ЭДО для Wildberries: подключение и настройка электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) для Вайлдберриз (Wildberries) — обязательное требование для предпринимателей, которые работают с НДС и маркированными товарами. В статье Точка Банк расскажет, как подключиться к ЭДО, какие УПД отправляет сам маркетплейс, а какие формируют продавцы и что нужно знать о работе с документами, чтобы не получить штраф.

Электронный документооборот (ЭДО) — это метод передачи электронных документов через специальных посредников — операторов, включённых в реестр ФНС. 

Чтобы начать работу в системе, нужно выпустить электронную подпись (ЭП) и подключиться к выбранному сервису. После этого вы сможете обмениваться документами, например актами, договорами, дополнительными соглашениями. Каждый файл операторы ЭДО защищают шифрованием. А после подписания ЭП документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. 

В результате вы получаете ряд преимуществ: любой документ отправляется в пару кликов и находится за секунды, обмен занимает пару минут, хранить бумажные документы не нужно.

Работа с маркетплейсами — это не только продажи и поиски путей продвижения, но и постоянный поток документов: акты, накладные, отчёты, декларации. Всё это нужно регулярно получать, проверять и подписывать.

На практике используют три способа.

Электронный документооборот. Это рекомендованный способ, а для некоторых групп товаров и для продавцов даже обязательный. Все операции происходят в защищённом сервисе — документы подписываются ЭП за секунды, попадают к контрагенту и хранятся. Никаких распечаток, курьеров и риска опоздать. Вы экономите время, а документы всегда под рукой. 

Личный кабинет и электронная почта. Продавец может скачать часть документов в Excel или PDF в личном кабинете маркетплейса. Например, акты и отчёты о работе. Но для некоторых документов, таких как УПД, этого недостаточно. В итоге процесс документооборота будет неполным и неавтоматизированным, а часть бумаг всё равно придётся подписывать вручную.

Бумажный документооборот. Документы приходится распечатывать, подписывать вручную и отправлять курьером или почтой. Способ трудоёмкий, затратный и ненадёжный — бумаги можно потерять или не успеть получить вовремя. Маркетплейсы не запрещают такой документооборот, но и не рекомендуют его.

У Вайлдберриз есть свой регламент. Вот правила, которые необходимо знать каждому предпринимателю.

Маркетплейс передаёт через ЭДО исключительно УПД. А акты и отчёты продавец может скачать на портале WB Partners.

Какие УПД вы получите, зависит от налогового статуса. Например, для продавцов, применяющих НДС, площадка направит полный комплект документов, в том числе и УПД на возврат маркированной продукции и возврат товаров из ЕАЭС.

Перечень исходящих УПД одинаков для всех продавцов. Вы должны самостоятельно формировать в ЭДО два типа УПД: на товары с КИЗ и на уведомление о выкупе.

Корректировки невозможны. Нужно быть внимательными при оформлении файлов. Если вы обнаружили неточность в отправленном УПД, придётся создавать новый с правильными данными.

У продавцов жёсткие сроки по отправке документов. При их нарушении вам грозит штраф. Например, если вы направите УПД на выкуп позднее 7 календарных дней, придётся заплатить 20% от суммы, указанной в документе.

Маркетплейс задаёт жёсткие рамки, а задача продавца — соблюдать эти правила.

Рассмотрим подробнее, как происходит обмен документами.

Формирование. Площадка формирует УПД каждую неделю или по факту оказания услуг.

Отправка. Сформированные УПД Вайлдберриз направляет через оператора в вашу систему ЭДО.

Уведомление. Вы видите входящие документы в интерфейсе вашего ЭДО. Если сервис позволяет, можно настраивать отправку уведомлений на адрес электронной почты. Это поможет ничего не пропустить.

Формирование. Это происходит в вашей бухгалтерской программе или в сервисе ЭДО. А для формализованных документов с жёсткими требованиями, например УПД, у операторов уже есть готовые шаблоны — заполняйте и отправляйте. 

Подпись и отправка. Вы подписываете документ электронной подписью и направляете на адрес площадки. Файл моментально попадает в обработку.

