Что такое стратсессия и как определить стратегию развития бизнеса

Стратегическая сессия — это встреча, на которой руководство и сотрудники компании определяют долгосрочные цели бизнеса и думают, как их достигнуть. Обычно они обсуждают кадровые изменения, новые проекты, рыночные тренды и конкурентов. 

В этой статье разбираемся, как правильно проводить стратегическую сессию — читайте и применяйте в работе.

Что изменилось в проведении стратегических сессий?

Скорость изменений рынка растет с каждым годом. Если 20 лет назад предприниматели разрабатывали стратегию и дальше просто шли по готовому плану, то сейчас к ней возвращаются каждые 3–6 месяцев в режиме проверки актуальности.

Стоит ли в таких условиях планировать на несколько лет вперёд? Это зависит от текущей фазы развития бизнеса. Если проект находится на ранней стадии, необходимости в стратегировании на много лет вперёд нет. В случае же с крупными многофункциональными корпорациями уместна разработка долгосрочной стратегии — на 5 лет и больше.

Кого позвать на стратсессию?

Топ-руководство

Генерального директора (CEO). Главное лицо, принимающее решения — без него сессия может быть непродуктивна.

Финансового директора (CFO). Важен для оценки финансовой выполнимости стратегии.

Руководителей ключевых подразделений

Директора по маркетингу. Поможет представить, как продукты или услуги будут представлены на рынке.

Директора по продажам. Важен для определения стратегии продаж и взаимодействия с клиентами.

Представителей сотрудников

Позовите по одному человеку из всех отделов компании, чтобы получить разнообразные точки зрения по развитию бизнеса.

Экспертов по стратегии и консультантов

Внешних консультантов по стратегии. Они могут внести независимую точку зрения.

Экспертов в индустрии. Расширенное понимание рынка и его тенденций может быть полезным.

Специалистов по аналитике

Если компания собирает большие данные, их анализ может обосновать выбор новой стратегии.

Кто должен вести стратсессию?

Сессия может проводиться как одним из сотрудников, так и внешним фасилитатором. У обоих вариантов есть свои плюсы и минусы — разберём их.

Внутренний сотрудник

Плюсы:

• Глубоко понимает бизнес. Хорошо знаком с процессами, целями и особенностями компании.
• Легко взаимодействует с сотрудниками. Лучше знает коллег — это может содействовать открытому обмену мнениями и более продуктивной работе в группе.
• Помогает компании сэкономить. Привлечь внутреннего сотрудника, как правило, дешевле, чем внешнего фасилитатора.

Минусы:

• Может быть необъективен. На принятие решений о будущем компании может повлиять его предвзятость и личные интересы.
• Может быть неопытен. Даже если он компетентен в своей области, может не разбираться в организации таких мероприятий, если никогда не проводил сессии.
• Может не привнести новое. Инсайдер может быть ограничен своими представлениями о компании — это препятствует появлению новых идей.

Внешний фасилитатор

Плюсы:

• Объективен и нейтрален. Обычно выполняет роль наблюдателя — не имеет внутренних интересов.
• Привносит новые идеи и опыт. Наверняка знает лучшие практики из других компаний и может ими поделиться.
• Управляет конфликтами. Опытный фасилитатор может направить конфликтную ситуацию в конструктивное русло и сделать так, чтобы сессия проходила продуктивно.

Минусы:

• У него нет инсайдерского опыта. Внешний фасилитатор может не знать особенности вашей компании так, как внутренний сотрудник.
• Его услуги стоят дороже. Услуги внешних фасилитаторов могут быть дорогими по сравнению с использованием внутренних ресурсов.

На что обращать внимание при выборе ведущего?

Навык проводить стратегическую сессию. Опыт работы с компаниями, подобными вашей, может быть дополнительным преимуществом.

Понимание отрасли и бизнеса. Так фасилитатор сможет лучше адаптироваться к особенностям вашей компании.

Нейтральность и объективность. Это важно для того, чтобы исключить предвзятость и обеспечить честное обсуждение и принятие решений.

Способность к управлению группой. Включает в себя умение создать доверительную атмосферу, управлять конфликтами и обеспечивать активное участие.

Высокие коммуникативные навыки. Фасилитатор должен быть способным эффективно передавать информацию, внимательно слушать участников и чётко формулировать вопросы.

Способность адаптироваться. Фасилитатор должен быть гибким и способным быстро адаптироваться к изменяющейся динамике и потребностям группы.

Отзывы и рекомендации. Обратитесь к предыдущим клиентам или коллегам, которые вели работу с этим фасилитатором — получите мнение о нём.

Где проводить стратсессию?

Выберите тихое с проектором, экраном, аудио- и видеотехникой — или возможностью установить их. Внутри должны быть удобные столы и стулья. Привезите передвижные доски, на которых можно рисовать маркерами, или флипчарты. Поставьте стол с напитками и перекусами.

Как подготовиться к проведению стратессии?

