Существует несколько видов электронной подписи — ПЭП, НЭП, КЭП, а также их вариации вроде МЭП. Каждый тип отличается уровнем защиты, юридической значимостью и сферой применения. Точка Банк разберёт, в чём их отличия и какую подпись выбрать для конкретных задач.
Коротко
Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог подписи, который подтверждает личность подписанта и целостность документа.
Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог подписи, который подтверждает личность подписанта и целостность документа.
Что такое электронная подпись (ЭП)
Электронная подпись — это цифровой аналог собственноручной подписи. Она представляет собой набор криптографических данных, который присоединяется к документу или встраивается в него.
Визуально ЭП может отображаться как штамп, строка с данными о подписи или не отображаться вовсе — например, в файлах Ворд (Word) и Эксель (Excel) подпись часто скрыта и доступна только в свойствах документа.
В электронной подписи содержится информация о подписанте и времени подписания. Она позволяет определить, кто подписал документ, и подтвердить, что его содержание не изменялось после подписания. Юридическая значимость документа зависит от вида электронной подписи и соблюдения требований законодательства.
Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ выделяет два вида электронной подписи: простую и усиленную. Усиленная подпись, в свою очередь, бывает квалифицированной и неквалифицированной. Основное различие между ними — в уровне защиты и юридической значимости.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП/УКЭП)
Квалифицированная электронная подпись — это самый защищённый вид электронной подписи. При соблюдении требований закона она приравнивается к собственноручной подписи и имеет полную юридическую силу.
Для работы с КЭП оформляют квалифицированный сертификат — электронный документ, который подтверждает подлинность подписи и содержит ключ для её проверки.
В сертификате указывают:
- данные владельца (ФИО — для физлица и ИП, наименование — для организации, а также ИНН и другие идентификаторы);
- уникальный номер и срок действия сертификата;
- ключ проверки электронной подписи;
- сведения об удостоверяющем центре, выдавшем сертификат;
- информацию, подтверждающую идентификацию владельца.
С помощью КЭП можно:
- сдавать отчётность в налоговую и другие ведомства;
- регистрировать онлайн-кассы;
- участвовать в торгах на электронных площадках;
- обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами через ЭДО.
Использовать КЭП нельзя только в случаях, когда законодательство прямо требует бумажный документ.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Простая электронная подпись — это способ подтвердить, что документ подписал конкретный человек с помощью простых средств идентификации: логина и пароля, SMS-кода или push-уведомления.
Когда пользователь вводит код или авторизуется в системе, он подтверждает своё согласие с действиями. Это и считается подписанием документа простой электронной подписью.
Физлица чаще всего используют ПЭП при входе в личные кабинеты, например на Госуслугах, авторизации на сайтах и в корпоративных системах. А также при подтверждении операций в интернет-банке.
ПЭП не требует использования квалифицированных средств криптографической защиты. Она позволяет определить, кто подписал документ и когда это произошло, но не гарантирует, что документ не изменяли после подписания.
Использовать ПЭП в бизнесе можно, но только если стороны заранее договорились считать её равнозначной собственноручной подписи. В таком случае ею можно подписывать договоры, акты, накладные и другие документы.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП/УНЭП)
Неквалифицированная электронная подпись — это более защищённый вид подписи, который создаётся с помощью специальных криптографических технологий, но у неё нет официального квалифицированного сертификата, поэтому её юридическая сила зависит от договорённости между сторонами.
Её применяют во внутреннем документообороте компаний и при обмене документами с контрагентами. Взаимодействие с государственными органами с использованием НЭП возможно только в тех случаях, когда это прямо допускает конкретная информационная система.
По юридической значимости НЭП может приравниваться к собственноручной подписи, если стороны заранее договорились об этом и закрепили условия в соглашении.
Свойства НЭП:
- формируется с использованием криптографических методов;
- позволяет определить, изменялся ли документ после подписания;
- использует пару ключей: закрытый (хранится у владельца и используется для подписания) и открытый (применяется для проверки подписи).
