Представьте: покупатель оплатил покупку. Какой чек продавец должен ему выдать — товарный или кассовый? Правильный ответ: кассовый чек. Именно он является обязательным платёжным документом. Товарный чек выдаётся по запросу.
Несмотря на похожее название — это два разных документа. В этой статье Точка объяснит, в чём между ними разница и могут ли они заменять друг друга.
Что такое кассовый чек
Кассовый или фискальный чек — это первичный учётный документ. Он формируется на онлайн-кассе (ККТ) и является обязательным, потому что это отчёт для налоговой. Продавец должен пробить чек при оплате товара и передать его покупателю.
Пример кассового или фискального чека
Что такое товарный чек
При появлении онлайн-касс с эквайрингом товарные чеки почти полностью заменили на кассовые. Однако они всё ещё остаются действительным документом. Сейчас продавцы оформляют товарный чек только по запросу покупателя, если ему нужна более подробная информация о товаре. К примеру, артикул.
Так выглядит товарный чек, заполняется от руки
Товарный чек нужен:
- для возврата товара;
- гарантийного ремонта;
- получения налогового вычета;
- отчётности при использовании выделенных средств на покупку.
Товарный чек составляют в двух экземплярах: один остаётся у продавца, другой отдают покупателю.
Пример
Фёдор пошёл в небольшой продуктовый магазин в деревне. Он оплатил покупки и попросил продавца выдать товарный чек.
Он нужен для отчёта перед бухгалтерией на работе, так как фирма компенсирует расходы на питание во время командировки.
Поэтому Фёдору важно, чтобы в чеке были все купленные продукты, их стоимость, дата покупки, наименование магазина и подпись продавца.
Продавец написал товарный чек от руки. Это допустимо, поэтому бухгалтерия приняла его и компенсировала потраченные деньги.
Отличия кассового чека от товарного
Кассовый и товарный чеки — два разных документа, хотя оба являются доказательством покупки. Вот чем они отличаются.
Кассовый чек
| Для чего нужен | Подтверждает факт покупки и проведения оплаты |
| Кто выдаёт | Контрольно-кассовая техника (ККТ) |
| Какую информацию содержит | Обязательные по закону реквизиты: ИНН продавца, налоговую систему, ставку НДС, номер кассы, QR-код и так далее |
| Юридическая сила | Продавцу кассовый чек нужен для отчётности в налоговую, а покупателю — чтобы вернуть товар или получить гарантию |
Товарный чек
| Для чего нужен | Выдаётся дополнительно, если покупателю нужно больше информации о товаре, например, артикул. Или в случаях, когда касса не используется |
| Кто выдаёт | Продавец заполняет вручную или по шаблону |
| Какую информацию содержит | То, что важно для обозначения товара — название, количество, цена, данные продавца и его подпись |
| Юридическая сила | Подтверждает покупку, но не всегда подходит для отчётности в налоговую |
Проще говоря, кассовый чек — это обязательный документ, а товарный — дополнительный, который выдают по запросу покупателя.
Варианты выдачи товарного и кассового чеков
Товарный чек можно распечатать на принтере либо заполнить от руки.
Кассовый чек тоже может быть двух видов — бумажный и электронный. Но у электронного есть свои подвиды — его можно отправить покупателю в форме:
- картинки;
- pdf-файла;
- QR-кода или ссылки, ведущих на сайт с полной версией электронного чека;
- текстового документа с кодом HTML.
Когда можно использовать товарный чек вместо кассового
Заменить кассовый чек товарным можно только если предприниматель освобождён от использования онлайн-кассы. Это возможно в двух случаях:
1. Бизнес ведётся в труднодоступной или удалённой местности, где сложно установить кассу. Список таких мест формируют власти каждого региона.
2. ИП выполняет работы, для которых касса не нужна. Например, убирает помещения или ремонтирует обувь. Полный список таких видов деятельности перечислен в 54-ФЗ.
Примеры
Ситуация 1: в небольшом посёлке на Камчатке, куда можно добраться только по воде или на вертолёте, местный житель Иван открывает лавку с рыболовными снастями. Установить кассу здесь проблематично: интернет нестабильный, а обслуживание техники обойдётся дороже, чем доход от продаж.
