Представьте: в магазин пришёл покупатель. Он принёс товар на кассу, оплатил его и ждёт свой чек. Какой ему выдать? Давайте разбираться.
Виды чеков и их применение
Каждый вид чека выполняет свою функцию: подтверждает расходы, внесение авансового платежа или возврат товара. Поэтому выбирать вид чека надо в соответствии с тем, что нужно покупателю.
Кассовый чек
Что это такое: обязательный документ для большинства предпринимателей. Его называют кассовый, или фискальный чек.
Когда и как используют: предприниматель формирует кассовый чек на онлайн-кассе в момент оплаты. Чек может быть бумажным и электронным. Выдача кассовых чеков обязательна для всех ИП и юрлиц, которые используют ККТ.
Денис пошёл за покупками в магазин одежды. Он выбрал рубашку и принёс её на кассу. Продавец отсканировал покупки, принял оплату и выдал кассовый чек.
Кассовый чек содержит обязательные реквизиты, которые подтверждают факт расчёта.
На 2025 год перечень обязательных реквизитов чека онлайн-кассы включает:
- Наименование документа (кассовый чек).
- Порядковый номер чека за смену.
- Дату, время и адрес расчёта.
- Наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя, использующего кассу.
- ИНН пользователя.
- Систему налогообложения, применяемую при расчёте.
- Признак расчёта (приход, расход, возврат прихода, возврат расхода).
- Наименование товаров, работ, услуг, их количество, цену за единицу и общую стоимость с учётом наценок, скидок и НДС.
- Сумму расчёта, с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам.
- Форму расчёта и сумму оплаты (наличными, картой или иным способом).
- Должность и фамилию лица, осуществившего расчёт (если расчёт произведён не через интернет).
- Регистрационный номер контрольно-кассовой техники (РН ККТ).
- Заводской номер фискального накопителя.
- Фискальный признак документа.
- Адрес сайта ФНС для проверки чека.
- Порядковый номер фискального документа.
- Номер смены.
- Фискальный признак сообщения.
- QR-код, содержащий зашифрованные данные: дату и время платежа, номер чека, фискальный признак документа, заводской номер фискального накопителя, признак расчёта и сумму.
Важно: если в чеке отсутствует хотя бы один из этих реквизитов, он считается недействительным. Предпринимателя могут оштрафовать.
Пример кассового чека
Бланк строгой отчётности (БСО)
Что это такое: документ, заменяющий кассовый чек.
Когда и как используют: БСО можно печатать на онлайн-кассе вместо кассового чека, но на практике продавцы обычно печатают фискальные чеки. А вот предприниматели, которые освобождены от использования онлайн-кассы, могут выдавать покупателям бланки строгой отчётности, напечатанные в типографии.
У Ивана ремонтная мастерская. По закону в ней можно не пользоваться онлайн-кассой. Но выдавать документ об оплате всё равно нужно, поэтому Иван выдаёт покупателям БСО, распечатанные в типографии.
БСО должен соответствовать требованиям, установленным к кассовым чекам. В частности, содержать обязательные реквизиты:
- Наименование компании или ИП.
- Дату и сумму оплаты.
- Вид услуги или товара.
- Подпись уполномоченного лица.
Важно: если предприниматель выдаёт бланки строгой отчётности, он должен вести книгу учёта БСО. В книге учёта записывают их перемещение, наличие и количество. Если не вести книгу, налоговая может оштрафовать во время проверки.
Вы можете скачать шаблон книги учёта БСО по кнопке ниже и заполнить её.
Электронный чек
Что это такое: аналог бумажного чека в электронном формате.
Его отправляют покупателю через:
- Электронную почту.
- Мессенджеры.
- QR-код на экране.
Электронный чек содержит те же реквизиты, что и бумажный, но доступен в цифровом формате.
Когда и как используют: в любом бизнесе. Например, в сети супермаркетов, в интернет-магазинах или мобильной торговле.
Дополнительно в электронных чеках указывают:
- Абонентский номер или адрес электронной почты клиента, на который направляется чек.
- Адрес электронной почты отправителя кассового чека.
