Товарная накладная ТОРГ-12 — обязательный документ при передаче товаров между компаниями. Она подтверждает факт отгрузки и приёма продукции, помогает вести учёт и защищает стороны в случае споров. Оформить ТОРГ-12 можно не только на бумаге, но и онлайн — это быстрее и удобнее. В этой статье Точка Банк расскажет, как правильно заполнить накладную, каких ошибок стоит избегать, как скачать готовый образец и пустой бланк, а также напомнит о сроках хранения.
Что такое товарная накладная
Товарная накладная ТОРГ-12 — один из самых популярных первичных документов. Без неё нельзя оформить сделку между двумя компаниями. Поставщик не сможет списать товар со склада, а покупатель — принять его на учёт. У каждой стороны остаётся свой экземпляр.
Обычно накладную составляют в момент отгрузки или сразу после неё. Это важно, так как налоговая проверяет, чтобы даты в документе совпадали с фактическими сроками отгрузки.
Хранить ТОРГ-12 можно на бумаге или в электронном виде. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» это разрешают.
Чтобы соответствовать требованиям ФНС, ИП уже сейчас стоит задуматься о подключении к системе ЭДО. Это поможет упростить работу с документами и избежать проблем в будущем.
Как оформить товарную накладную онлайн
Товарная накладная нужна, когда бизнес покупает или продаёт товар и материальные ценности. Например, предприниматель отправляет 10 000 упаковок товара в магазин — накладная фиксирует эту передачу.
Ещё она подтверждает отгрузку. Если магазин получил все 10 000 упаковок, документ станет доказательством, что товар принят в полном объёме.
Накладная пригодится и при возврате. Допустим, магазин нашёл три коробки с бракованным товаром и хочет вернуть их поставщику.
Во время инвентаризации накладные помогают подсчитать остатки. Поставщик сверяет, сколько продукции продано и сколько осталось на складе.
По накладным легко учитывать продажи. Бухгалтер или владелец видят, какую прибыль принесли определённые товары за конкретный период.
Чтобы накладные и другие важные документы не терялись, храните их в ЭДО Точка Банк. Здесь все файлы собираются в одном месте и сортируются по каждому клиенту отдельно.
Сервис помогает видеть всю историю работы с клиентом. Вы сможете фиксировать договорённости и быстро находить нужные документы.
С 2026 года вместо ТОРГ-12 и актов — только УПД
С 1 января 2026 года электронные форматы товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ больше использовать нельзя. Такое решение закреплено в приказе ФНС от 20 января 2025 года № ЕД-7-26/28@.
Формат ТОРГ-12 действует с 2015 года, акт выполненных работ — с того же времени. Их отменяют, чтобы упростить документооборот и убрать лишние формы.
Вместо них нужно использовать универсальный передаточный документ (УПД). Его актуальная версия — 5.03, утверждена приказом ФНС от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@.
Обратите внимание: с 1 апреля 2025 года УПД можно формировать и принимать только в формате 5.03.
Что указывать в накладной ТОРГ-12
Если в накладной ТОРГ-12 не будет нужных данных, документ признают недействительным. Налоговая может его не принять и потребует объяснения. Например, спросят, почему количество товара не совпадает с отчётами.
Чтобы избежать проблем, проверяйте, чтобы в документе были:
- номер и дата накладной;
- данные продавца и покупателя (название компании, ИНН, КПП, адрес);
- список товаров: артикул, название, количество, единицы измерения, цена и сумма.
Внесите общую сумму к оплате — цифрами и прописью. Укажите НДС, если он есть. В конце обе стороны подписывают документ — от руки или электронной подписью. В бумажной версии нельзя ставить факсимиле — только настоящая подпись.
Можно использовать готовый бланк ТОРГ-12. В нём уже есть все обязательные графы.
Как выписать накладную ТОРГ-12 онлайн
Выписать ТОРГ-12 онлайн можно через ЭДО или бухгалтерские программы. Вы можете взять готовую форму или создать свою. Онлайн-накладная заполняется так же, как бумажная.
Рассмотрим подробнее как сформировать онлайн ТОРГ-12 в системе документооборота от Точка Банк.
Шаг 1. Зайдите в личный кабинет.
В личном кабинете, в верхней панели меню, выберите раздел «Сервис». На открывшейся странице отобразится список доступных операций. Чтобы создать товарную накладную, перейдите в сервис «Документооборот».