С помощью открытого ключа можно проверить подлинность подписи и убедиться, что документ не был изменён после подписания.
Мобильная электронная подпись (МЭП)
Мобильная электронная подпись (МЭП) — это способ использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) через смартфон или планшет без привязки к конкретному рабочему месту.
С её помощью можно подписывать документы, взаимодействовать с государственными сервисами и работать в системах электронного документооборота из любой точки, где есть интернет.
Для использования МЭП нужны смартфон и специальное приложение, которое предоставляет удостоверяющий центр или государственный сервис.
Способ получения зависит от статуса пользователя:
- сотрудники оформляют КЭП в удостоверяющем центре и подключают возможность её использования на мобильном устройстве;
- для подписания документов от имени компании дополнительно требуется машиночитаемая доверенность (МЧД);
- руководители организаций и индивидуальные предприниматели также получают КЭП и настраивают её использование на мобильном устройстве через приложение или сервис удостоверяющего центра.
При смене устройства порядок работы с подписью зависит от того, где хранится ключ: в самом устройстве или в защищённой инфраструктуре удостоверяющего центра. В некоторых случаях подпись нужно перенастроить или перевыпустить сертификат.
Сравнение и отличия видов электронных подписей
| ПЭП | НЭП | КЭП | |
| Криптография (защита) | Нет | Криптографические средства защиты | Средства шифрования, прошедшие сертификацию ФСБ |
| Как получить | При регистрации на сайте или в сервисе либо при входе | В УЦ, в приложении «Госключ», через оператора ЭДО | В ФНС, доверенном УЦ (юрлица и ИП), в аккредитованном УЦ (физлица) |
| Сертификат ключа проверки | Нет | Не обязателен | Квалифицированный |
| При каких условиях приравнивается к рукописной | Если участники заключили соглашение, установили правила идентификации автора и гарантировали конфиденциальность | Если есть соглашение сторон ЭДО | Безусловно |
| Срок действия | Разовый (смс-код) или неограниченный (логин и пароль) | Как правило, 1 год | 12–15 месяцев |
| УЦ | Не нужен | Любой | Аккредитованный |
| Сфера применения | Госуслуги, интернет-банки, сайты, документооборот (ограниченно) | Документооборот с контрагентами, сотрудниками, ведомствами, если не требуется обязательная КЭП | Любая сфера и любые площадки: работа с госорганами, партнёрами, ЭТП, ККТ, КЭДО, маркированной продукцией |
| Особые IT-требования | Нет | Нет, если ЭП в облаке. Иначе нужно мобильное приложение или токен | Токен, специальное ПО, расширения и плагины для браузера |
Экспертное мнение
На практике бизнесу чаще всего достаточно двух видов подписей — КЭП и НЭП: первая нужна для работы с государственными органами, вторая — для внутреннего и внешнего ЭДО. Важно не путать их юридическую силу и заранее закреплять порядок использования в договоре с контрагентом. Отдельное внимание стоит уделить хранению ключей и доступов — ошибки здесь встречаются чаще, чем технические сбои.
Например, сервис ЭДО от Точка Банк позволяет подписывать и отправлять документы с контрагентами в одном окне, без лишних настроек и сложной интеграции. Это особенно удобно, если в работе используются разные виды электронных подписей.
Дарья Жуковская
Редактор-эксперт ЭДО от Точка Банк
Как получить электронную подпись
Лично в ФНС
Юридическое лицо или ИП могут получить ЭП лично в ФНС. Для этого нужно:
1. Выбрать подходящее отделение налоговой и подать заявление на получение сертификата ЭП. Можно подать на бумаге лично или онлайн через личный кабинет.
2. Купить токен — носитель ЭП с сертификатом соответствия ФСБ или ФСТЭК. Получение ЭП в налоговой бесплатное, заплатить надо лишь за токен.
