Отправляйте УПД и счета-фактуры по новым правилам в 2026 году

С 2026 года изменились правила оформления счетов-фактур и УПД. Появилась новая форма документов. Добавлены обязательные реквизиты. Изменён порядок заполнения строки 5б при зачёте аванса. Обновлены требования к электронным документам.

12.03.2026

12 789

Готовы к новым правилам? Точка Банк — да

Выставляйте счета, оформляйте накладные и мгновенно отправляйте их контрагентам через ЭДО. Никакой суеты — только быстро, удобно и по делу.

Попробовать

Попробуйте ЭДО от 0₽

Автор

Дарья Жуковская

Редактор, эксперт по бухгалтерии

Использовать старые бланки больше нельзя. Организации и ИП должны применять только утверждённую форму и соблюдать новые требования ФНС.

Точка Банк разберёт, что изменилось в 2026 году, кого касаются новые правила и как правильно оформлять счета-фактуры и УПД.

Коротко

С 2026 года вводится новая форма счёта‑фактуры и УПД, утверждённая постановлением Правительства РФ от 23.01.2026 №26. В документах появилась строка 5б для отражения зачёта аванса, а также добавлены новые обязательные реквизиты — ОГРН (ОГРНИП) и дата его присвоения. Использовать можно только официальные формы, а при электронном документообороте нужно соблюдать формат ФНС.

Счета‑фактуры обязаны выставлять плательщики НДС, налоговые агенты, комиссионеры, экспедиторы, застройщики и экспортёры в ЕАЭС. По прослеживаемым товарам документы оформляются по специальным правилам и чаще всего только в электронном виде. Срок выставления — не позднее 5 дней после отгрузки, а ошибки в реквизитах могут привести к отказу в вычете НДС. Использование ЭДО позволяет автоматически работать по новым форматам и избежать ошибок.

Что такое счёт-фактура

Счёт-фактура — это налоговый документ, который продавец оформляет при отгрузке товаров или оказании услуг. Он нужен, чтобы покупатель мог принять НДС к вычету.

Счёт-фактуру обязан выставлять продавец, если он:

является плательщиком НДС;
осуществляет облагаемые НДС операции;
освобождён от уплаты НДС, но обязан выставлять документ покупателю.

Виды счетов-фактур

Существует несколько типов счетов-фактур:

На отгрузку — при продаже товаров, работ или услуг.
На аванс — при получении предоплаты.
Корректировочный — при изменении стоимости, количества товара или объёма услуг.
Исправленный — если в первичном документе допущена ошибка.
Счёт-фактура на прослеживаемые товары — с обязательным указанием реквизитов прослеживаемости.
Счёт-фактура без НДС — если продавец освобождён от уплаты налога или операция не облагается НДС.

Также можно применять универсальный передаточный документ (УПД) с признаком «1», который заменяет и счёт-фактуру, и первичный документ. Это допустимо, если в УПД присутствуют все обязательные реквизиты счёта-фактуры.

Что такое УПД и зачем нужен

Новая форма счёта-фактуры с 2026 года

С 2026 года применяется новая официальная форма счёта-фактуры. Бланк утверждён постановлением Правительства РФ от 23.01.2026 №26 и является обязательным для всех организаций и индивидуальных предпринимателей. Использовать рекомендованные формы ФНС больше не нужно — разрешён только утверждённый правительством формат.

Одновременно изменения внесены Федеральным законом от 28.11.2025 №425-ФЗ в ст. 169 НК РФ. В связи с этим обновлены правила заполнения счетов-фактур и УПД, а также добавлены новые обязательные реквизиты.

Строка 5б при зачёте аванса

В новой форме сохранена строка 5б. Она используется при зачёте ранее полученного аванса.

Строка 5б заполняется продавцом при выставлении счёта-фактуры на отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг, если ранее по этой сделке была получена предоплата. Это может быть полная или частичная оплата, а также любой платёж в счёт будущей поставки товаров, работ, услуг или передачи имущественных прав.

В строке 5б указываются:

номер счёта-фактуры, выставленного при получении оплаты;
дата его составления;
номер и дата последнего исправления, если в документ вносились изменения.

