Договор аренды транспортного средства без экипажа

В бизнесе часто нужен транспорт: забрать у поставщика партию товара, съездить на встречу с потенциальным партнёром, отвезти заказ клиенту. Но покупать автомобиль — дорого. Поэтому иногда предприниматели берут авто в аренду у сотрудников на один или несколько рабочих дней. 

Виды договоров аренды транспортных средств

Арендовать машину сотрудника можно тремя способами:

1. С экипажем. Сотрудник использует свою машину для рабочих дел, при этом сам водит её. 
2. Без экипажа. Сотрудник предоставляет только машину, водит её другой человек. 
3. С оформлением допсоглашения к трудовому договору. В нём прописывают компенсацию за то, что сотрудник использует личное авто для рабочих нужд. 

Договор аренды с экипажем 

При заключении договора аренды с экипажем автомобилем управляет его владелец — арендодатель. Такой вариант часто используется, если у сотрудника разъездная работа.

Важные моменты:

• Расходы на ремонт и страхование автомобиля несёт арендодатель, а эксплуатационные расходы, к примеру, на топливо — компания. То есть, ремонтом занимается владелец машины, а бензин для работы оплачивает компания.
• С арендной платы удерживается НДФЛ, но страховые взносы на эту сумму не начисляются. Исключение — взносы на страхование от несчастных случаев, если это прописано в договоре.

Договор аренды без экипажа 

Договор аренды без экипажа позволяет управлять автомобилем не только владельцу, но и другим сотрудникам компании.

Важные моменты:

• Обслуживание автомобиля (ремонт, страховка) берёт на себя арендатор. 
• С арендной платы удерживается НДФЛ, страховые взносы не начисляются.

Соглашение о компенсации

Это дополнительное соглашение к трудовому договору. По такому соглашению сотруднику компенсируют то, что он использует личный автомобиль в рабочих целях. 

Важные моменты:

• Автомобилем пользуется только его собственник.
• Сумму аренды организация устанавливает самостоятельно. Может быть два варианта: фиксированная сумма или плавающая, зависящая от использования автомобиля.
• Выплата компенсации подтверждается приказом руководителя.

Компенсация освобождается от НДФЛ и страховых взносов в полном объеме.

Предмет договора аренды транспортного средства без экипажа

Предмет договора аренды ТС без экипажа — само транспортное средство. Обычно это автомобиль. 

Арендодатель предоставляет его в аренду на время. А вот водителя он уже не даёт: арендатор сам заботится о том, кто будет вести авто. 

Важно указать, какой именно автомобиль передаётся в прокат. Нужно вписать данные из свидетельства о регистрации ТС: 

• марка
• год выпуска
• цвет
• VIN
• номер кузова
• госномер и прочее. 

Отдельно нужно прописать срок проката, сумму и порядок оплаты.

Без этой информации договорённость недействительна. Арендодатель может в любой момент потребовать вернуть авто, а арендатор — прекратить выплаты.

Что указать в предмете договора:

• Суть соглашения. Нужно зафиксировать, что авто передаётся арендатору на определённый срок без предоставления услуг водителя.
• Технические характеристики транспорта. Обязательно прописать марку, модель, год выпуска, VIN, цвет и другие данные из свидетельства о регистрации ТС.

Кто может сдавать автомобиль в аренду

Передавать авто в аренду может только собственник — физическое или юридическое лицо. Также это может делать доверенное лицо с письменной доверенностью. Без этой бумаги сдавать авто в прокат запрещено. Чтобы избежать споров, в договоре необходимо указать реквизиты ПТС, СТС владельца или данные доверенности.

Дополнительные пункты, снижающие риск конфликтов

Чем подробнее договор, тем ниже риск конфликтов. Вот что можно указать ещё:

• Цель использования. Опишите, для каких задач арендатор будет использовать автомобиль. Например, «рабочие поездки по городу и области». Если арендатор решит использовать транспорт для работы в такси, это может стать основанием для расторжения договора. 
• Дополнительное оборудование. Все дополнительные гаджеты и приспособления должны быть прописаны в договоре. В случае поломки или утери оборудования арендатор должен возместить ущерб. Если допоборудование не перечислено в договоре, ответственность арендатора за него не предусмотрена.