Иван оформляет товарные чеки вручную, указывая в них данные о товаре и свои контакты. Власти региона внесли этот посёлок в список удалённых территорий, где кассы не нужны, поэтому Иван работает законно.
Ситуация 2: Анна, индивидуальный предприниматель, занимается уборкой квартир в своём городе. После завершения работы она вручает клиенту товарный чек, где указывает стоимость услуги и свои данные.
В её случае использование кассы не обязательно, так как этот вид деятельности входит в список освобождённых по 54-ФЗ.
Законодательные требования к кассовым чекам
Какие пункты обязательно должны быть в кассовом и товарном чеках, перечислено в 54-ФЗ.
Обязательные реквизиты кассового чека
- Название чека.
- Порядковый номер чека в текущей смене.
- Адрес места расчёта с индексом и уточнением, например, «магазин “Золотая антилопа”».
- Название компании или ФИО индивидуального предпринимателя.
- ИНН организации или ИП.
- Налоговая система, по которой произведён расчёт.
- Тип расчёта: приход, расход или возврат.
- Перечень товаров или услуг с указанием цены и количества.
- Ставка НДС для каждой позиции.
- Сумма оплаты и вид оплаты: наличный или безналичный. Чтобы принимать безналичный расчёт, нужно подключить торговый эквайринг.
- ФИО сотрудника, который проводил расчёт.
- Регистрационный номер кассы.
- Номер фискального накопителя.
- Фискальный признак документа.
- Сайт налоговой службы.
- Контактные данные покупателя (номер телефона или email), если он их указал заранее и попросил отправить электронный чек.
- Номер отправителя чека.
- Номер фискального документа.
- Номер смены.
- QR-код для скачивания электронной версии чека.
Без этих данных кассовый чек не считается действительным.
Обязательные реквизиты товарного чека
- Название и номер документа. Например, «Товарный чек № 1».
- Дата составления.
- Имя и ИНН продавца.
- Информация о товаре: наименование, цена за единицу, количество и итоговая стоимость.
- НДС.
- Тип расчёта: приход, расход или возврат.
- Сумма чека.
- ФИО, должность и подпись продавца.
- Любая дополнительная информация, которую покупатель попросил добавить.
Как правильно оформлять товарные чеки
К внешнему виду товарного чека нет строгих требований — он может быть составлен в свободной форме в любом, даже рукописном виде. Обычно ИП и ООО используют распечатанный бланк из Интернета. Главное, чтобы в нём были необходимые реквизиты — данные о товаре, продавце и подпись.
На товарном чеке можно не ставить печать.
Товарный чек можно заполнить на компьютере и распечатать
Частые ошибки при оформлении чеков и как их избежать
Приводим топ самых частых ошибок, которые происходят при работе с чеками:
- Неверная форма оплаты. Например, клиент оплатил наличными, а в чеке написано «Безналичная оплата».
- Неправильные данные о кассире. Например, стоит фамилия предыдущего кассира.
- Кассир пробил неправильную цену.
- Нет ИНН поставщика.
- Неверный адрес магазина.
- Неправильная ставка НДС.
- Нет обязательного тега. Например, при продаже одного товара иногда не указывают тег 1023 — количество предмета расчёта. Это ошибка: даже если товар один, это нужно указывать.
Что делать: если чек пробит с ошибкой, нужно сначала аннулировать неправильный, а потом пробить чек коррекции.
Как организовать учёт чеков
Кассовые чеки нужны бизнесу для анализа продаж и учёта. Это работает так:
- Cразу после оплаты все данные об операции записываются на фискальный накопитель онлайн-кассы.
- Дальше фискальный накопитель отправляет их оператору фискальных данных (ОФД).
Сроки хранения чеков
Хранить кассовые чеки нужно в течение пяти лет. Наравне с декларациями, накладными и счетами-фактурами. Но так как все данные записываются на фискальный накопитель, сами чеки распечатывать не нужно. Вместо этого нужно пять лет хранить именно фискальный накопитель.
А вот товарные чеки придётся хранить пять лет в бумажном виде.