3. Посетить отделение ФНС. Возьмите с собой паспорт, СНИЛС, ИНН, токен, и вам оформят КЭП.
Лично в доверенном УЦ
Порядок действий такой же, единственное отличие — услуга платная. Доверенные центры, которые выдают КЭП, указаны на сайте ФНС.
На сайте ФНС есть ссылки для клиентов с подсказками по выпуску КЭП в выбранном УЦ.
Удалённо по биометрии
Для этого у вас должна быть подтверждённая регистрация в Единой биометрической системе (ГИС ЕБС). Её можно подтвердить по паспорту и СНИЛС в банке.
Ещё понадобятся учётная запись на Госуслугах, компьютер с микрофоном, камерой, ПО для работы с ЭП, токен.
Всё можно сделать в личном кабинете. Выберите раздел «Получение КЭП» → «Получить сертификат ЭП» → «Дистанционно по биометрии». Проставьте «Да» во вкладках, авторизуйтесь через Госуслуги, пройдите видео- и аудиоидентификацию. Затем по подсказкам установите КЭП на флешку.
В приложении «Госключ». Для этого:
- Скачайте приложение «Госключ».
- Пройдите регистрацию, примите правила сервиса.
- Оформите сертификат НЭП по подсказкам на экране.
- В правом верхнем углу выберите настройки → «Получить сертификат КЭП для ЮЛ или ИП».
- Сходите в УЦ ФНС с паспортом, СНИЛС, ИНН.
Физическому лицу
Можно получить в аккредитованном УЦ. КЭП выдают коммерческие УЦ, аккредитованные Минцифрой. Перечень есть на официальном сайте министерства.
Процедура оформления ЭП для сотрудника:
- Выберите УЦ. Обращайте внимание не только на аккредитацию. Смотрите, оказывает ли центр техподдержку, помогает ли с установкой ПО для работы.
- Подайте заявление и оплатите услугу.
- Пройдите очную идентификацию по паспорту, СНИЛС, ИНН либо удалённую, если УЦ даёт такую возможность.
- Запишите сертификат на носитель.
В приложении «Госключ». Физлица оформляют в Госключе НЭП и КЭП. Разница в том, что для получения КЭП нужно подтвердить личность одним из способов:
- по биометрии;
- загранпаспортом нового образца и смартфоном с NFC.
Чтобы получить нужный сертификат, скачайте приложение, пройдите регистрацию и оформите ЭП по подсказкам.
Как использовать и подписывать документы с помощью КЭП
Чтобы подписывать документы на компьютере, нужен криптопровайдер, драйвер для токена, подходящий браузер. Например, для Windows подойдёт Chromium Gost, Microsoft Edge, Chrome, Яндекс. Для MacOS — Chromium Gost, Chrome, Яндекс.
Сначала установите программу КриптоПро CSP и проверьте, включено ли нужное расширение.
Когда ПО будет готово и настроено, вы сможете подписывать .pdf, .doc, .xml, .png и другие форматы.
В зависимости от того, как ЭП связывается с подписываемым документом, выделяют подпись:
- присоединённую — один файл с двойным расширением, который совмещает документ и ЭП;
- отсоединённую — два файла: один с документом, другой с ЭП.
Что делать в случае утери УКЭП и УНЭП
В случае утери электронной подписи необходимо отозвать сертификат. Владелец должен обратиться с паспортом, СНИЛС, ИНН в УЦ, где оформил ЭП. Прежнюю ЭП не получится восстановить, только выпускать новую.
Чтобы защитить ЭП, соблюдайте правила безопасности:
- Не передавайте её заму или главбуху. У них должен быть свой сертификат физлица в связке с МЧД.
- Защищайте токен и компьютер нестандартным паролем.
- Не открывайте спам-письма и не переходите по подозрительным ссылкам.
- Периодически проверяйте вкладку «Электронная подпись» на Госуслугах. Если увидите сертификат, который вы не оформляли, обратитесь с заявлением на отзыв в УЦ.