Обработка и хранение. Подпись со стороны Вайлдберриз. Проверка документов происходит автоматически. Если всё верно, то документы подпишут за пару часов.

Статусы и архив. Вы можете отслеживать в сервисе, что происходит с документом. Например, статусы могут быть такими: получен, подписан, аннулирован, отказ. Все подписанные УПД хранятся в вашем аккаунте. Вы можете их легко найти с помощью поиска.

Подключиться к электронному документообороту с Вайлдберриз может любой продавец. Обмен документами нужно настроить самостоятельно. 

Сам маркетплейс работает с четырьмя операторами: Контур, Калуга Астрал, Тензор (Сбис) и Корус Консалтинг (Сбер. Корус). Но подключаться именно к ним необязательно. Достаточно оператора, у которого есть роуминг с этими компаниями — как, например, у ЭДО от Точка Банк. С ним вы сможете получать входящие документы от площадки и отправлять исходящие УПД, если в них нет маркированных товаров.

Для разных типов продаж и схем работы на маркетплейсах нужны разные процессы с документами. Поэтому важно понимать, какие задачи вы решаете прямо сейчас, и выбирать инструмент под конкретные сценарии.

Некоторые  продавцы свободны в выборе: они самостоятельно решают, работать с ЭДО или нет. Для других ЭДО необходим: его использование становится одним из условий сотрудничества с Вайлдберриз.

Для определённых категорий продавцов подключение ЭДО — обязательное условие работы с маркетплейсом. Подключать его обязаны:

Личный кабинет селлера находится на портале ВБ Партнёры (WB Partners). Он не заменит ЭДО полностью, но часть файлов будет храниться именно там:

Простыми словами, личный кабинет — хранилище, где хранятся все отчёты и вспомогательные документы. Здесь можно скачивать файлы в удобных форматах, чтобы контролировать финансы и сверять данные. Главное — для полной и точной картины регулярно проверяйте раздел «Мои документы».

Для работы с Вайлдберриз (Wildberries) через ЭДО не потребуется специального оборудования. Достаточно подключиться к выбранному оператору и выпустить ЭП. Интерфейс и настройки в сервисах могут отличаться, хотя одинаковые кнопки или разделы вы всё-таки встретите. 

Например, входящие и исходящие документы, статусы — отправлен, подписан, аннулирован. Но всю подробную информацию всегда можно уточнить в технической поддержке оператора ЭДО.

Выполните следующие действия:

Проще говоря, оператор ЭДО выступает посредником между вами и маркетплейсом. Он обеспечивает защищённый канал для передачи данных. Оператор гарантирует, что документы дойдут быстро и в полной сохранности.

Чтобы начать обмен документами с маркетплейсом, нужно настроить электронный документооборот. Процесс зависит от того, с каким оператором вы работаете.

Отправьте приглашение. Это актуально для большинства систем ЭДО. Укажите ИНН Вайлдберриз — 9714053621 или идентификатор маркетплейса в ЭДО. Их можно найти на странице с информацией для селлеров.

Если вы работаете в ЭДО от Точка Банк, отправлять приглашения не потребуется. Вы просто загружаете документ и отправляете его в адрес одного из операторов, с которыми работает Вайлдберриз. 

Wildberries примет приглашение. Маркетплейс появится в списке ваших контрагентов. Система определяет, в какой из ваших сервисов ЭДО направлять документы: она ориентируется на последний отправленный вами документ. 

Чтобы закрепить нужный канал для получения, просто отправьте из него любой тестовый файл. Если вам необходимо окончательно зафиксировать один конкретный сервис и исключить другие, обратитесь в техническую поддержку — специалисты закрепят эту информацию.

Каждый тип документа имеет свой маршрут. Весь поток делится на два основных канала.

ЭДО. Для документов, которые требуют двусторонней подписи. Передают только УПД. Файлы приходят в ваш аккаунт у оператора ЭДО, а при наличии интеграции — и в вашу бухгалтерскую программу.

Личный кабинет. В разделе «Мои документы» хранятся все документы, для которых не нужна двусторонняя подпись.