Вот шаги, которые могут помочь вам успешно организовать стратегическую сессию:

1. Определите цели. Что вы хотите получить от сессии? Это может быть разработка новой стратегии, обзор текущей, решение бизнес-задач и так далее.

2. Выберите участников. Решите, кто должен принять участие в сессии. Например, топ-менеджмент, аналитики, представители отделов компании, внешние консультанты.

3. Соберите информацию. Проанализируйте состояние компании и рынка. Сравните свою ситуацию с положением конкурентов. 

4. Разработайте программу. Определите повестку сессии стратегической, темы и формат обсуждений. Подумайте, как участники будут взаимодействовать друг с другом.

5. Подумайте о желаемом финале. Заранее определите, что вы будете считать успехом, а что — неудачей командной встречи.

Сколько длится стратсессия?

Однодневная сессия. Проходит в течение 4-6 часов. Такой сессии достаточно для небольшой компании или для обсуждения конкретного вопроса.

Двухдневная или трехдневная сессия. Даёт больше времени для глубокого обсуждения, разработки и принятия решений о будущем бизнеса.

Как проходит стратсессия?

Этапы, которые составляют стандартную стратегическую сессию:

1. Открытие и введение. Ведущий устанавливает общий контекст, объясняет цели встречи и создаёт позитивную обстановку. Главное на этом этапе, чтобы участники поняли цель встречи.
2. Обзор текущего состояния. Команда анализирует текущее состояние бизнеса. Изучает внешние и внутренние факторы, влияющие на него. Выстраивает общее понимание сильные и слабых сторон, возможностей и угроз.
3. Определение видения. Коллеги определяют образ желаемого будущего компании. Он должен быть реалистичным, чётким и вдохновляющим.
4. Формулирование целей и задач. На этом этапе устанавливают измеримые и достижимые цели, формулируют задачи для их достижения. 
5. Принятие решения. Предложенные инициативы обсуждают и приходят к варианту, который поддерживают большинство участников.
6. Составление плана и назначение ответственных. Установка сроков (конкретную дату поможет определить калькулятор дней Точки) и достижения задач, определение исполнителей. 
7. Оценка эффективности. Участники делятся впечатлениями и дают оценку, как прошла сессия.
8. Завершение страт сессии. Ведущий подводит итоги встречи и озвучивает следующий шаг компании. Например, называет дату, когда сотрудникам в таск-менеджеры придут первые задачи.

Как понять, что стратсессия удалась?

Показатели Успеха

Ясность и единство видения. Участники должны ясно понимать цели и миссию компании. Проведите оценку степени понимания и поддержки при помощи анонимного анкетирования.

Принятие решений. Принятие конкретных стратегических решений и инициатив. Здесь стоит обратить внимание на консенсус среди участников.

Разработанный план действий. Создание четкого и реального плана. Наличие конкретных шагов, ответственных лиц и сроков.

Активное взаимодействие. Все участники активно общаются между собой. Задают вопросы, развёрнуто отвечают, предлагают свои варианты целей и путей их достижения.

Показатели Неудачи

Отсутствие ясности. Если у участников остаются неразъясненными цели, видение или планы, это может привести к неопределенности в будущем. Пересмотрите и уточните принятые решения.

Отсутствие активного общения. Если сессия стратегическая была пассивной и участники не взаимодействовали, это сигнализирует о неэффективности процесса. Для этого и нужен фасилитатор. Его задача — постоянно стимулировать движение дискуссии.

Отсутствие понимания и поддержки. Почему это плохо: если участники не поддерживают стратегию или не понимают ее, реализация может столкнуться с сопротивлением. Обеспечьте четкое объяснение решений и планов.

Недостаточная конкретность. Если стратегия и планы действий слишком общие, это может затруднить их практическую реализацию. Подробно опишите шаги и меры, необходимые для достижения целей.

Отсутствие подготовки и плана. Недостаточная подготовка может привести к хаотичным обсуждениям и неэффективному использованию времени. 

Недостаточная готовность к изменениям. Если сотрудники не готовы к переменам, компания может столкнуться с сопротивлением и трудностями в реализации целей. Включите шаги по подготовке сотрудников к изменениям в стратегический план.

Как анализировать результаты стратессии?

Вот некоторые ключевые аспекты, на которые стоит обратить внимание при анализе результатов:

• Цели и ожидания. Сравните достигнутые результаты с изначальными целями и ожиданиями, выраженными участниками.
• Принятые решения. Оцените характер принятых решений, их связь с установленными целями.
• Образ будущего. Проанализируйте высказывания и обратную связь участников относительно сформулированных глобальных целей компании.
• Участие и взаимодействие. Проанализируйте уровень участия, количество заданных вопросов и обсуждений за стратегическую сессию.
• Согласие участников. Оцените уровень выражения поддержки со стороны коллег — проведите опросы и интервью.
• Почва для изменений. Оцените уровень готовности к переменам и наличие предпосылок для успешной реализации стратегии.
• План действий. Оцените, насколько подробно определены шаги, ответственные лица и сроки в стратегическом плане.