В статье Точка Банк разберёт, какие документы относятся к первичным, как их правильно оформлять и хранить. А также использовать документы в работе с учётом последних изменений 2026 года.
Коротко
Первичные документы — это основа бухгалтерского и налогового учёта. Они подтверждают факт хозяйственной операции и позволяют корректно учитывать доходы и расходы. К основным документам относятся договоры, чеки, накладные, акты и счета‑фактуры. Без них нельзя обосновать расчёт налогов и защитить позицию компании при проверках.
Первичные документы — это основа бухгалтерского и налогового учёта. Они подтверждают факт хозяйственной операции и позволяют корректно учитывать доходы и расходы. К основным документам относятся договоры, чеки, накладные, акты и счета‑фактуры. Без них нельзя обосновать расчёт налогов и защитить позицию компании при проверках.
Что такое первичные документы
Первичный документ — это бумажный или электронный документ, который фиксирует хозяйственное событие: покупку или продажу товаров, выплату денежных средств, перемещение материалов, начисление резервов.
Именно на основании первичных документов организации ведут бухгалтерский и налоговый учёт, а индивидуальные предприниматели — налоговый учёт.
В профессиональной среде бухгалтеры часто называют такие документы первичкой.
Какие бывают первичные документы
Самые распространённые первичные документы в бухгалтерии:
Договор. Его заключают между двумя сторонами — продавцом и покупателем. Договор может быть и на конкретную сделку, и в целом на работу с контрагентом. В договоре прописывают все важные детали сделки. В договоре указывают ключевые условия: объём, сроки, стоимость, обязанности сторон, ответственность и порядок урегулирования споров. Дополнительные детали оформляют в приложениях или допсоглашениях.
Договор нужен для того, чтобы зафиксировать договорённости на бумаге и избежать разных толкований. Например, если поставщик задерживает отгрузку, можно будет обратиться к договору и напомнить, что дата отгрузки уже прошла, а за каждый день просрочки начисляются пени.
Точную сумму можно рассчитать на калькуляторе Точка Банк. А ещё с договором обратиться в суд и доказать свою правоту проще, чем без договора.
Кассовый чек, товарный чек, бланк строгой отчётности. При оплате наличкой или через терминал нужно выдавать документ об оплате. Обычно это простой кассовый чек, который формируется при использовании онлайн-кассы. Иногда по просьбе покупателя выдают товарный чек.
Например, если прораб купил в строительном магазине материалы для ремонта и должен отчитаться перед заказчиком. Бывает и по-другому: сотрудник купил что-то для организации, поэтому нужен чек для формирования авансового отчёта. А если перевод отправили через интернет-банк, доказательством платежа будут платёжные документы.
Товарная накладная. Поставщику она нужна для отгрузки товара, а покупателю — для приёмки. В накладной прописывают название, единицу измерения, количество и стоимость товара, сумму НДС, дату отгрузки, адреса покупателя и продавца. Важно наличие подписей покупателя и продавца. Подписи подтверждают, что товар отгружен и получен и претензий нет.
Акт выполненных работ и акт оказания услуг. Документ подтверждает, что работы были выполнены, а услуги оказаны. Подписи обеих сторон говорят о том, что ни у кого нет претензий к качеству товара или услуги. А значит, сделку можно фиксировать в учёте.
Счёт-фактура. Это документ, на основании которого покупатель может принять к вычету НДС, который предъявил продавец. А продавец в свою очередь должен уплатить этот НДС в бюджет.
УПД — универсальный передаточный документ. Он объединяет в себе формы счёта-фактуры и первичного документа, например акта или товарной накладной. Поэтому часто вместо нескольких документов заполняют только его.
УПД в 2026 году
С 1 января 2026 года электронные форматы ТОРГ-12 и актов больше не применяются для обмена через операторов ЭДО. Основным электронным отгрузочным документом стал универсальный передаточный документ (УПД).
Бумажные формы и неформализованные файлы по-прежнему можно использовать, но при представлении в налоговый орган их потребуется распечатать и подписать.
Также с 1 января 2026 года вступили в силу изменения в Федеральный закон от 28.11.2025 №425-ФЗ, которые затронули порядок оформления счетов-фактур и УПД.
Ключевые изменения:
- Новая ставка НДС. В документах необходимо указывать ставку 22% вместо прежних 20%.
- Реквизиты по авансам. В УПД появилась обязательная строка 5б — в ней нужно указывать дату и номер авансового счёта-фактуры, если отгрузка осуществляется в счёт предоплаты.
- Данные для ИП. Индивидуальные предприниматели больше не указывают сведения о свидетельстве о регистрации — вместо этого отражают ОГРНИП и дату его присвоения.
Вносятся изменения в налоговые регистры.
Книга продаж:
- добавлена графа 11а для реквизитов авансового счёта-фактуры;
- показатели по ставке 22% отражаются в графах 14 и 17;
- суммы по прежним ставкам (20 и 18%) — в новых графах 14а и 17а.
Книга покупок:
- введена графа 7а — для указания реквизитов отгрузочного счёта-фактуры при принятии НДС к вычету с аванса.
Ожидается, что обновлённые формы и электронные форматы могут быть утверждены не ранее 1 апреля 2026 года.
