С 1 января 2026 года меняются правила электронного документооборота. По приказу ФНС России №ЕД-7-26/28@ прекращают действовать формализованные электронные документы о передаче, а именно:
- товаров при торговых операциях в электронной форме;
- результатов работ (услуг) в электронной форме.
Речь идёт исключительно о формализованных документах в XML-формате, утверждённых ФНС. Использовать такие формы с 2026 года больше нельзя.
Теперь единственным официальным формализованным электронным документом для подтверждения отгрузки, выполнения работ или оказания услуг станет универсальный передаточный документ (УПД). Он уже работает в формате 5.03 и объединяет в себе счёт-фактуру и первичный документ. Формат утверждён приказом ФНС №ЕД-7-26/970@.
К первичным документам относятся:
- акт выполненных работ;
- товарная накладная по форме ТОРГ-12.
В электронном виде формализованный УПД полностью заменяет как электронный акт, так и электронную ТОРГ-12.
Нововведения касаются только формализованных электронных документов в XML-формате.
Это означает, что:
- отменяются не все электронные акты и накладные, а только формализованные формы, утверждённые ФНС;
- неформализованные электронные документы, например акты и накладные в формате PDF, продолжают использоваться без изменений;
- электронные неформализованные акты и товарные накладные можно и дальше применять в документообороте — требования 2026 года на них не распространяются.
Также изменения не затрагивают бумажные документы. Бумажные акты выполненных работ и бумажные товарные накладные по-прежнему можно оформлять и использовать в обычном порядке.