Руководителю не придётся самому подписывать приказы, отчёты и другие документы, если он передаст полномочия на это сотрудникам. Для этого понадобится машиночитаемая доверенность. Она позволит сотрудникам работать с электронными документами ИП и юрлиц.
Что такое МЧД
МЧД — файл в формате XML, в котором указаны:
- Данные доверителя.
- Данные доверенного.
- Полномочия, вверенные сотруднику.
Машиночитаемая доверенность нужна директору каждой крупной организации. Без МЧД сотрудники не смогут подписывать договоры с контрагентами и сдавать отчёты в ведомства.
Причины введения
Перед внедрением в оборот машиночитаемых доверенностей работники заверяли документы с помощью ЭЦП сотрудника. Иногда просто передавали ЭЦП директора из рук в руки или пользовались дубликатом его закрытого ключа. У каждого из этих вариантов были недостатки.
- Сертификат цифровой подписи содержит сведения о сотруднике и его принадлежности к организации. Этот вариант считается безопасным, но не даёт возможности проверить полномочия представителя.
- Дубликат закрытого ключа ЭЦП директора. Такой способ создаёт риски для организации, так как сотрудник с доступом к ключу руководителя может совершить любой акт от лица организации: от вывода денег с её счёта до ликвидации.
- Передача ЭЦП руководителя другим сотрудникам организации для ускорения бизнес-процессов. Это незаконно, как и любое копирование подписи.
Единые требования к машиночитаемой доверенности
- Поддержание формата XML. Соответственно, от системы ЭДО, в которую файл загружается, требуется способность автоматически обрабатывать данные и возможность работать с таким форматом.
- Наличие подписи главы компании или ИП.
- Возможность отзыва.
МЧД с 1 сентября 2024 года
Согласно № 63-ФЗ, сотрудники должны прилагать сертификаты физлиц ЭП и МЧД для подписи документов. Сочетание КЭП физического лица и электронной доверенности гарантирует безопасность доверителя и работника.
Внедрение электронных доверенностей обязательно для организаций, в которых трудятся десятки сотрудников. Обычно директор не может взять под контроль все процессы, поэтому часть из них передаёт сотрудникам. Например, сдачу налоговой отчётности обычно делегируют главбуху. Для этого делегирования и нужна МЧД.
Что нужно подготовить перед выпуском
Необходимо собрать сведения о доверенном лице и доверителе. Чтобы было удобнее, представим их в таблице ниже.
Как сделать МЧД
Оформить документ можно через:
- Сайт Федеральной налоговой службы.
- Госуслуги.
- ЭДО компании.
Для оформления понадобится квалифицированная ЭП для организации и доверенного лица. Подпись для юрлиц выпускает ФНС, а для физлиц — аккредитованные удостоверяющие центры.
Как начать работу
Для подтверждения полномочий сотрудник может:
1. Направить доверенность в виде отдельного файла, который прикрепляется к пакету подписанных документов.
2. Сообщить государственным службам или бизнес-партнёру место хранения и уникальный номер доверенности, не отправляя сам файл. Храниться доверенность может в едином блокчейн-хранилище МЧД от ФНС или системе операторов ЭДО.
Как оформить машиночитаемую доверенность
При оформлении XML-файла с полномочиями сотрудника надо учитывать цель его применения. Обычно МЧД формируется по универсальному образцу, размещённому на Госуслугах. Если же в госструктуре утверждён собственный формат электронных доверенностей, то надо применять его.
Оформление для СФР
Электронные доверенности для Социального фонда России оформляются по стандартам. СФР разработал специальное программное обеспечение «АРМ Доверенность» для их выпуска. Также для этой цели подойдёт ПО бухгалтерии и учёта кадров или система ЭДО.
Оформление на Госуслугах
Оформить документ на портале «Госуслуги» может только генеральный директор компании. Для этого ему необходимо воспользоваться личным кабинетом и вкладкой «Доверенности и доступы».
Пошаговая инструкция по оформлению через Госуслуги
1. Выбрать раздел «Доверенности».
2. Нажать на кнопку «Создать».
3. Указать работника компании или третье лицо, на которое будет оформлен документ. Представитель должен иметь учётную запись на портале.
4. Выбрать полномочия из открывшегося списка или записать их в свободной форме.
5. Подписать документ усиленной КЭП руководителя.
МЧД для контрагентов
Оформляются с помощью специальных сервисов, встроенных в программы для учёта деятельности компании. От таких документов требуется соответствие формату и наличие УКЭП руководителя.
