Накладные расходы влияют на финансовую устойчивость бизнеса, помогают устанавливать правильные цены и составлять бюджет на любое количество дней вперёд. Если их не учесть, можно неправильно оценить себестоимость продукции или услуг.
Что такое накладные расходы
Все расходы бизнеса, в зависимости от их связи с изготовлением продукта или оказанием услуги, можно разделить на прямые и накладные.
Прямые расходы — деньги, которые уходят непосредственно на производство.
Автоматизируйте бухгалтерию с онлайн-сервисом Точка Банк и забудьте о ручном учёте.
Накладные или косвенные расходы — деньги, которые помогают поддерживать работу фирмы в целом.
Накладные расходы не связаны с производством товаров или услуг, но они могут составить значительную часть от общих затрат компании.
Чем отличаются прямые и накладные расходы
| Прямые расходы | Накладные расходы |
|---|---|
| Можно связать с единицей продукции, например, сколько человек работает на производстве и получает зарплату; сколько нужно закупить материалов; сколько электроэнергии тратится из-за работы станков. | Не связаны напрямую с производственным процессом, как пример — оплата за работу бухгалтера, содержание офиса. Эти затраты не зависят от количества продукции, которую изготовят на продажу. |
| Расходы влияют на себестоимость конкретного товара или услуги. | Расходы влияют на общие затраты компании по ведению бизнеса. |
Отдельно выделяют внереализационные расходы — штрафы, пени, проценты по кредитам. Они не входят в перечень накладных затрат, и их не надо учитывать в себестоимости продукта.
Зачем учитывать накладные расходы
Если предприниматель не будет учитывать накладные расходы, он может столкнуться с проблемами.
- Неверный расчет себестоимости. Если учитывать только прямые расходы, то себестоимость будет низкой. Это приведет к убыткам, так как реальные издержки производства окажутся выше.
- Ошибки в планировании бюджета и затрат компании. Если нет понимания на что реально уходят деньги, планирование и принятие управленческих решений становится сложнее. Хватит ли денег на запуск дополнительной линии на производстве или покупку нового оборудования? Оценивать это без реальных данных — рискованно.
- Искажение данных о прибыли компании. Без учёта накладных расходов прибыль может казаться больше, чем есть на самом деле.
- Отсутствие полной картины затрат. Если нет информации обо всех расходах, невозможно искать варианты для их сокращения.
На какие виды делятся накладные расходы
Чёткого разделения на категории нет, поэтому каждая компания определяет виды накладных расходов сама. Например, в зависимости от распределения по статьям расходов на производственном объекте в структуру будут включаться разные накладные.
Общепроизводственные накладные расходы:
- Заработная плата персонала, которое обслуживает производство: инженеров, техников, мастеров.
- Амортизационные отчисления на производственное оборудование: расходы на износ и амортизацию машин и оборудования.
- Ремонт, техобслуживание, приобретение комплектующих и запчастей: расходы на поддержание оборудования в рабочем состоянии.
- Аренда производственных помещений и оборудования: аренда цехов, складов и станков.
- Оплата коммунальных услуг: отопления, электроэнергии, водоснабжения цехов и помещений объекта.
- Сертификация продукции и проведение лабораторных исследований: получение разрешений и проведение испытаний.
Общехозяйственные накладные расходы:
- Заработная плата сотрудников администрации: руководителей, бухгалтеров, кадровиков, секретарей.
- Ремонт и содержание зданий администрации: офисов, кабинетов и других административных помещений.
- Оплата мобильной связи, интернета, почтовых расходов: телефонная связь, работа курьеров, сервисов доставки.
- Затраты на проведение и участие в бизнес-мероприятиях, командировочные расходы: оплата проезда и проживания в командировках, оплата участия в бизнес-конференции.
- Компенсация стоимости медицинских услуг для сотрудников: плановые медицинские осмотры для персонала.
- Кадровые мероприятия: расходы на подбор и обучение персонала.
- Банковские и юридические услуги: комиссии банков и юридических фирм.
- Охрана: оплата работы частных охранных предприятий, установки видеонаблюдения, пропускной системы.
Прочие расходы:
- Аренда офисных помещений: аренда офисных зданий и помещений.
- Оплата коммунальных услуг для административных зданий: отопление, водоснабжение, электроэнергия для офисов.
- Затраты на маркетинг и рекламу: продвижение продукции и компании.
- Транспортные расходы: расходы на транспортировку товаров и материалов, служебный транспорт для персонала.
- Страхование: страхование имущества, ответственности и других рисков, медицинская страховка.
- Налоги, сборы, не связанные с производством: налоги на имущество, земельный, экологический и транспортный налоги, сборы за пользование природными ресурсами и другие.
- Платежи, лицензии, патенты: получение лицензий и разрешений, которые нужны для ведения бизнеса, но не связаны с производством. Например, лицензия на ведение частной охранной деятельности для собственного подразделения компании.
Онлайн-бухгалтерия от Точка Банк напомнит о сроках и суммах оплат, подготовит платёжки и подскажет, когда продлить патент.
Также накладные расходы можно разделить на постоянные, переменные и полупеременные. К первым относят те платежи, которые проводятся ежемесячно вне зависимости от сезона, продаж и других факторов. Например, это зарплата административному персоналу.