Для оформления электронных чеков требуется настройка онлайн-кассы, поддерживающей отправку данных в электронном виде. Это позволяет не только соблюдать законодательные требования, но и повышать удобство взаимодействия с клиентами.
Пример электронного чека
Чек на возврат
Что это такое: чек, который выдают покупателю при возврате товара или средств за услуги.
Когда и как используют: если покупатель возвращает товар, надо не только вернуть деньги, но и подтвердить возврат чеком. Чек на возврат фиксирует сумму возврата и данные об отменённой покупке. Такой документ важен для бухгалтерского учёта и помогает устранить возможные спорные ситуации с клиентами.
Единственное отличие чека возврата от обычного кассового чека заключается в том, что в поле «Признак расчёта» указывается «Возврат прихода». Все остальные обязательные реквизиты остаются без изменений.
Пример чека на возврат
Товарный чек
Что это такое: дополнительный чек с подробным описанием покупки.
Когда и как используют: продавец предоставляет товарный чек по запросу покупателя. Его выдают дополнительно к кассовому. Товарный чек включает:
- Детализацию товаров (наименование, количество, стоимость).
- Дату покупки.
- Печать продавца или подпись.
Товарный чек особенно актуален для подтверждения расходов, если кассовый чек не содержит всех необходимых данных. Например, если сотрудник покупает что-то для компании и хочет подробно отчитаться о приобретении.
Пример товарного чека
Слип-чек
Что это такое: чек, подтверждающий успешную транзакцию.
Когда и как используют: слип-чек автоматически формируется терминалом при оплате банковской картой. Он подтверждает успешную транзакцию и включает в себя:
- Зашифрованные данные карты.
- Сумму платежа.
- Дату операции.
Этот чек служит дополнительным доказательством оплаты, но не заменяет кассовый чек.
Пример слип-чека
Иные виды чеков
Другие разновидности чеков включают:
- Корректировочный чек — оформляется для исправления ошибок в кассовых данных.
- Предварительный чек — используется в кафе или ресторанах для согласования заказа до окончательного расчёта.
- Чек предоплаты — выдаётся при внесении авансового платежа.
Эти виды чеков играют вспомогательную роль и помогают организовать расчёты в специфических ситуациях.
Чаще всего продавцы выдают простые кассовые чеки прихода. Но бывают разные ситуации со своими нюансами.
Представьте: надо выдать чек прихода со способом расчёта «Аванс» или «Предоплата». Тут важно понимать, что аванс и предоплата — не одно и то же.
— Аванс — частичная или полная оплата товара или услуги, у которых неизвестна окончательная цена. ㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤ
— Предоплата — оплата товаров или услуг, у которых сразу известна окончательная стоимость.
А ещё бывают редкие предприниматели, которые не продают, а покупают товар у клиентов. Например, комиссионные магазины, приём металлолома или вторсырья. В этом случае необходимо формировать кассовые чеки расхода.
Когда выдавать чеки
Чеки нужно выдавать при любой продаже товаров, услуг или выполнении работ, если вы работаете с контрольно-кассовой техникой (ККТ). Это касается:
- Обычных магазинов и торговых точек.
- Интернет-магазинов (при оплате онлайн).
- Сервисов доставки.
- Сфер услуг (например, салонов красоты, кафе, автосервисов).
Исключение составляют ситуации, когда по закону разрешено не использовать ККТ. Например, это может быть торговля на рынках или услуги самозанятых.
Чек нужно выдавать сразу после покупки — вне зависимости от способа оплаты. Если у вас интернет-магазин, чек надо отправить в электронном виде — через e-mail, мессенджер или другим удобным способом.
Как правильно оформлять чеки
Чтобы чек считался действительным, он должен содержать обязательные реквизиты:
- Название организации или ИП.
- Дату и время расчёта.
- Сумму и вид оплаты (наличные, карта).
- Список товаров или услуг.
- Фискальный признак (уникальный код чека).
Если вы работаете в интернете, убедитесь, что ваша касса поддерживает формирование электронных чеков. Отправлять их покупателям надо по закону.
Не забывайте обновлять кассовое программное обеспечение и проверять корректность введённых данных — ошибки в чеке могут привести к штрафам.