Если аванс поступал несколькими платежами, в строке 5б перечисляют реквизиты всех счетов-фактур, оформленных при получении предоплаты.

С 2026 года УПД становится единственным электронным документом: ФНС отменяет старые форматы

Новые обязательные реквизиты с 2026 года

С 2026 года в счетах-фактурах и УПД нужно учитывать следующие изменения:

применяется новая ставка НДС 22%;
используются только официальные формы счетов-фактур;
добавлены дополнительные обязательные реквизиты.

Теперь в счёте-фактуре или УПД необходимо указывать:

ОГРН (ОГРНИП);
дату его присвоения.

Ранее указывались реквизиты свидетельства о государственной регистрации, но такие свидетельства отменены.

Новые формы счетов-фактур по НДС с 1 апреля 2026

Заполнение строки 5б в электронном счёте-фактуре и УПД

При оформлении электронных документов реквизиты авансовых счетов-фактур указываются по формату ФНС.

Налоговая служба рекомендует отражать эти сведения в строке «Сведения о сопроводительных документах, уточняющих обстоятельства факта хозяйственной жизни (СопрДокФХЖ)».

Этот элемент предусмотрен форматом электронного счёта-фактуры и УПД и указан в таблице 5.8 формата, утверждённого приказом ФНС России от 19.12.2023 №ЕД-7-26/970@.

Дополнительные разъяснения приведены в письме ФНС от 16.12.2025 №ЕА-4-26/11336@.

Эти элементы находятся в таблице 5.36 формата электронного документа и обязательны с 2026 года.

Экспертное мнение

С 2026 года требования к счетам‑фактурам и УПД стали строже. Нужно использовать только актуальные формы и соблюдать формат ФНС при электронном документообороте. Чаще всего ошибки возникают при заполнении строки 5б, новых реквизитов и при работе с прослеживаемыми товарами. Из‑за неправильного счёта‑фактуры налоговая может отказать в вычете НДС. Чтобы избежать ошибок, удобнее работать через электронный документооборот, где документы автоматически формируются по действующим правилам.

В сервисе ЭДО от Точка Банк счета‑фактуры и УПД создаются по формату ФНС и отправляются контрагентам онлайн без ручной проверки. Это особенно важно в 2026 году, когда контроль за электронными документами стал строже.

Дарья Жуковская

Редактор-эксперт ЭДО от Точка Банк

Кто обязан выставлять счета-фактуры

Счета-фактуры выставляются в определённых случаях. Точка Банк разберёт, кто должен это делать и когда именно.

1. Плательщики НДС.

Обязанность выставить счёт-фактуру возникает:

при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг на территории РФ, если эти операции облагаются НДС (п. 3 ст. 169 НК РФ);
при получении аванса в счёт будущей поставки товаров или оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ);
если организация применяет освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ, но совершает операции, которые не подпадают под освобождение (в этом случае в счёте-фактуре ставится пометка «Без НДС») (п. 5 ст. 168 НК РФ).

2. Налоговые агенты.

Счета-фактуры выставляют и налоговые агенты. Например:

если ИП покупают товары или услуги у иностранной компании, не зарегистрированной в российской налоговой (п. 3 ст. 168 и п. 3 ст. 169 НК РФ);
агентами могут быть как плательщики НДС, так и те, кто не платит налог, в том числе ИП на АУСН.

3. Комиссионеры и агенты.

Если ИП реализует или покупает товары от своего имени, но в интересах заказчика, который платит НДС, ИП обязан выставить счёт-фактуру. Это касается и комиссионеров, и агентов.

4. Экспортёры в страны ЕАЭС.

Счета-фактуры нужно оформлять при экспорте товаров в страны ЕАЭС, даже если товары освобождены от НДС (пп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

5. Застройщики.

Если ИП является застройщиком и привлекает подрядчиков, предприниматель обязан выставлять счета-фактуры (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

6. Экспедиторы.