Если не прописать все ключевые моменты в договоре, могут возникнуть конфликты. 

Представим: кондитер Анна арендовала автомобиль, чтобы развозить торты клиентам. Но, загоняя машину в сервис, неудачно въехала в подъёмник. Это не страховой случай. 

Владелец машины настаивает на том, чтобы Анна оплатила ремонт. Она отказывается, ссылаясь на то, что в договоре не указано такое обязательство и она не знала, что несёт ответственность за повреждение. Ситуация требует вмешательства юристов, хотя спора можно было бы избежать. 

Как оформить авто в аренду

Бухгалтер компании-арендатора должен составить акт приёмки-передачи машины. Операция должна быть также отражена на забалансовых счетах:

• Дебет 001 — автомобиль принят в аренду.

Проводки к переводу денег за авто:

• Дебет 20, 26, 44 / Кт 73 — начисление арендной платы.
• Дебет 20, 26, 44 / Кт 69 — начисление страховых взносов в случае аренды у физлица с экипажем.
• Дебет 73 / Кредит 68 — удержание НДФЛ.

Учёт расходов при аренде автомобиля при любой из форм оформления:

• Арендные платежи, если арендодатель - физическое лицо, не облагаются НДС.
• Расходы на аренду и содержание автомобиля включаются в налоговую базу, если компания применяет общую систему налогообложения.
• При УСН:

— С объектом «Доходы – расходы» расходы на аренду и содержание учитываются.

— С объектом «Доходы» расходы не учитываются.

Фактические расходы должны быть документально подтверждены. А при УСН — ещё и оплачены. 

Необходимость доверенности

С 24 ноября 2012 года доверенность для управления чужим автомобилем не нужна. Инспекторы ГИБДД не могут оштрафовать водителя за её отсутствие. Достаточно, чтобы арендатор был вписан в полис ОСАГО. Либо на авто должен быть оформлен полис ОСАГО с неограниченным количеством водителей.

Однако бывают случаи, когда доверенность нужна. Например, чтобы забрать автомобиль со штрафстоянки. Поэтому желательно оформить доверенность заранее и отметить это в договоре. Заверять доверенность у нотариуса необязательно — достаточно заполнить и подписать подходящий шаблон из Интернета.

Какой срок у аренды

Обязательный пункт договора — указание периода аренды автомобиля. Например, «договор аренды заключён на период с 16 ноября 2025 года по 16 ноября 2026 года».

Если период аренды не прописан, это не считается ошибкой — договор по умолчанию становится бессрочным. Тогда участники могут расторгнуть соглашение по своему желанию, уведомив другую сторону за месяц. Этот срок можно сократить по договорённости, например, до пяти дней.

Плата за аренду транспортного средства

Стоимость может быть привязана к часам, дням, месяцам или любой другой единице времени, в течение которой используется авто. Поэтому нужно чётко прописать, от чего зависит цена. А также — сроки и порядок оплаты. 

Можно работать с авансом или по полной предоплате. За возврат с опозданием обычно устанавливают неустойку. 

Арендодатель имеет право поднять плату без предварительного согласования не чаще одного раза в год. Чаще менять тариф можно только с согласия сторон.

Депозит за аренду 

Депозит — это денежная сумма, которую арендатор передаёт арендодателю как гарантию исполнения своих обязательств. Если арендатор не оплатит аренду, допустит повреждение автомобиля (например, поцарапает диск) или получит штраф за нарушение ПДД, арендодатель сможет удержать нужную сумму из депозита. 

Если задолженностей не было, депозит возвращают арендатору, либо засчитывают в счёт последнего платежа по аренде.

Депозит не обязателен — его включают в договор только при согласии обеих сторон.

Процесс передачи транспортного средства

Важно заранее согласовать место передачи автомобиля, ключей и документов.

Момент передачи машины фиксируется в акте приёма-передачи. Если при осмотре автомобиля арендатор обнаружит поломки, их необходимо указать в акте. Тогда арендодатель обязан оперативно всё исправить. 

Если этот процесс затягивается, он должен предложить замену автомобиля, компенсировать стоимость ремонта или снизить арендную плату.