Сформировать МЧД для контрагентов можно и через Федеральную налоговую службу. С этой целью нужно выбрать раздел «Создание доверенности» и заполнить открывшиеся поля.
Соглашение с контрагентом позволяет не прикладывать доверенность к подписанным файлам каждый раз. В соглашении нужно прописать систему хранения документа и указать, как его найти. После подписи соглашения машиночитаемую доверенность достаточно предъявить один раз.
Менеджер по закупкам компании «Садовник» подписывает контракт с поставщиком удобрений. Чтобы не предъявлять МЧД каждый раз, когда «Садовник» будет заказывать очередную поставку удобрений, менеджер подписывает соглашение с поставщиком, в котором указывает систему хранения и ссылку на доверенность.
Где и как получить ЭЦП
Для оформления МЧД руководителю бизнеса нужна усиленная ЭЦП. Получить её можно в удостоверяющем центре ФНС или через доверенное лицо налоговой.
Для получения УКЭП руководителю организации или ИП следует выполнить следующие действия:
1. Установить на ПК средство криптографической защиты информации и специальное расширение для браузера. Например, СКЗИ КриптоПро CSP и плагин КриптоПро Office Signature.
Скачать сертифицированный вариант криптопровайдера и браузерного плагина можно на официальном сайте КриптоПро. Бесплатный пробный период рассчитан на три месяца. По его завершении нужно будет приобрести лицензию.
2. Обратиться в любой УЦ ФНС или к доверенному лицу налоговой. Найти адреса удостоверяющих центров можно на сайте налоговой службы.
3. Предоставить паспорт, СНИЛС, ИНН и USB-токен с действующим сертификатом ФСТЭК или ФСБ для записи усиленной квалифицированной ЭП.
Сроки создания электронной подписи
Средний срок изготовления ЭЦП — 1–3 дня с момента подачи заявления. Иногда генерацию подписи можно ускорить, например для оформления важной сделки. Для этого надо предоставить Госуслугам доступ к рабочему месту получателя ЭП.
- Зайти в профиль на портал «Госуслуги».
- Найти раздел «Настройки и безопасность».
- Нажать на «Безопасность».
- Перейти во «Вход по электронной подписи» и включить его.
- Подтвердить активацию паролем от профиля Госуслуг и кликнуть «Включить».
Документы для получения электронной подписи
Директорам компаний и индивидуальным предпринимателям потребуются следующие документы:
- Удостоверение личности.
- ИНН.
- СНИЛС.
- Заявление на получение сертификата.
Чтобы подписывать документы от лица компании, сотруднику нужна УКЭП физлица и МЧД. С ними он сможет сотрудничать с бизнес-партнёрами по ЭДО, принимать участие в торговых операциях, подписывать документы и загружать их на порталы государственных структур.
Большую часть из перечисленных операций выполняют сотрудники бухгалтерии. Если специалиста в штате нет, делегировать расчёты можно Онлайн-бухгалтерии.
Стоимость ЭЦП для сотрудников с МЧД
Электронные подписи на сотрудников компаний сейчас не выпускают. Есть только ЭП для физлиц, которым можно выдать МЧД компании. Физлицо, которому выдаётся МЧД, получает ЭП на себя — без привязки к организации.
Физическое лицо может получить ЭЦП в удостоверяющем центре. Стоимость подписи — около 2000 рублей. Отдельно нужно будет приобрести токен для записи ЭП. Он тоже стоит 2000 рублей.
МЧД можно сделать бесплатно на сайте ФНС. Если доверенность необходима для закупок, её можно получить на ЕИС Закупки.
Как применять МЧД
Сначала документ следует передать лицу, которое будет с ним работать. Для этого надо выполнить три действия:
1. Заполнить форму доверенности и подписать её УКЭП руководителя.
2. Отправить документ в систему, в которой поверенному лицу предстоит подписывать документы организации.
3. Дождаться приёма доверенности системой.
Теперь представитель организации имеет право подписывать документацию ЭП физлица. К документам с подписью ему останется приложить файл МЧД или указать её номер.
Срок действия
Период применения электронной доверенности — до трёх лет. Точный срок действия утверждается в самом документе.
Полномочия в МЧД
ИП или директор компании может ограничить возможности доверенного лица. При необходимости их можно заменить или отозвать.
Бухгалтер компании изначально занимался расчётом заработной платы, но через время его должностные обязанности поменялись, и теперь он ответственен за документооборот с бизнес-партнёрами. После смены обязанностей руководитель должен отозвать МЧД бухгалтера с полномочием сдавать отчётность в СФР от лица организации.