Если ИП организует перевозку и привлекает третьих лиц, также нужно выставлять счета-фактуры (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Что дальше? Пора готовиться к ЭДО

С 2026 года экспедиторам нужен электронный документооборот. Точка Банк поможет подключить ЭДО и разобраться с электронными накладными.

Исключения

Даже плательщики НДС не всегда обязаны выставлять счета-фактуры. Например:

при продаже товаров или оказании услуг физическим лицам, если они не ИП, счета-фактуры можно не оформлять.

Прослеживаемые товары — особый порядок

Если ИП продаёт товары, подлежащие прослеживаемости, то счёт-фактура обязателен. Даже если покупатель не является плательщиком НДС. И даже если по другим операциям стороны договорились не обмениваться счетами-фактурами.

Когда можно не выставлять счёт-фактуру

ФНС упростила правила. Если отгрузка по авансу произойдёт в том же квартале, счёт-фактуру на аванс можно не оформлять. Это правило действует для всех налогоплательщиков (письмо ФНС от 17.10.2024 №СД-4-3/11815).

Только НДС с аванса в бухгалтерском учёте отражать всё равно нужно.

Как оформить счёт-фактуру на прослеживаемые товары

По общему правилу счёт-фактуру и корректировочный счёт-фактуру по прослеживаемым товарам нужно оформлять в электронном виде по формату ФНС. Документы подписывают квалифицированной электронной подписью и отправляют через оператора ЭДО. В отдельных случаях закон разрешает составлять счёт-фактуру на бумаге согласно п. 1.1–1.2 и 9 ст. 169 НК РФ.

В счетах-фактурах по прослеживаемым товарам обязательно заполняют графы 11–14. В них указывают регистрационный номер партии товара (РНПТ), единицу измерения, количество и стоимость без НДС. Эти правила действуют для обычных и корректировочных счетов-фактур.

Отгрузка прослеживаемых товаров

В графе 11 указывайте РНПТ. В графах 12 и 12а проставьте код и условное обозначение единицы измерения. В графе 13 укажите количество товара, а в графе 14 — стоимость без НДС. Остальные реквизиты счёта-фактуры заполняйте в обычном порядке.

Если у товаров одинаковое наименование, цена и единица измерения, но разные РНПТ, их можно показать в одной строке. При этом в графах 11–14 нужно сделать отдельные подстроки по каждому РНПТ.

Выполнение работ с прослеживаемыми товарами

Если прослеживаемый товар передаётся заказчику в составе работ, счёт-фактуру нужно выставлять только в электронном виде. Реквизиты прослеживаемости в таком документе указывать обязательно.

Стоимость товара включают в цену работ, но сам товар нужно показать отдельной строкой в счёте-фактуре. В графах 11–14 указывают РНПТ и другие данные прослеживаемости. В акте выполненных работ эти реквизиты указывать не обязательно.

Корректировочный счёт-фактура

Графы 11, 12 и 12а заполняют так же, как в обычном счёте-фактуре. В графе 13 указывают разницу в количестве товара после корректировки. В графе 14 показывают стоимость до и после изменения.

Если корректируется товар с разными РНПТ, но одинаковым наименованием и ценой, его можно указать одной строкой. При этом по каждому РНПТ нужно заполнить отдельные подстроки в графах 11–14.

Новый формат УКД в 2026 году: когда вступит в силу и как пройдёт переходный период

Счёт-фактура без НДС

Организации и ИП, которые получили освобождение от НДС по статьям 145 и 145.1 НК РФ, всё равно обязаны выставлять счета-фактуры. В графах 7 и 8 нужно написать: «Без НДС» или поставить штамп «Без налога (НДС)». Если по ошибке выделить НДС, его придётся заплатить в бюджет.

Счёт-фактура на аванс

В счетах-фактурах на аванс реквизиты прослеживаемости не указывают. Поэтому такой документ можно оформить на бумаге.

Сроки выставления счетов-фактур

Общий срок — не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки или оказания услуги.
При регулярных или длительных операциях (аренда, охрана, связь) счёт-фактуру можно выставить до 5-го числа следующего месяца.

Если последний день срока выпадает на выходной — переносится на ближайший рабочий день.