Важно: если повреждения или недостатки не записаны в акте, арендодатель не обязан устранять их или предоставлять компенсацию.

ОСАГО и КАСКО

Обычно арендатор сам оформляет полис ОСАГО на арендованный автомобиль. Но это может сделать и арендодатель, если это предусмотрено договором. Сторонам нужно заранее определить тип страховки: с указанием одного водителя или с неограниченным числом лиц, допущенных к управлению. За отсутствие полиса ОСАГО инспекторы ГИБДД наложат штраф. Оплатите его вовремя, чтобы не начислили пени.

Страхование КАСКО не обязательно, за это нет штрафов. Но владелец и компания могут решить, что это выгодно и по своему желанию оформить КАСКО, которое будет компенсировать ущерб при любом ДТП. Тогда нужно прописать, кто оплачивает оформление полиса.

Ремонт и техосмотр

Пока автомобиль находится в аренде, чинить его должен арендатор. Он же должен менять резину и проходить техосмотр. Это строгое условие, менять его в договоре нельзя.

Расходы и оплата топлива

Арендатор заправляет машину за свой счёт. На нём же все остальные эксплуатационные расходы. Однако стороны могут сойтись на другом формате и прописать это в договоре. 

Также можно включить в текст пункт о том, каким бензином должен заправлять авто арендатор. 

Транспортный налог

Транспортный налог платит владелец автомобиля. При долгосрочной аренде можно передать эту обязанность арендатору, если он на это согласится. Это условие надо зафиксировать в договоре.

В этом случае арендодатель компенсирует сумму налога арендатору и следит, чтобы тот вовремя всё оплатил. 

Субаренда

Арендатор имеет право передавать автомобиль в субаренду без согласия владельца. Если арендодателя такое положение вещей не устраивает, он должен изменить этот пункт. Можно полностью запретить субаренду или разрешить её только с письменного согласия владельца.

При этом арендатор имеет право использовать автомобиль для заработка, если это не противоречит цели аренды. Арендодатель повлиять на это право не может. То есть, арендатор может заниматься перевозкой или предоставлять какие-то услуги, соблюдая условия основного договора. 

Какая ответственность за аварию

Ответственность за аварию, произошедшую по вине водителя, несёт арендатор, а не владелец автомобиля. Если полис ОСАГО не перекрывает все расходы, арендатор оплачивает их сам. 

Давайте разберём на примере. Представьте: ИП арендовал автомобиль без экипажа на одну неделю. Через два дня он попал в аварию, столкнувшись с другим автомобилем на перекрестке. После аварии предприниматель вызывает ГИБДД, которая фиксирует происшествие и составляет протокол. Также он сообщает о ДТП владельцу. 

Если выясняется, что в аварии виновен ИП, он должен будет оплатить ремонт и другие расходы. Страховка в этом поможет, но если она покроет не всё, придётся доплачивать самостоятельно. 

Какие существуют штрафы при аренде ТС

Все штрафы за нарушение ПДД оплачивает арендатор. Есть хитрый момент с нарушениями, снятыми дорожными камерами — они по умолчанию приходят владельцу. Поэтому во избежание споров, в договоре нужно заранее прописать, что арендатор оплачивает и такие штрафы.

Возврат транспортного средства

При возврате нужно оформить акт приёмки-передачи. До возврата машины арендатор обязан оплачивать аренду.

Адрес, по которому арендатор вернёт автомобиль, рекомендуется указать в договоре заранее.

Образец договора аренды транспортного средства

Договор может выглядеть по-разному: его содержание зависит от пожеланий арендодателя и арендатора. Сформировать его можно в конструкторе. 

К договору могут прилагаться и другие документы.

или

или

Подводные камни договора аренды без экипажа

Во время аренды автомобиля арендатор может решить его улучшить. Например, установить видеорегистратор.Когда договор истечёт, каждая из сторон может претендовать на свои вложения. То есть, всё, что можно забрать из автомобиля, остаётся у арендатора. А неотделимые элементы переходят арендодателю. 

Например, арендатор может снять камеру заднего вида, а парктроник останется у владельца машины. Если его установка была согласована в письменной форме, арендодатель обязан компенсировать её стоимость. А если согласие не было оформлено, сигнализация остаётся у собственника без возмещения.