Полномочия для ЭД прописывают одним из двух способов.
1. В свободной форме. Доверитель сам прописывает формулировку. Этот способ выбирается для взаимодействия:
- с партнёрами;
- контролирующими органами, использующими доверенности собственного формата – СФР, ГИИС ДМДК;
- информационными системами. Например, ЛесЕГИС, Росаккредитация, ГИС ТЭК, Главгоэкспертиза.
2. По коду из Единой системы нормативной справочной информации. Министерство цифрового развития разработало универсальные формулировки полномочий с кодами и выложило их в классификаторе. Коды используют для версий единого формата 003 (EMCHD_1) и систем Федресурс, ЕГАИС, ФТС, Честный знак.
Проверка МЧД
Чтобы организация не попала в форс-мажорную ситуацию, необходимо проверять электронные доверенности контрагентов. Рекомендуется проконтролировать:
- Срок действия документа.
- Период действия сертификата УКЭП на момент заверения им доверенности. Об этом сообщит метка доверенного времени – штамп, в котором указываются дата и время подписания МЧД сертификатом ЭП.
- Совпадение сведений о доверителе и доверенном в каждом документе и сертификате УКЭП – данные не должны отличаться.
- Наличие у представителя полномочий, требуемых для подписи документа.
Проверить МЧД можно на сайте ФНС. Чтобы определить её срок действия, нужно:
- Зайти в раздел «Проверки статус доверенности».
- Ввести номер электронного документа.
- Нажать на «Просмотр результата» и получить сведения о статусе документа.
Проверить полномочия и имя доверителя можно на странице «Посмотреть доверенность». Введите номер МЧД, ИНН руководителя и сотрудника. Полученные результаты сопоставьте с данными из документа.
Проанализируем информацию из ЕГРЮЛ, финансовых отчётностей, ФССП и реестров. Проверим, были ли блокировки счёта, долги или исполнительные производства. Найдём надёжных контрагентов.
Хранение МЧД
Система хранения выбирается с учётом того, где руководитель подписал XML-файл, куда он будет передан и каким образом настроена работа с ним.
Для хранения используют:
- ИС доверителя.
- Сервис ЭДО.
- ИС федеральных органов исполнительной власти.
Важно, чтобы система хранения была публичной и позволяла проверить статус документа.
Как использовать реестр МЧД ФНС
Реестр доверенностей ФНС — это система для хранения и управления МЧД. Она автоматизирует проверку полномочий доверенных лиц и интеграцию с разными информационными системами.
Реестр используют для следующих операций с доверенностями:
- Получения сведений и инструкций по работе с ними.
- Поддержания единого формата для работы с контрагентами и государственными органами.
- Хранения после загрузки на портал.
- Проверки на внесение изменений после подписания.
- Отмены выданных документов.
- Отказа от полномочий.
Хранилище создано на базе технологии распределённого реестра – блокчейн. У этого решения несколько преимуществ:
- Стабильность. Снижены риски взломов и сбоев.
- Безопасность. Транзакции защищены криптографией, а связанность блоков друг с другом предотвращает незапланированные изменения и фальсификации.
- Прозрачность. Все изменения видны участникам документооборота — тайно скрыть или заменить информацию не получится.
Как передать МЧД контрагенту или иному лицу
Передать электронный документ можно двумя способами:
1. Указать единый регистрационный номер МЧД (GUID), сведения о доверителе и доверенном лице. Имея эти данные, контрагент сможет получить документ из реестра Федеральной налоговой службы.
2. Загрузить подписанный электронный документ в XML-формате с откреплённой цифровой подписью в SIG-формате.
Можно ли обходиться без МЧД
Электронная доверенность не потребуется, если директор компании собственноручно подписывает каждый документ. Этот вариант подходит для организаций с одним-двумя сотрудниками.
Крупным организациям не обойтись без машиночитаемых документов, так как работники регулярно сдают отчёты и подписывают договоры с бизнес-партнёрами.
Классификатор полномочий машиночитаемой доверенности
Упростить заполнение файла позволяет классификатор полномочий, разработанный Министерством цифрового развития.
Классификатор – это список полномочий работников для электронных доверенностей. Из него руководитель может выбрать нужный вариант и указать его код в документе.
МЧД в налоговой отчётности
Электронная доверенность для ФНС используется при подаче заявлений, отчётов, деклараций и других документов в налоговые инспекции. У МЧД такого типа собственный формат, так как Федеральная налоговая служба разработала его до появления единого стандарта. До 1 марта 2025 года ФНС принимала МЧД в формате версии 5.01, а с 1 марта — только в 5.03.
