанты и другие специалисты, оказывающие услуги за пределами офиса, могут использовать облачную ККТ. Вместо того чтобы возить с собой громоздкий аппарат, достаточно смартфона и доступа в интернет, чтобы пробить чек и отправить его клиенту. 

Для онлайн-сервисов и приложений. Если вы продаёте подписки, онлайн-курсы, цифровые товары или доступ к приложениям, тоже можно использовать виртуальную кассу. Она подходит для:

Кроме того, можно подключить эквайринг банков, которые интегрированы с кассой, — чек будет формироваться и отправляться без участия оператора.

Все облачные кассы работают по схожему принципу, но среди них есть разные виды: с фискальным накопителем и без, а также специализированные под конкретные задачи.

Согласно 54-ФЗ, фискальный накопитель (ФН) — обязательный элемент кассовой техники, даже облачной. Он обеспечивает шифрование, хранение и безопасность данных о продажах.

Некоторые поставщики предлагают адаптированные облачные кассы под конкретные бизнесы, например:

Такие ККТ обычно предлагают как готовый пакет с уже настроенными параметрами: видом ФН, форматом чеков, учётом маркировки, обязательных реквизитов. 

Если бизнес использует собственную платформу или нестандартный сценарий продаж, можно всё адаптировать через API.

Перед тем как начать использовать кассу, её необходимо зарегистрировать в ФНС. Это можно сделать самостоятельно или через провайдера. Подробнее об этапах подключения и выборе кассы читайте в статье «Как выбрать и подключить облачную кассу».

ИП или ООО могут зарегистрировать облачную кассу самостоятельно через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Для этого потребуется усиленная электронная подпись, зарегистрированная на организацию или ИП.

1-й шаг. Войдите в личный кабинет ФНС.

2-й шаг. Перейдите в раздел регистрации ККТ: раздел «Учёт ККТ» → опция «Зарегистрировать кассу».

3-й шаг. Заполните данные о кассе, ОФД и фискальном накопителе.

4-й шаг. Подтвердите регистрацию.

5-й шаг. Получите регистрационный номер — РН КК.

6-й шаг. Передайте его провайдеру для активации кассы.

После успешной регистрации касса готова к работе.

Обычно поставщики облачных касс регистрируют кассы через собственный интерфейс или интеграцию с ОФД. Это экономит время и снижает риск появления ошибок, ведь пользователю самому делать ничего не придётся. 

1-й шаг. Оформите доверенность или соглашение на провайдера.

2-й шаг. Поставщик регистрирует кассу на ваше ИП или юрлицо.

3-й шаг. Поставщик настраивает передачу данных в ОФД и ФНС.

4-й шаг. Поставщик тестирует работу кассы и передаёт пользователю в рабочем виде. 

После подключения облачной кассы предприниматель может зайти в личный кабинет — это интерфейс, через который можно управлять всеми кассовыми операциями.

Как этот процесс может выглядеть в жизни:

Чтобы начать использовать виртуальную ККТ, нужно подготовить несколько обязательных компонентов. 

Некоторые провайдеры берут оплату за каждый из этих шагов, но в Точка Банке всё это включено в базовую стоимость тарифа. А ещё в подарок предоставляется:

Ниже — сравнение расходов при подключении облачной кассы у типичного поставщика и при использовании облачной кассы от Точка Банк.

Цены усреднены по данным открытых источников на октябрь 2025 года.

Постоянные и разовые расходы:

Важно учитывать не только цену тарифа, но и скрытые расходы. Облачная касса от Точка Банк уже включает в себя всё, что нужно для работы.