Как перейти на электронные чеки и отправлять их покупателям?

Что такое электронные чеки?

Электронные чеки появились с приходом онлайн-касс, которые сейчас обязательны для всех интернет-магазинов. По сути, это обычный кассовый чек, отправленный клиенту онлайн: по СМС, на электронную почту или через мессенджер, привязанный к номеру телефона. 

Электронный кассовый чек обязателен в двух случаях: 

• Предприниматель не может предоставить покупателю чек на бумажном носителе. Это касается любого бизнеса, где оплата происходит онлайн. Но есть исключение: если покупатель оплачивает заказ в пункте-выдачи или курьеру, возможно, он предпочтет, чтобы ему выдали привычный бумажный чек. В таком случае, продавец обязан его предоставить. 
• Покупатель просит именно электронную версию чека до совершения оплаты, пока не напечатан бумажный кассовый чек. Тут тоже есть исключение: если вы продаете товары или услуги в местности, где нет связи, для вас допустимо использовать только бумажные чеки.

Отличие электронного чека от бумажного

И бумажный, и электронный чеки равны по юридической силе. Оба варианта действительны при подаче налоговой декларации и возврате товара. Даже их использование регулирует один и тот же 54 Федеральный Закон о применении кассовой техники. 

Тем не менее отличия между ними все-таки есть.

• Если продажа происходит офлайн, продавец печатает кассовый чек на бумаге по умолчанию. Электронный в таком случае – дополнительная опция, которой покупатель может воспользоваться по своему желанию. Именно поэтому онлайн-касса предусматривает оба варианта формирования чеков. 

• В электронном чеке указывается больше реквизитов. А именно: 

1. номер телефона и электронная почта покупателя и продавца.
2. Код маркировки, код GTIN и серийный номер при продаже маркированных товаров. 

  В бумажных кассовых чеках этих пунктов нет. 

• Сроки предоставления чека. Если бумажный кассовый чек выдается сразу после оплаты, то электронный можно отправить позже. 
• Для печати бумажного чека не нужно запрашивать у покупателя его личные контактные данные. Для отправки электронного – это нужно сделать до момента оплаты. Так приписывает п.2 ст. 1.2 ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
• Электронные чеки долговечнее: они не рвутся и не теряются. А если клиент его удалил, копию всегда можно найти в приложении ФНС «Мои чеки онлайн». 

Что обязательно должен содержать электронный чек?

Какие именно реквизиты нужно указывать в чеке, зависит от того, каким способом вы его отправляете – по электронной почте или по СМС.

Для удобства публикуем оба списка, чтобы вы могли себя проверить. Если в чеке отсутствует хотя бы один из обязательных пунктов, предписанных ст. 4.7 54-ФЗ и приказом ФНС от 14.09.2020 №ЕД-7-20/662, он является недействительным. ОФД не примет такой чек и пометит его в личном кабинете как некорректный. А еще может прийти уведомление от ФНС о том, что чек сформирован с ошибкой.

Если отправляете чек по электронной почте, в нём должны быть следующие реквизиты:

• название документа;
• номер чека в смене, номер смены;
• место расчетов, дата и время;
• название ООО или ИП;
• ИНН налогоплательщика;
• система налогообложения;
• признак расчета;
• ставка НДС;
• номенклатура товаров или услуг;
• цена за один товар, общая цена по количеству, со скидкой;
• итоговая сумма чека;
• вид расчетов;
• должность и ФИО кассира;
• регистрационный номер кассы;
• номер фискального накопителя;
• номер версии ФФД;
• фискальный признак документа;
• признак способа расчета (при полном расчете и только в ФФД 1.05);
• код формы фискального документ;
• код товара для товаров с обязательной маркировкой;
• сайт, на котором можно проверить подлинность чека онлайн;
• номер фискального документа;
• электронная почта клиента;
• контакты магазина.

Если отправляете чек по смс: 

• регистрационный номер онлайн-кассы,
• итоговая сумма,
• дата и время покупки,
• фискальный признак,
• ссылка, которая ведет на полную версию чека.

Важно! Если вы работаете с юрлицом, к списку необходимо добавить следующее: 

• название организации или ИП покупателя;
• ИНН покупателя
• сумма акциза (для подакцизных товаров);
• регистрационный номер таможенной декларации (при продаже импортных товаров);
• страна производства товара.

Если вы работаете через платежного агента, например, Почту России, в чеке нужно указать размер вознаграждения агента, а также контакты агента, поставщика или оператора, принимающего платеж.

Как отправить электронный чек вместо бумажного?

1. Вам нужно узнать у покупателя его номер телефона или электронный адрес. Важно это сделать еще до того, как он оплатил товар или услугу. 
2. При оформлении покупки в кассовом аппарате активируйте кнопку «Электронный чек» и укажите номер телефона или электронную почту, на которую его нужно отправить. 
3. После оплаты цифровой чек автоматически отправится по нужному адресу. 

Если онлайн-чек не дошел до покупателя, потому что он предоставил неверные данные, ответственность полностью лежит на нем. Вы не обязаны проверять контактные данные клиента.

Когда и в каком виде надо передать электронный чек?

Электронный кассовый чек можно отправить в течение следующего рабочего дня после момента расчета, но до получения товара покупателем. При этом его вид может быть любым:

• картинка;
• pdf-файл;
• QR-код или ссылка, ведущие на сайт с полной версией электронного чека;
• текстовый документ с кодом HTML. 

Какие наказания установлены за нарушение правил направления электронных чеков?

Если продавец отказался предоставить электронный кассовый чек или отправил его позже положенного времени, ему могут выписать штраф. Согласно ч. 6 ст. 14.5 КоАП, это административное правонарушение:

• 2 000 рублей – для ИП;
• 10 000 рублей – для ООО.

Если в чеке нет контактов покупателя, за это тоже предусмотрены предупреждения или штраф:

• 1500 – 3000 рублей – для ИП;
• 5000 – 10 000 рублей – для ООО.

Как перейти на электронные чеки?

Чтобы перейти на электронные чеки, надо выполнить несколько действий. 

1. Купите онлайн-кассу с фискальным накопителем и доступом в Интернет.
2. Подключитесь к ОФД и платежному агрегатору, если у вас интернет-магазин. Это необходимо, чтобы фиксировать факт расчета и автоматически отправлять данные в ФНС. 
3. Купите пакет СМС-сообщений у ОФД. Одно сообщение будет стоить согласно выбранному тарифу. Отправка чеков на электронную почту – бесплатна. 
4. Обновите учетную и кассовую программу.