Дополнительно с 2026 года УПД станет одним из документов, подтверждающих легальность оборота алкогольной продукции. Согласно постановлению Правительства РФ от 28.11.2025 №1944:
- с 1 марта 2026 года сопроводительные документы при использовании УПД через ЭДО подтверждают легальность пива, сидра и медовухи в системе маркировки;
- с 1 сентября 2026 года для их перевозки потребуются одновременно УПД и электронная транспортная накладная.
Также с 1 июля 2026 года планируется внедрение универсальных сообщений. Они заменят извещения о получении УПД и уведомления в ЭДО. Такие сообщения не нужно подписывать электронной подписью, при этом к ним можно добавлять комментарии.
Экспертное мнение
На практике больше всего ошибок возникает не в сложных расчётах, а в первичке: забывают обязательные реквизиты, не подписывают документы или оформляют их задним числом. В 2026 году важно учитывать переход на УПД как основной электронный отгрузочный документ и внимательно следить за новыми требованиями к НДС и реквизитам. Если документы оформлены некорректно, есть риск не подтвердить расходы и получить доначисления.
Поэтому бизнесу выгоднее сразу выстроить систему работы с документами, особенно в электронном виде. ЭДО от Точка Банк помогает автоматизировать обмен документами, снизить количество ошибок и хранить первичку в правильном формате без лишней ручной работы.
Дарья Жуковская
Эксперт-редактор ЭДО от Точка Банк
Обязательные реквизиты для первичных документов
В первичном документе обязательно должны быть прописаны:
- Название документа.
- Дата составления.
- Название организации.
- Суть хозяйственной операции.
- Мера измерения, например сумма сделки в рублях.
- Должность и ФИО ответственных за сделку и её оформление.
- Подписи ответственных.
Первичные документы надо составлять сразу во время сделки, платежа или другого факта хозяйственной жизни.
Факты хозяйственной жизни — это сделки, события или операции, которые влияют на финансовое состояние компании. Например, если владелец зоомагазина получил партию корма для собак на 50 000 ₽, это факт хозяйственной жизни, потому что у него стало меньше денег и больше товара.
Но на практике не всегда возможно составлять документы сразу, поэтому в Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ есть уточнение: если невозможно оформить первичный документ сразу, нужно сделать это после совершения факта хозяйственной операции, например после отправления оплаты товара.
Как оформить первичные документы в электронном виде
Электронные документы бывают двух видов: формализованные и неформализованные.
Формализованные документы — файлы с расширением XML. Налоговая разработала единый формат для того, чтобы можно было легко понять, кто, по какому товару и для чего составил документ. К формализованным документам относятся счета-фактуры и УПД. Формализованные формы есть и для других первичных документов, но пока они не обязательны к использованию, поэтому, например, акт приёмки работ можно передавать без XML-формата.
Для обмена в системе ЭДО их надо подписывать КЭП — квалифицированной электронной подписью. Для её получения надо выделить время: подать заявление в ФНС, купить флешку-токен, сходить в налоговую, чтобы получить сертификат. Точка Банк подробно рассказывал, как получить КЭП.
Неформализованные документы — документы в свободном формате, например PDF. Большая часть первичных документов — неформализованные.
Их можно создавать онлайн, например в приложениях операторов ЭДО.
Подписывать неформализованные документы можно НЭП — неквалифицированной электронной подписью. Получить электронную подпись можно онлайн в Точка Банке.
Хранение первичных документов
По общему правилу первичные документы нужно хранить не менее пяти лет. Срок отсчитывается с года, в котором документ в последний раз использовался для расчёта налогов. Для отдельных документов действуют специальные сроки хранения.
Например, если организация переносит убытки на будущее, первичку необходимо хранить в течение всего периода переноса плюс ещё пять лет после его окончания.
Как хранить документы
Документы следует хранить в том виде, в котором они были оформлены изначально:
- электронные — в электронном формате;
- бумажные — на бумаге.
Переводить бумажные документы в электронный вид только для целей хранения нельзя.
Как уничтожить документы
После окончания срока хранения документы можно уничтожить, но только после проведения экспертизы их ценности. Для этого руководитель издаёт приказ и создаёт комиссию.
Комиссия определяет:
- какие документы подлежат уничтожению;
- какие необходимо продолжать хранить;
- какие следует передать в архив.
По результатам оформляют акт на уничтожение, после чего документы утилизируют. Обычно их передают специализированной организации.
Ответственность за нарушения
Размер штрафов зависит от вида нарушения — их может быть несколько одновременно.
Непредставление первичных документов по требованию налоговой. За каждый непредставленный документ предусмотрен штраф 200 ₽.
Отсутствие первичных документов. Это считается грубым нарушением правил учёта:
- первый случай — штраф 10 000 ₽;
- повторное нарушение — 30 000 ₽ в течение одного налогового периода;
- если из-за нарушения занижены налоги — штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.
Непредставление документов для налогового контроля — для должностных лиц. Например, директора могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 ₽.
Отсутствие кассовых документов. Это нарушение кассовой дисциплины. Штрафы составляют:
- для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 ₽;
- для юридических лиц — предупреждение от штраф 5 000 до 10 000 ₽.