Есть ли разница между электронным и бумажным чеком
Электронные и бумажные чеки имеют равную юридическую силу. Но есть нюансы.
- Электронный чек: отправляется покупателю в цифровом виде. Удобен для онлайн-торговли и мобильных расчётов. Экономит бумагу и подходит для автоматизации процессов.
- Бумажный чек: выдаётся лично покупателю. Подходит для обычных магазинов и офлайн-услуг.
Если покупатель требует бумажный чек, его необходимо распечатать даже если вы уже отправили ему электронный.
Анна купила в магазине чая подарки учителям — 10 подарочных наборов от родительского комитета. Чек ей отправили на электронную почту.ㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤКогда Анна отправила электронный чек другим родителям, то они попросили её предоставить бумажный чек. Анна растерялась, ведь не взяла его сразу. Она вернулась в магазин и попросила выдать ей чек на бумаге. В магазине сразу выдали его, так как обязаны предоставить чек по запросу покупателя.
Ответственность бизнеса за нарушение законодательства в области оформления чеков
Если вы продаёте товары или услуги, касса обязательна для бизнеса. Причем важно не просто наличие аппарата, а его правильное использование. Иначе есть риск получить штрафы, повышенное внимание проверяющих органов или приостановку деятельности.
Исключения, когда касса не нужна, касаются только узкой категории предпринимателей. Среди них:
— самозанятые;
— те, кто проводит безналичные расчёты с другими юридическими лицами;
— те, кто продаёт товары в особых условиях, например на открытых рынках.
Если бизнес не попадает под эти исключения, работать без кассы нельзя. Штрафы за отсутствие онлайн-кассы составляют:
- Для ИП и должностных лиц — от 10 000 до 1/2 суммы продаж, при которых не использовалась касса.
- Для юридических лиц — от 30 000 до полной суммы продаж.
Повторные нарушения могут привести к более серьёзным последствиям: приостановке деятельности до 90 дней или дисквалификации для должностных лиц на срок до двух лет.
Штрафы за неправильную регистрацию кассы
После покупки кассы необходимо зарегистрировать её в ФНС. Если не соблюдать сроки или правила регистрации, это обернётся штрафами:
- Для ИП и должностных лиц — от 1 500 до 3 000 рублей.
- Для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.
Штрафы за невыдачу кассового чека
Каждый продавец обязан предоставить покупателю кассовый чек, даже если тот не просит его. Если покупатель требует бумажный чек, его нельзя заменить электронным. Нарушения в выдаче чека также влекут штрафы:
- Для ИП и должностных лиц — от 2 000 рублей.
- Для юридических лиц — от 10 000 рублей.
Штрафы за некорректные кассовые чеки
Нарушения в оформлении кассовых чеков по реквизитам также ведут к штрафам. Важно правильно настроить кассу под актуальные форматы фискальных документов (ФФД). Если вы допустили ошибку при оформлении чека, налоговая может выписать штраф:
- Для ИП и должностных лиц — от 1 500 до 3 000 рублей за каждый случай.
- Для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей за каждый случай.
Как выбрать онлайн-кассу для разных видов чеков
Выбирать онлайн-кассу надо под свой бизнес. Ответьте себе на несколько вопросов — это поможет понять, какую онлайн-кассу купить.
- Где будет располагаться касса? Для неё будет выделено стационарное место или её будут переносить?
- Сколько у вас товарных позиций? Несколько десятков, сотни или тысячи?
- Сколько покупателей в день в среднем проходят через вашу торговую точку?
- Как вы хотите подключать онлайн-кассу— через проводной интернет, wi-fi или сим-карту?
Важно: онлайн-касса и эквайринг — разные вещи.
Онлайн-касса — кассовый аппарат, которые печатает чеки и передаёт информацию в налоговую.
Эквайринг — способ приёма безналичных платежей. Подключить эквайринг надо, если собираетесь их принимать. Виды эквайринга:
- Торговый эквайринг — приём платежей банковскими картами и по QR-кодам в офлайн-бизнесе.
- Интернет-эквайринг — приём платежей по ссылкам или QR-кодам в интернете. Например, на сайтах, в социальных сетях и приложениях.