С 1 января 2026 года меняются правила электронного документооборота. По приказу ФНС России №ЕД-7-26/28@ прекращают действовать формализованные электронные документы о передаче (ТОРГ-12, акты), а именно:
- товаров при торговых операциях в электронной форме;
- результатов работ (услуг) в электронной форме.
Речь идёт исключительно о формализованных документах в XML-формате, утверждённых ФНС. Использовать такие формы с 2026 года больше нельзя.
Теперь единственным официальным формализованным электронным документом для подтверждения отгрузки, выполнения работ или оказания услуг станет универсальный передаточный документ (УПД). Он уже работает в формате 5.03 и объединяет в себе счёт-фактуру и первичный документ. Формат утверждён приказом ФНС №ЕД-7-26/970@.
К первичным документам относятся:
- акт выполненных работ;
- товарная накладная по форме ТОРГ-12.
В ЭДО от Точка Банк уже реализована работа именно с форматом УПД 5.03, утверждённым ФНС. Готовые шаблоны документа доступны для заполнения, подписания КЭП и отправки контрагентам через ЭДО: при этом система автоматически проверяет соответствие документа актуальному формату ФНС, снижая риск ошибок при обмене.
Графа 5б в УПД
На текущий момент официальных изменений в форму не внесено. Постановление Правительства РФ №1137 продолжает действовать в прежней редакции — графа 5б не является обязательной.
При этом ФНС в письме от 26.12.2025 №СД-4-3/11730@ довела до налогоплательщиков рекомендуемую форму счёта-фактуры, которую предлагает использовать с 1 января 2026 года. В этой рекомендуемой форме как раз и появляется графа 5б.
Важно понимать разницу:
- письмо ФНС — не нормативный акт;
- оно не меняет форму юридически;
- использование графы 5б — право, а не обязанность.
Сама ФНС прямо указывает, что до вступления в силу соответствующих изменений в нормативные акты новые формы носят рекомендательный характер.
С рекомендациями по заполнению УПД можно ознакомиться на страничке УПД: Универсальный передаточный документ.
В электронном виде формализованный УПД полностью заменяет как электронный акт, так и электронную ТОРГ-12.
Нововведения касаются только формализованных электронных документов в XML-формате.
Это означает, что:
- отменяются не все электронные акты и накладные, а только формализованные формы, утверждённые ФНС;
- неформализованные электронные документы, например акты и накладные в формате PDF продолжают использоваться без изменений;
- электронные неформализованные акты и товарные накладные можно и дальше применять в документообороте — требования 2026 года на них не распространяются.
Также изменения не затрагивают бумажные документы. Бумажные акты выполненных работ и бумажные товарные накладные по-прежнему можно оформлять и использовать в обычном порядке.