Большинство индивидуальных предпринимателей обязаны использовать в работе онлайн-кассу. Это важно, чтобы налоговая могла мгновенно получать данные обо всех финансовых операциях.
В этой статье разберёмся, нужна ли онлайн-касса для ИП, кому и когда надо её приобретать, а также что будет, если её не установить.
Что такое онлайн-касса?
Онлайн-касса — кассовый аппарат с фискальным накопителем. Он подключается к интернету и передаёт оператору фискальных данных (ОФД) информацию о платежах.
Дарья Щеникова, эксперт по онлайн-кассам в Точке:
Предприниматель обязательно должен заключить договор с оператором фискальных данных из реестра ФНС. Бывают исключения. Например, ИП работает в труднодоступном месте и может не передавать данные в ОФД. Но если предприниматель всё же обязан передавать информацию об операциях, заключать договор важно именно с ОФД из реестра.
Данные уходят в режиме реального времени, то есть, в тот же момент, когда проходит платёж.
Сразу после поступления к ОФД информация попадает в налоговую.
Как работает онлайн-касса
Процесс может незначительно отличаться у разных моделей кассовых аппаратов. Обычно онлайн-касса работает так.
- Кассир сканирует штрихкод товара. Если штрихкод не читается, кассир может ввести информацию вручную.
- Клиент покупает на кассе товар. Способ оплаты покупки может быть любым. Например, наличкой, банковской картой, по QR-коду.
- Касса формирует чек. Продавец отдаёт его покупателю.
- Данные с онлайн-кассы фиксируются в фискальном накопителе. Это устройство, которое записывает и хранит данные обо всех платёжных операциях.
- Данные передаются в ОФД, а оттуда — в ФНС. Благодаря этому ФНС может видеть, что у предпринимателя покупают товары и контролировать уплату налогов.
Виды онлайн-касс
Есть больше 150 моделей онлайн-касс. Их можно разделить на 3 вида.
- Смарт-терминал. Оснащён принтером чеков, фискальным накопителем и кассовым программным обеспечением. Подходит для стационарной точки с проходимостью до 100 человек в день.
- Мобильная касса. В ней установлена программа товарного учёта и скидок. Касса подходит для передвижной торговли, курьерских служб, продаж в интернете.
- Фискальный регистратор. Оснащён принтером чеков. Подходит бизнесу, у которого уже есть своя система товароучёта. Например, супермаркетам с большой проходимостью.
Точка подробно рассказывала о том, как выбрать онлайн-кассу для бизнеса в статье «Виды онлайн-касс».
Когда нужно применять кассу?
Онлайн-кассы обязательны для всех ИП и юридических лиц, кроме предпринимателей из списка исключений.
Кассовые аппараты используют:
- при приёме платежей от физлиц;
- при приёме платежей наличными или банковской картой до 100 000 рублей от ИП и юрлиц.
Если сумма платежа больше 100 000 рублей, деньги перечисляют на расчётный счёт. В этом случае онлайн-касса не нужна.
Онлайн-кассы используют при продаже товаров и при оказании услуг. Например:
- продажа продуктов в магазине;
- реализация посуды, мебели, техники и других товаров;
- оказание услуг.
Пример:
ИП владеет салоном красоты. Когда клиент сделал стрижку или маникюр, продавец выбирает нужные процедуры на экране онлайн-кассы и указывает их стоимость. Покупатель даёт наличные или прикладывают карту к терминалу эквайринга. В момент расчёта данные об операции уходят в ОФД, а затем — в налоговую.
Кто не должен использовать кассы в 2025 году?
В законе есть список тех, кто может не применять онлайн-кассу. В нём прописано, кто освобождён от этой обязанности.
В первую очередь, это предприниматели, которые:
- платят НПД;
- работают на ПСН (для некоторых видов деятельности);
- работают в труднодоступных населённых районах без интернета;
- работают в сфере религиозных обрядов и церемоний.
Обязанность использовать онлайн-кассу зависит и от сферы деятельности. Например, от использования онлайн-касс освобождены те, кто:
- продаёт воду, мороженое, молоко в киосках;
- продаёт билеты и абонементы в театры с лотка;
- реализует газеты и журналы;
- ухаживает за детьми, пожилыми и людьми с инвалидностью;
- помогает вспахивать огороды, пилить дрова;
- оказывает услуги носильщика;
- продаёт бахилы в розницу.
Полный перечень тех, кто освобождён от использования онлайн-кассы, есть в №54-ФЗ. Проверьте, есть ли в нём ваша сфера бизнеса.
Если ИП освобождён от обязательного использования онлайн-кассы по сфере деятельности, он может не выдавать чек. Например, если ремонтирует обувь.
Если ИП самозанятые, то есть, платит НПД, то он должен сформировать чек в приложении «Мой налог».
Предприниматели, которые не освобождены от обязательного использования онлайн-кассы, должны её использовать.
Как применять онлайн-кассу в отдалённой местности?
Для того, чтобы информация о платёжных операциях с онлайн-карты могла в моменте поступать в ОФД и ФНС, нужен интернет. Но он есть не везде, поэтому работать в отдалённой деревне или местности без интернета можно, не выдавая чеки. В каждом регионе есть свои списки удалённых и труднодоступных пунктов.
Дарья Щеникова, эксперт по онлайн-кассам:
По требованию покупателя надо выдать документ, в котором подтверждается факт расчёта. В документе должны быть все обязательные реквизиты: дата, время, место, сумма и форма расчёта, ФИО и ИНН предпринимателя. Перечень всего, что нужно указать, прописан в требованиях к кассовому чеку.
Штрафы за отсутствие онлайн-кассы
Представьте: ИП открыл копицентр, но ещё не успел установить ККМ. Несмотря на то, что для него использование онлайн-кассы обязательно, он решил не терять заказы и сразу начать работать. Один из клиентов возмутился, когда ему не дали чек, и сообщил о нарушении в налоговую. Теперь ФНС может оштрафовать начинающего предпринимателя.
В чём нарушение: ИП не установил онлайн-кассу и не пробивал чеки. Из-за этого обязательные фискальные данные не поступали в налоговую.
Ответственность для ИП: штраф от 25 до 50% от суммы расчёта. Минимум 10 000 рублей.
Как ИП избежать штрафа: проверить, необходимо ли использовать онлайн-кассу. Если да, начинать работу только после установки и подключения ККТ.
Точка подробно рассказывала, какие штрафы могут быть и за другие нарушения по онлайн-кассам. Например, за непробитие чека или незарегистрированную ККТ. В этой же статье есть рекомендации, как избежать нарушений по онлайн-кассам.
В Точке можно купить кассу, полностью готовую к работе. Вы получите весь комплект для работы по 54-ФЗ: кассу и фискальный накопитель. А если хотите подключить торговый эквайринг, можно выбрать онлайн-кассу, в которую уже встроена возможность принимать безналичные платежи.
Мы бесплатно подготовим кассу к работе и подключим её к ОФД, а затем доставим в вашу торговую точку. Оставьте заявку, и наш сотрудник свяжется с вами, чтобы ответить на возникшие вопросы.