Чтобы экономить время и деньги, компании всё чаще отчитываются в налоговую онлайн. Это проще и быстрее, чем на бумаге.
В этой статье Точка Банк расскажет, как отправить документы в ФНС в электронном виде.
Электронный документооборот с ФНС
Представьте, что есть ИП Алексеев и ИП Петров — два индивидуальных предпринимателя, работающих в сфере розничной торговли. Оба должны сдать декларацию по УСН за I квартал 2025 года до 25 апреля.
ИП Алексеев всё сделал онлайн:
- Подготовил декларацию через специальную программу.
- Подписал документ электронной подписью.
- Отправил отчётность онлайн.
- Получил подтверждение о приёме документов.
Всё это заняло 2 часа.
ИП Петров выбрал традиционный способ:
- Подготовил бумажную декларацию.
- Взял с собой паспорт и приехал в налоговую инспекцию.
- Встал в электронную очередь через терминал.
- Дождался очереди в зале ожидания.
- Передал документы инспектору.
- Получил отметку о приёме на копии декларации.
Итого всё заняло 6 часов.
Какие электронные документы можно направить в налоговую
Электронно можно подать:
- заявление на регистрацию бизнеса;
- заявление на налоговые вычеты;
- декларации по форме 3-НДФЛ;
- уведомления об исчисленных суммах;
- заявления на зачёт.
Документы может отправить сам заявитель, нотариус или лицо, его замещающее.
Важно! Есть ряд документов, которые ФНС принимает только в электронном виде:
- бухгалтерская отчётность юридических лиц;
- декларация по НДС;
- пояснения к декларации НДС;
- отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами.
Другие виды отчётности можно подавать как онлайн, так и в бумажном виде.
Требования к электронным документам при отправке
Электронно ФНС принимает формализованные и неформализованные документы.
Формализованные — это документы, которые имеют форму, разработанную ФНС. А сдаются они только в расширении xml.
Если сдать формализованные документы в неверном формате — это будет приравниваться к несдаче, что грозит штрафами или блокировкой счёта.
Неформализованные — это договоры, прайс-листы, расходно-приходные накладные и др. Для них нет единого утверждённого формата, поэтому их можно сдавать в PDF, Word, JPEG и других.
Важные моменты
Сроки подачи: необходимо соблюдать установленные законом сроки для подачи документов. Например, на подготовку и сдачу документов, запрошенных в ходе проверки, даётся 10 рабочих дней.
Электронная подпись: все электронные документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью. Чтобы использовать её на компьютере, установите программу КриптоПро CSP. Также есть расширение для браузеров.
- Форматы документов: документы должны быть представлены в форматах, утверждённых ФНС.
Как отправить документ в налоговую в электронном виде
Как подать документы в налоговую электронно и другие подробности прописаны в приказе ФНС № ЕД-7-2/448@ от 16.07.2020 . Есть три способа.
1-й способ: через ЛК ФНС
В Личном кабинете налогоплательщика можно отправить отчётные документы. Для этого обратитесь за консультацией в личном чате и приложите соответствующие документы.
2-й способ: через сервис ФНС
ФНС запустила пилотный сервис, который так и называется — Представление налоговой и бухгалтерской отчётности в электронной форме. Чтобы им воспользоваться, нужно:
— Получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (КСКПЭП).
— Зарегистрировать его и получить код абонента.
— Установить на ПК нужные сертификаты, драйверы и ПО.
Подробнее с техническими требованиями вы можете ознакомиться здесь.
3-й способ: через сторонние сервисы
В Точка Банк есть услуга «Сдача отчётности». Чтобы ей воспользоваться, подключите Онлайн-Бухглатерию.
После этого зайдите в интернет-банк → Отчётность. Там вам нужно загрузить нужный отчёт в формате .xml и отправить его в госорган одним кликом. После отправки придёт подтверждение — его можно скачать.
Для отправки отчётности через Точка Банк нужна электронная подпись (ЭЦП). Её можно выпустить через налоговую или удостоверяющий центр.
Если у вас есть сертификат электронной подписи, вы сможете запрашивать сверку с налоговой прямо из интернет-банка. Вы увидите:
– есть ли переплата или долг по налогам;
– какие налоги и взносы вы уже оплатили;
– какие декларации и отчётность вы сдали.
Услуга стоит 2 500 рублей в год.
Подача пояснений в налоговую в электронном виде
Если налоговая запросила у вас пояснения в рамках проверки любой из деклараций, кроме НДС, вы обязаны представить их в электронном виде. Формализованные пояснения должны быть в формате XML. Дополнительно к ним можно приложить сканы документов в форматах TIF, JPG, PDF, PNG.
Все электронные документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью. Сдать их необходимо в сроки, указанные в требовании налоговой. Обычно на ответ даётся 10 рабочих дней с момента получения запроса.
Если вы не предоставите пояснения вовремя или предоставите в неправильном формате, налоговая может начислить штрафы. Обязательно получите квитанцию о приёме документа, если налоговая отправила запрос в электронном виде.