По закону юридический адрес должен быть актуальным. На него приходят письма от контрагентов, ФНС, судов и других органов. Если компания переехала и не сообщила об этом, а налоговая узнала — появятся вопросы и метка о недостоверности в ЕГРЮЛ. Объясняем, чем это может грозить и как отвечать, если ФНС требует подтвердить адрес.
Что такое юридический адрес
Юридическим считается адрес, по которому зарегистрирована компания. По закону он должен совпадать с местом нахождения исполнительного органа — как правило, это директор. Если его нет, указывается адрес другого органа или лица, уполномоченного действовать от имени компании, — этот адрес вносится в ЕГРЮЛ и становится официальным.
У строительной фирмы офис и директор находятся в центре города, а склады и техника — на окраине. В налоговую при регистрации или дальнейшем переезде подаётся адрес офиса — он и будет юридическим.
На юрадрес приходят письма от налоговой, судов и других ведомств. По нему могут прийти с проверкой. Даже если компания там не работает — всё, что пришло по адресу, считается полученным.
Этот адрес потребуется уже при регистрации ООО — его указывают в заявлении и вносят в ЕГРЮЛ.
Опасности несовпадения юридического и фактического адресов
Юридический адрес должен совпадать с местом нахождения исполнительного органа. Если по документам организация зарегистрирована в одном месте, а по факту работает в другом, налоговая может заподозрить, что адрес фиктивный.
Это рискованная ситуация. Если инспекторы не найдут компанию по адресу из ЕГРЮЛ, они направят требование подтвердить сведения. У фирмы будет 30 дней на ответ — п. 6 ст. 11 закона № 129-ФЗ.
Как можно ответить — все данные выдуманы для примера.
Допустим, что ответа не последует или он не устроит налоговую, в реестре появится отметка о недостоверности адреса. Если в течение шести месяцев эта отметка не будет снята, налоговая имеет право начать процедуру исключения компании из ЕГРЮЛ — п. 5 и 6 ст. 21.1 закона № 129-ФЗ.
Проще говоря, налоговая может принудительно закрыть компанию без участия её владельцев.
Пока в ЕГРЮЛ стоит отметка о недостоверности адреса, компания выглядит подозрительно. Это мешает работе:
- Контрагенты отказываются от сотрудничества — боятся нарушить принцип должной осмотрительности.
- Повышенное внимание банков — на основании договора и (или) закона банк может запросить сведения об актуальном адресе в целях устранения рисков возможной противоправной деятельности.
- ФНС ограничит регистрационные действия — нельзя внести изменения в сведения, указанные в ЕГРЮЛ — п. 1 ст. 23 закона № 129-ФЗ.
Ещё руководителю грозит штраф от 5 000 до 10 000 ₽ за недостоверные сведения. При повторном нарушении его могут дисквалифицировать на срок от 1 до 3 лет — статья 14.25 КоАП РФ.
Чтобы избежать проблем, при смене адреса нужно подать в налоговую форму Р13014.
Вместе с формой подают:
- Решение единственного участника или протокол общего собрания об изменении места нахождения.
- Новую редакцию устава — если в нём указан адрес.
- Квитанцию об уплате госпошлины — если подаёте документы на бумаге или по почте.
Если компания переезжает по адресу, где зарегистрирован директор или участник с долей от 50%, всё оформляется за один этап.
В остальных случаях переезд займёт два этапа. На втором этапе понадобится договор аренды или другой документ, подтверждающий право пользования помещением.
Как выявляется несовпадение адресов
ФНС может разными способами узнать, что у компании юридический и фактический адреса не совпадают. Самые частые случаи:
- Возврат писем налоговой. Если корреспонденция возвращается с пометкой «адресат выбыл» или «истёк срок хранения», это тревожный сигнал для инспектора.
- Проверка на месте. Инспектор может приехать по юрадресу и не найти компанию. Вывески нет, соседи не знают, кто там работает, подтвердить присутствие фирмы некому.
- Жалоба или сообщение от контрагента. Бывает, что поставщик или клиент сообщает в ФНС: «Компания не по этому адресу». Или такую информацию передаёт другой госорган.
- Отказ собственника помещения. Если владелец офиса по какой-то причине скажет налоговой, что вы больше там не арендуете помещение — это тоже повод для проверки.
Иногда компания действительно указывает фиктивный адрес — и это быстро вскрывается. Но бывает иначе: организация работает честно, соблюдает законы, просто переехала и не успела уведомить налоговую. Даже в такой ситуации в реестре может появиться отметка о недостоверности.
Часто фирмы об этом и не знают. Контрольное мероприятие прошло, письмо затерялось, а отметку замечает не директор, а потенциальный контрагент, который проверяет компанию перед сделкой.
Что делать при появлении отметки о недостоверности в ЕГРЮЛ
Если в реестре появилась отметка о несовпадении юридического и фактического адресов, важно как можно быстрее подтвердить юридический адрес.
Как действовать:
- Свяжитесь с инспектором. Найдите его номер телефона в письме от налоговой или обратитесь напрямую в свою ИФНС, чтобы уточнить, какие документы нужны именно в вашем случае.
- Подготовьте подтверждающие документы. Обычно налоговая просит договор аренды или документы на собственность, платёжки за аренду или коммунальные услуги за последние месяцы, письмо от собственника помещения, что вы действительно находитесь по этому адресу.
- Подайте документы в налоговую. Это можно сделать лично, через представителя, по почте или онлайн.
- Обозначьте присутствие компании по адресу. Поставьте на дверь табличку с названием организации и часами работы. Добавьте номер телефона для связи — это поможет инспектору при проверке.
Если всё в порядке и инспектор убедится, что адрес реальный, отметку снимут. Но полностью удалить её из истории не получится — она останется в ЕГРЮЛ как часть хронологии. Это не мешает работать, но может насторожить некоторых контрагентов при проверке.
Отметку не убирают, что делать
Вы собрали все документы, передали их в налоговую, а отметка о несоответствие юридического адреса всё ещё висит в реестре. Такое бывает.
В этом случае действуйте поэтапно:
- Свяжитесь с инспектором. Напомните, что вы предоставили документы. Уточните, хватает ли им сведений для снятия отметки.
- Подайте жалобу. Если инспекция затягивает процесс или отказывает без оснований, подайте жалобу в вышестоящую налоговую. Это можно сделать через ту же ИФНС, где вы зарегистрированы.
- Обратитесь в суд. Если и жалоба не помогла, можно подать заявление в суд. Придётся доказать, что вы действительно находитесь по адресу — приложить договор, квитанции, переписку с налоговой.
Чем быстрее вы начнёте действовать, тем выше шансы сохранить компанию. Пока отметка не снята, вы ограничены в регистрационных действиях, а через 6 месяцев возможна принудительная ликвидация.
Если вы только собираетесь открыть ИП или ООО, продумайте всё заранее, особенно юридический адрес. После регистрации можно открыть счёт в Точке — мы поможем с бухгалтерией, налогами, кассой, рекламой и автоматизацией.
Разберёмся в особенностях именно вашего бизнеса и предложим готовые решения — через собственные и партнёрские сервисы.