ИП и ООО, которые принимают оплату за товары и услуги, обязаны использовать онлайн-кассу. Есть несколько сфер бизнеса, в которых можно обойтись без неё, но большинство предпринимателей всё-таки обязано её подключить.
Онлайн-касса — кассовое устройство, которое записывает всю информацию о проведённых платежах и передаёт эти данные в ФНС. Она отличается от кассового аппарата старого образца: информация с онлайн-кассы отправляется в налоговую в режиме реального времени, и важную роль в этом процессе играет фискальный накопитель (ФН).
Расскажем, что такое ФН, зачем он нужен, какие модели ФН бывают, и какую лучше выбрать. Также расскажем, сколько можно использовать фискальный накопитель и где его купить.
В Точке вы можете сразу купить всё для работы по 54-ФЗ: кассу и фискальный накопитель. Мы бесплатно подготовим кассу к работе и подключим к оператору фискальных данных. Доставим кассу в вашу торговую точку в удобное время за 0 ₽.
Зачем нужен фискальный накопитель
Фискальный накопитель — чип, который вставляют в онлайн-кассу. Именно на него записывается вся информация об операциях — по сути, это память онлайн-кассы. В отличие от кассового аппарата стандартного образца, данные об операциях, проведённых через онлайн-кассу, шифруются и передаются в ФНС в режиме реального времени. Причём, информацию, которая записывается на такой фискальный накопитель, нельзя изменить постфактум.
ФН различаются в зависимости от срока службы: он может составлять 15 и 36 месяцев. Если у накопителя кончился срок действия, его уже нельзя использовать, нужно купить новый.
В Точке можно получить комплект, полностью готовый к работе по 54-ФЗ: кассу и фискальный накопитель. А если вы хотите подключить торговый эквайринг, можно выбрать онлайн-кассу, в которую уже встроена возможность принимать безналичные платежи.
Мы бесплатно подготовим кассу к работе, подключим её к ОФД, а затем доставим в вашу торговую точку. Если вы оставите заявку, наш сотрудник свяжется с вами, чтобы ответить на возникшие вопросы.
Как выбрать фискальный накопитель
С 6 августа 2021 года ИП и ООО должны использовать фискальные накопители ФН-М, которые поддерживают работу с маркировкой. В первую очередь это коснулось предпринимателей, которые торгуют маркированными товарами, но после истечения срока эксплуатации действующих фискальных накопителей, на ФН-М надо перейти всем.
ФН-М универсальны, они работают со всеми форматами фискальных данных: 1.05, 1.1 и 1.2. При выборе конкретной модели убедитесь, что она есть в реестре.
ФФД 1.05 и 1.1 подходят большинству предпринимателей, а 1.2 используют только продавцы товаров с обязательной маркировкой. Если вы не знаете, какой именно ФФД применяется в вашей онлайн-кассе, можете уточнить это в личном кабинете ОФД.
Фискальный накопитель нужен предпринимателям, которые работают и со своей контрольно-кассовой техникой, и с арендованной. Условия аренды могут различаться: иногда предприниматель арендует кассу, в которой уже есть фискальный накопитель, а иногда — покупает и подключает его к ОФД самостоятельно. Многое зависит и от модели онлайн-кассы: в одних моделях накопитель уже встроен, а в других — его нужно докупать отдельно. Если вы не знаете, какую модель онлайн-кассы и ФФД выбрать, сотрудник Точки поможет вам определиться.
Срок использования фискального накопителя
ИП или руководитель ООО может выбрать накопитель с конкретным сроком использования: 15 месяцев или 36 месяцев. Выбирать срок нужно с учётом режима налогообложения и особенностей бизнеса.
На 15 месяцев подходит тем, кто:
- работает на ОСНО;
- торгует подакцизными товарами;
- совмещает ОСНО и спецрежим.
На 36 месяцев подходит тем, кто:
- работает на спецрежиме;
- работает на УСН и патенте в чистом виде.
На 15 и на 36 месяцев подходит тем, кто:
- сезонно работает на спецрежимах;
- оказывает услуги на ОСНО.
15 и 36 месяцев — максимальный срок эксплуатации, то есть, после истечения этого периода чип точно перестанет работать. Но бывает и так, что память заканчивается раньше, чем срок службы. В фискальном накопителе может храниться приблизительно 250 000 документов и, если продавец провёл соответствующее количество операций, память закончится вне зависимости от срока службы. Повторно использовать накопитель, у которого кончилась память или период эксплуатации, нельзя.
