Смена паспорта или фамилии директора — ситуация вполне обычная. Главное в такой момент — обновить информацию в документах компании, чтобы не возникло проблем с банками, контрагентами и проверяющими. В статье рассказываем, как всё оформить шаг за шагом.
Причины изменения паспортных данных руководителя
Причины могут быть разные, самые частые из них:
- замена паспорта по возрасту — когда человеку исполняется 20 или 45 лет;
- смена фамилии при вступлении в брак или при разводе;
- исправление ошибок в паспорте;
- замена документа, если тот был утерян или испорчен.
Документы, которые нужно изменить при смене паспорта или фамилии директора
Изменение паспорта или фамилии директора — это не только вопрос личных данных. Важно оперативно внести новые сведения в документы ООО. Так вы сможете избежать недоразумений при работе с партнёрами и негативных юридических последствий.
Чтобы ничего не упустить и действовать последовательно, воспользуйтесь чек‑листом.
Чек‑лист: документы, которые нужно обновить
- Устав (если в нём указаны паспортные данные директора — хотя это случается нечасто).
- Решение о назначении директора.
- Карточки с образцами подписей в банках.
- Кадровые документы (трудовой договор, трудовая книжка, приказы).
- Электронная подпись.
- Внутренняя документация (например, доверенности).
Обычно о смене паспорта или фамилии директора задумываются уже после регистрации компании. Но если вы только планируете открыть бизнес, стоит сразу правильно оформить данные руководителя при регистрации ООО — это упростит любые изменения в будущем.
Нужно ли сообщать об изменениях в налоговую и другие органы
Если директор компании — гражданин РФ, то при изменении его паспортных данных уведомлять налоговую инспекцию не нужно. Налоговый орган обновит сведения в ЕГРЮЛ автоматически в течение пяти рабочих дней после получения информации от МВД. При этом в законе нет точных сроков, в которые МВД передаст новые данные в налоговую, поэтому возможны задержки.
В случае с директором — иностранным гражданином автоматического обмена данными нет. Поэтому уведомлять налоговую нужно самостоятельно в течение семи рабочих дней. За нарушение возможны штрафы: если подать заявление не вовремя — 5000 руб., а если вообще не сообщать — до 10 000 руб. (ч. 3 и ч. 4 ст. 14.25 КоАП РФ).
Чтобы ускорить передачу данных или в ситуации с иностранцем, заявление подавать нужно по форме Р13014. Сама форма объёмная, но при смене фамилии необходимо заполнить только три листа:
- Первый лист. Здесь вписывают данные о юридическом лице (ОГРН и ИНН) и в строке «Причина представления заявления» проставляют цифру «2».
- Лист «И». В строке № 1 «Причина внесения сведений» указывается код «3». В блоке № 2 приводятся старые паспортные данные, а в блоке № 3 — новые.
- Лист «Н». В строке «Заявителем является» ставится «1». Затем заполняется блок № 2 с ФИО и паспортными данными руководителя. Также нужно отметить способ подачи документов, вписать адрес электронной почты и телефон компании на последней странице.
Заполненное заявление и копию паспорта надо направить в налоговую по месту нахождения компании. Это можно сделать лично, по почте, через нотариуса или онлайн на сайте ФНС с использованием ЭЦП.
ИФНС рассматривает заявление 5 рабочих дней и на 7‑й рабочий день выдаёт лист записи ЕГРЮЛ.
Индивидуальным предпринимателям подавать заявление о смене фамилии не нужно — налоговая сама обновляет данные в ЕГРИП. Но если ИП — гражданин другого государства, нужно будет подать заявление по форме Р24001 в течение семи рабочих дней после получения нового документа, удостоверяющего личность.
Кроме налоговой, уведомите:
→ Банки. Обновите карточки с образцами подписей.
→ Контрагентов. Отправьте им письма в свободной форме, можно также приложить выписку из ЕГРЮЛ.
Другие государственные органы уведомлять не нужно — налоговая сама разошлёт сведения на следующий рабочий день после обновления данных.
Изменение кадровых и бухгалтерских документов при смене паспорта или фамилии директора
При смене паспорта или фамилии директора компании необходимо внести изменения в кадровые и бухгалтерские документы. Это не просто формальность — правильное оформление изменений защищает бизнес от ошибок в отчётности и сохраняет прозрачность в документации.
1. Издать приказ о корректировке данных. Утверждённой формы такого приказа нет, но он обязательно нужен, чтобы внести изменения в кадровые и бухгалтерские документы. Приказ подтверждает обновление данных и даёт основу для следующих шагов. Образец приказа ↓
2. Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Нужно подготовить дополнительное соглашение в двух экземплярах — в документе указать новые реквизиты паспорта: номер, дату выдачи и наименование органа, который его выдал. Один экземпляр остаётся в компании, второй передаётся директору под подпись (ст. 72 ТК РФ).
3. Внести изменения в трудовую книжку.
- Если трудовая книжка бумажная, надо зачеркнуть старую фамилию на первом развороте и вписать новую. А после заверить исправления подписью директора и печатью организации.
- Если книжка электронная, то изменения следует внести через кабинет страхователя Социального фонда России (СФР).
4. Подать сведения об изменении паспортных данных в СФР. Для обновления информации по лицевому счёту надо заполнить и подать заявление по форме АДВ-2. После того как СФР обновит информацию в базе, следует сдавать отчётность в СФР по форме ЕФС-1 с уже актуальными данными директора.
5. Обновить данные в системе электронного документооборота. Это важный шаг, чтобы обеспечить актуальность внутренней документации компании.
6. Пересмотреть и обновить доверенности, выданные директором. Нужно оформить новые доверенности с актуальными данными директора, чтобы они имели юридическую силу.
7. Проверить данные в бухгалтерской отчётности. Общее правило: при отправке отчётов указываются те сведения о директоре, которые актуальны на момент подачи. А после смены фамилии важно проверять, чтобы в отчётности руководитель не фигурировал дважды — под старой и новой фамилией.