Как сделать копию чека на кассе

Когда предприниматель продаёт товар или оказывает услугу, он пробивает на кассовом аппарате чек и выдаёт его покупателю. Иногда возникает необходимость сделать копию чека.

В этой статье расскажем, зачем продавцу пробивать повторный чек и обязан ли он делать это по закону. А ещё дадим пошаговую инструкцию: как сделать бумажную и электронную копию чека. 

Что такое копия кассового чека?

Копия чека — повторная печать кассового чека, который продавец уже печатал на кассовом аппарате. Важно: это не ксерокопия, а именно повторная печать на ККМ. 

В отличие от оригинала, дубликат чека не проходит через фискальный регистратор, а информация об операции не передаётся в налоговую. 

Когда нужно выдать дубликат чека?

Обычно копия нужна в трёх случаях. 

• чек зажевало при выдаче;
• покупатель потерял чек;
• покупатель удалил чек, который приходил ему на почту. 

В первой ситуации продавец сам выдаёт чек, а во второй и третьей клиент сам обращается за копией. Зачем она ему нужна? Вот основные причины: 

• надо вернуть товар;
• надо поменять товар;
• надо починить товар по гарантии;
• надо получить возврат за некачественную услугу;
• надо оформить налоговый вычет;
• надо оформить отчётность для бухгалтерии;
• надо отчитаться перед тем, для кого куплен товар. 

Ситуации бывают разные — иногда клиент просто хранит чеки на все товары, чтобы вести учёт расходов или сравнивать для себя цены в разные годы. 

Обязан ли продавец выдавать копию чека? 

Продавец, который по закону обязан применять ККМ, обязан выдавать покупателям и клиентам оригиналы чеков. Если чек зажевало при выдаче, покупателю нужно выдать копию, чтобы у него на руках было доказательство приобретения товара. 

А вот обязанность выдавать копии, если оригинал уже был выдан на руки, в законе не прописана. Но на практике клиенты обращаются за копиями нечасто, а оформление повторного чека не занимает много времени. Так что, если продавец хочет помочь покупателю, он вправе распечатать повторный чек. 

Как сделать копию бумажного чека на кассе?

Копию бумажного чека необходимо формировать на том же кассовом аппарате, через который продавец проводил покупку. Процесс может немного отличаться в зависимости от фирмы-производителя и модели кассы. 

В любом случае, чтобы распечать чек, кассиру надо найти его в системе. Для этого важно знать: 

• название товара;
• стоимость товара;
• день и время покупки. 

Чек можно найти в личном кабинете кассового аппарата или в сервисе ОФД - как удобнее. После того, как продавец найдёт нужный документ, он сможет распечатать дубликат. Например, на онлайн-кассе производителя Эвотор нужно будет: 

1. Перейти в Настройки → Обслуживание кассы → Дополнительные операции → Печать документа по номеру.
2. Ввести номер чека и нажать «Ок». 

После этого копия чека распечатается в бумажном формате. Готово!

Как сделать копию чека в электронном формате?

Если продавец проводит покупку и планирует выдать бумажный чек, а покупатель просит электронный, продавец может выбрать на кассе такой формат. Например, на онлайн-кассе Эвотор достаточно перевести переключать «Электронный чек» в соответствующее положение. 

Как быть, если продажа уже прошла, а покупателю понадобился чек в онлайн-формате? Его можно найти в личном кабинете ОФД. Есть два способа. 

1. Продавец заходит в личный кабинет ОФД, ищет там чек и отправляет его на электронную почту клиента по инструкции ОФД. 
2. Продавец даёт покупателю ключевые реквизиты чека, и тот сам находит чек через сервис ФНС «Проверка чеков». Покупателю понадобится тип операции, её дата и время, номер фискального накопителя и фискального документа, а также значение фискального признака. Вся эта информация есть в оригинале кассового чека.

Есть ли штрафы за отказ в выдаче копии чека? 

Нет. Так как по закону продавец не обязан выдавать дубликат чека, ответственность за отказ тоже не предусмотрена.