Шаг 2. Создание ТОРГ-12.
На новой странице выберите один из вариантов:
- нажмите кнопку «Создать», чтобы оформить документ в системе;
- или используйте кнопку «Загрузить», если документ был подготовлен заранее в сторонней программе.
Шаг 3. Выберите формат документа.
Сервис «Документооборот» откроет список доступных для создания онлайн документов. Для оформления формы ТОРГ-12 выберите пункт «Товарная накладная».
Шаг 4. Заполните данные товарной накладной.
Онлайн-форму можно заполнить на основании ранее созданного документа — для этого выберите параметр «Создать на основании другого документа». Если такого документа нет, заполните форму вручную.
Укажите следующие данные в разделе «Основное»:
- номер товарной накладной;
- дату выставления;
- основание;
- контрагента.
Нажмите кнопку «Продолжить» — после этого откроется раздел «Позиции».
Обратите внимание: перейти туда через левое меню не получится.
Для добавления новой позиции воспользуйтесь ссылкой «Создать позицию» и заполните необходимые данные:
- наименование товара или материала;
- количество;
- единицы измерения;
- цену;
- ставку НДС.
После заполнения товарной накладной вы можете сформировать документ в режиме предварительного просмотра или нажать кнопку «Создать», чтобы завершить его оформление.
Шаг 5. Подпись и отправка.
На следующем этапе подпишите документ и отправьте его получателю.
Есть плюс в системе ЭДО — данные о компаниях можно сохранить в базе. В следующий раз они подставляются автоматически. Останется только поменять дату, номер и данные по товару.
Подписать электронную накладную можно квалифицированной или упрощённой подписью. После подписания отправьте её клиенту и дождитесь его подписи. Все документы сохраняются в облаке, и у вас всегда будет к ним доступ без поиска в бумажных архивах.
Заполнение товарной накладной ТОРГ-12
Любая ошибка в накладной может обернуться вопросами от налоговой или конфликтом с клиентом. Поэтому важно знать, какие проблемы встречаются чаще всего и как их исправить.
Ошибки при заполнении
1. Неверный номер накладной.
Часто ошибка появляется, если создавать новый документ на основе старого. Чтобы избежать путаницы, ведите журнал накладных. Записывайте в нём номера и даты всех документов — так вы быстро заметите несоответствие.
2. Неправильные данные о компании.
Опечатка в ИНН, названии или должности ответственного лица может привести к отказу в принятии накладной. Перед отправкой сверяйте данные с уставными документами и проверяйте их на сайте ФНС.
3. Ошибочные единицы измерения.
Например, указали литры вместо килограммов. Такие ошибки делают накладную недействительной, и товар нельзя будет списать. Используйте единицы измерения из договора поставки.
4. Неверная цена.
В договоре цена указана с оптовой скидкой — 100 рублей, а в накладной осталась 110 рублей. Из-за этого налоговая может запросить пояснения. Перед отправкой всегда сверяйте цены в документе и договоре.
5. Ошибочное количество товара.
В накладной — 100 штук, а фактически отгружено 90 или наоборот. Перед подписанием проверяйте количество товара. Излишек можно вернуть без оформления новой накладной, а недостачу — исправить и отправить новую.
6. Отсутствие обязательных данных.
Например, не указано основание для поставки. Чтобы не забыть важное, составьте чек-лист требований и проверяйте каждый документ по нему.
7. Как исправить ошибку.
В бумажной накладной зачеркните неверные данные одной линией, чтобы текст был читаем. Рядом напишите правильную информацию, поставьте дату, подпись и пометку «Исправлено». То же сделайте во втором экземпляре.
8. Ошибки в онлайн-накладной.
В электронных документах исправления не делают. Если допустили ошибку, придётся оформить новую накладную и подписать её заново.
Образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12
Бланк товарной накладной ТОРГ-12 в Word, Excel, PDF
Срок хранения товарной накладной
Накладную ТОРГ-12 нужно хранить не меньше пяти лет. Срок начинают считать с 1 января следующего после завершения делопроизводства года. Например, если накладная оформлена и использована в 2024 году, хранить её нужно до 1 января 2030 года. Это требование важно соблюдать, чтобы избежать проблем при проверках.