В новом формате налогоплательщики смогут создавать машиночитаемые доверенности с правом дальнейшего передоверия. Ещё один плюс обновлённой версии – предоставление полномочий нескольким доверенным лицам одновременно.
МЧД для таможни, ЕГАИС «Алкоголь» и Честного знака
ФТС
Для обмена электронной документацией с ФТС сотруднику компании потребуется МЧД. В ней должны содержаться данные работника, полномочия, которыми он обладает и период действия доверенности.
Полномочия сотрудника указывают в виде кодов.
| Код | Описание полномочия |
| FTS_10001 | Подписание документов для таможенного декларирования: подача, регистрация, отзыв или изменение информации. |
| FTS_10002 | Подписание документов, не связанных таможенным декларированием. |
| FTS_10003 | Получение извещений, уведомлений и процессуальных документов по административным делам. |
| FTS_10004 | Получение информации по административным правонарушениям. |
| FTS_10005 | Предоставление заявлений, ходатайств, объяснений, жалоб и иных документов. |
ЕГАИС «Алкоголь»
Организации и ИП, которые делают и продают алкоголь, обязаны сдавать отчёты в ЕГАИС. МЧД для ЕГАИС позволяет сотруднику работать в системе учёта алкогольной продукции от лица руководителя.
Доверенность нужна для регистрации УТМ — универсального транспортного модуля, через который передаются данные об обороте алкогольной продукции. Также МЧД нужна для формирования RSA-ключа, дающего доступ к программному обеспечению. Подсоединить к УТМ необходимо каждую торговую точку организации.
Транспортный модуль и RSA-ключ требуются при авторизации нового пользователя на сайте ЕГАИС. УТМ обращается к МЧД и сертификату КЭП физлица при отправке или получении файлов в реестр системы. Например, при введении сведений о производстве и отгрузке алкоголя, получении и продаже продукции.
Если система не обнаружит данные МЧД, то работнику не удастся подписать документы. Это может привести к штрафам с конфискацией товара.
Честный знак
Система «Честный знак» позволяет прослеживать движение товаров в РФ и бороться с контрафактной продукцией. Работать в ЧЗ обязаны производители, продавцы, импортёры.
Для сдачи отчётности по маркированным товарам директору организации необходимо зарегистрироваться в Честном знаке. После этого руководитель может передать полномочия доверенным лицам, оформив на них МЧД и предоставив сертификаты КЭП, если посчитает нужным.
Свои особенности работы с электронными документами имеет Мониторинг движения лекарственных препаратов (МДЛП). В этом сегменте формируют отчёты об обороте лекарственных средств. МЧД можно создать в личном кабинете МДЛП.
Другие сегменты Честного знака поддерживают два формата:
Единый формат 003. Версии такого типа выпускаются в других сервисах. Помимо ЧЗ их принимают в Федресурсе, Центробанке и на других платформах. Коды полномочий для системы маркировки начинаются на MT_. Чтобы работать с универсальными передаточными документами (УПД) в Честном знаке, потребуется доверенность с названием полномочий, начинающихся на BTBO_00000003.
Собственный формат. Такой XML-файл на сотрудника можно сделать в личном кабинете ЧЗ.Однако пользоваться им получится лишь в самой системе. Полномочия в ней указывать не требуется, так как они зависят от функции пользователя в сервисе:
- Сотрудник с правом подписи сможет формировать и заверять документы.
- Администратор имеет те же полномочия, что работник с правом подписи, а также приглашать других сотрудников в сервис, менять их данные в профилях.
- Пользователь без права подписи сможет получать сведения о товарах, документах и кодах
Для работы в ЧЗ рекомендуется использовать документ единого формата. В нём можно отметить одновременно несколько полномочий.
Электронная доверенность в ЭДО
Электронный документооборот – инструмент для сотрудничества с контрагентами и государственными структурами. С ним можно подписывать любые сделки онлайн и быть уверенным в безопасности: шаблоны документов утверждены в ФНС, вся цепочка документов хранится в системе, а подписи надёжно закодированы средствами криптографической защиты информации.
С электронным документом можно подписывать документы прямо в интернет-банке. Контрагенты быстрее получают счета и платят по ним. Для работы в ЭДО сотруднику компании понадобится МЧД и сертификат ЭЦП физического лица.
Создать доверенность для ЭДО можно на сайте ФНС, в сторонних сервисах или с помощью нотариуса. А сертификат ЭЦП можно получить на Госуслугах или в удостоверяющем центре.