В этом случае, накопитель нужно заменить. Поэтому, если вы можете выбирать любой период эксплуатации фискального накопителя, учитывайте количество покупателя и платёжных операций, которые проходят в торговой точке.
Пример:
Предприниматель владеет магазином и продаёт продукты. Он работает на УСН. Поэтому он выбрал финансовый накопитель со сроком 36 месяцев.
Магазин стал популярным, многие покупатели заходили по несколько раз в день. Уже через 25 месяцев лимит на количество операций исчерпался, и память фискального накопителя кончилась. Предприниматель самостоятельно купил новый фискальный накопитель и заменил его в онлайн-кассе.
Как заменить фискальный накопитель
Процесс замены может отличаться в зависимости от модели и производителя онлайн-кассы. Расскажем о процессе замены на примере популярной модели онлайн-кассы Эвотор 7.2.
- Убедитесь, что смена закрыта и зайдите в раздел «Настройки». Нажмите на пункт «ОФД» и найдите внизу страницы пункт «Заменить фискальный накопитель».
- Последовательно выполните действия, которые будут предложены в инструкции на экране онлайн-кассы. После того, как выполните их все, выключите устройство и отключите блок питания от сети и от устройства.
- Откройте отсек с ФН, отсоедините накопитель и достаньте его.
- Установите в разъём новый накопитель и закройте отсек. Подключите блок питания к онлайн-кассе, а затем к сети.
- Включите онлайн-кассу и убедитесь, что все настройки верны, а дата и время соответствуют действительности.
- Зайдите в раздел «Настройки» и нажмите «Активировать ФН».
- После того, как онлайн-касса распечатает чек, зайдите на сайт ФНС и заполните заявление о регистрации данными из этого чека. Готово!
Дарья Щеникова, эксперт Точки по эквайрингу и онлайн-кассам:
Если вы давно не пользовались кассой, перед заменой фискального накопителя важно проверить статус кассы в личном кабинете налоговой. Налоговая может снять кассу с учета в одностороннем порядке, например, если истек срок фискального накопителя. В таком случае нужно будет заново регистрировать кассу, получать новый регистрационный номер и с ним фискализировать кассу.
При этом в течение 60 календарных дней с даты снятия ККТ с учета, в налоговую нужно предоставить все фискальные данные со старого фискального накопителя. Если кассу с учета не снимали, то в налоговой достаточно сделать перерегистрацию кассы в связи со сменой фискального накопителя.
После того, как вы заменили использованный фискальный накопитель, не выбрасывайте его. ФН нужно хранить в течение 5 лет с последнего дня использования.
Можно ли работать без фискального накопителя
Если по закону предприниматель обязан использовать онлайн-кассу, фискальный накопитель тоже необходим. Без ФН устройство не сможет отправлять данные в налоговую, а значит — предпринимателя могут оштрафовать.
Сколько стоит фискальный накопитель
Стоимость ФН зависит от модели и срока эксплуатации. Например, в Точке цена фискального накопителя зависит от срока использования:
- 15 месяцев — 13 500 рублей
- 36 месяцев — 20 000 рублей
Отдельно оплачивается подключение к оператору фискальных данных. ОФД — компания, которая собирает данные онлайн-кассы о проведённых платёжных операциях и отправляет их в налоговую. Стоимость подключения к ОФД тоже напрямую связана со сроком службы фискального накопителя. Жёстких требований не установлено, но удобнее, когда фискальный накопитель и подписка ОФД заканчиваются в одно время.
- 15 месяцев — 1 500 рублей
- 36 месяцев — 3 000 рублей
ФН обычно покупают одновременно с онлайн-кассой. Точка рассказывала, как выбрать онлайн-кассу и какие бывают модели.
В Точке вы можете заказать полный комплект для работы по 54-ФЗ: онлайн-кассу и фискальный накопитель. Вы можете выбрать и простую переносную онлайн-кассу, и смарт-терминал, и модель со встроенным эквайрингом. Наш сотрудник поможет подобрать онлайн-кассу, подходящую именно для вашего бизнеса. Бесплатно подготовим кассу к работе и подключим к оператору фискальных данных, а ещё — доставим кассу в вашу торговую точку за 0 ₽.