Переменные расходы могут меняться каждый месяц. Это, например, объем закупленного топлива для транспорта, количество канцтоваров.
Полупеременные платежи нужно оплачивать каждый месяц, но сумма может отличаться. Например, коммунальные платежи платят постоянно и размер их примерно одинаковый. Но он может измениться, если поставили новое оборудование и выросло потребление электричества.
Нормы расходов
Сколько потратить на накладные расходы, каждая компания решает самостоятельно. Исключения составляют отрасли, в которых уже определен перечень статей затрат:
- строительство — регулируется приказом Минстроя РФ от 04.08.2020 №421/пр, приказом от 21 декабря 2020 №812/пр и другими актами;
- медицина — регулируется приказом Минздрава РФ от 25 июня 2015 г. №366н и другими актами;
- химическая промышленность — нормы прописаны в приказе Минпромнауки от 04.01.2003 №2.
Как посчитать расходы
Чтобы вычислить накладные расходы, можно следовать простой методике, которая включает несколько этапов:
Шаг 1. Определите состав расходов
Составьте полный список всех затрат, которые не относятся к прямым и внереализационным расходам.
Шаг 2. Соберите все данные
Уточните данные по каждой статье расходов: счета, квитанции, платёжные ведомости и другие документы, которые подтверждают затраты.
Шаг 3. Выберите метод распределения накладных расходов
Накладные расходы могут распределяться в зависимости от специфики бизнеса:
- пропорционально объему продаж;
- пропорционально прямым затратам;
- пропорционально зарплате производственного персонала.
Можно использовать разные методы, комбинировать их или разработать свой порядок расчета.
Шаг 4. Рассчитайте норму накладных расходов
Учёт косвенных затрат рассчитывается по формуле:
Коэффициент накладных расходов = накладные расходы / прямые затраты * 100%
Например, фирма потратила 400 000 рублей на закупку новогодних елей для перепродажи, а 200 000 рублей — на рекламу, оплату аренды офиса для менеджеров и взнос для участия в ярмарке.
В результате расчета показатель косвенных затрат составил 50%, но для бизнеса это много, поэтому решают найти способ оптимизации и снизить его до 40%. Именно такой объем компания готова тратить на накладные расходы. Поэтому отказываются от рекламы, так как организаторы ярмарки тоже расскажут о них.
Как видно из примера, норму расходов каждый определяет сам. Считается, что чем ниже ставка, тем эффективнее бизнес распределяет свои ресурсы.
Шаг 5. Проведите учёт и спишите расходы через бухгалтерию
Накладные расходы учитываются на счетах бухгалтерского учёта. Обычно это счета 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы». Эти расходы затем распределяются на счет 20 «Себестоимость» по конкретным видам продукции или на счет 90 «Продажи».
Используются бухгалтерские проводки:
- Д 25 К 10, 60, 70, 76 — учтены общепроизводственные затраты.
- Д 26 К 10, 60, 70, 69, 76 — учтены общехозяйственные затраты.
- Д 20 К 25 — списаны общепроизводственные расходы на себестоимость продукции.
- Д 90 К 26 — списаны общехозяйственные расходы на себестоимость продукции.
В конце месяца спишите расходы на счета учёта по первичным учётным документам (актам, расчетно-платежным ведомостям, накладной, бухгалтерским справкам).
Шаг 6. Проанализируйте, на что потратили средства
Проведите анализ расходов, чтобы решить, имеются ли варианты для их снижения. В результате появятся возможности для оптимизации затрат и направления средств на другие цели.
Ошибки при определении накладных расходов
При определении накладных расходов могут возникнуть ошибки.
- Недооценили затраты, например, внепланово купили кофемашину и превысили бюджет дополнительных расходов.
- Не собрали точные данные, что-то не учли. В отчётном периоде приобрели новый ноутбук для бухгалтерии, но не сохранили платежные документы, поэтому не отразили эту покупку в документах.
- Не использовали возможности для снижения расходов. Вместо энергосберегающих лампочек купили обычные, поэтому заплатили больше за электричество.
Что делать, чтобы избегать ошибок: вести отчетность по расходам, выявлять и устранять отклонения от бюджета, проводить анализ и подбирать способы оптимизации.
Как снизить накладные расходы
- Учитывайте все расходы. Для организаций на упрощенном режиме налогообложения и ИП действует обязанность вести книгу учёта доходов и расходов.
- Проводите регулярный мониторинг затрат и смет, чтобы выявить, на чем можно сэкономить.
- Переводите часть сотрудников на удаленную работу с целью снижения платы за аренду больших офисных помещений.
- Пересматривайте условия сотрудничества с поставщиками, пробуйте получить скидки, бонусы.
- Проверяйте потребности в платном программном обеспечении и наличие ненужных подписок.
- Переходите к электронному документообороту, чтобы снизить счета за бумагу и заправку принтеров.
- Передавайте часть задач на аутсорс, например, бухгалтеру, кадровику, юристу. Это снизит расходы по их трудоустройству на полный день в штат.
- Повышайте уровень подготовки сотрудников. С ростом их компетенций снизится потребность в привлечении дополнительных специалистов со стороны.