Если покупатель вносит аванс или предоплату, нужно пробить чек в онлайн-кассе. Чтобы не получить штраф, важно сделать это по правилам.
Коротко
— Предварительная оплата обеспечивает выполнение условий договора или передачу прав на товар клиенту. Аванс же не гарантирует оказание услуги и считается предварительным способом расчёта.
— Предварительная оплата обеспечивает выполнение условий договора или передачу прав на товар клиенту. Аванс же не гарантирует оказание услуги и считается предварительным способом расчёта.
Аванс и предоплата: в чём разница
Покупатели часто думают, что аванс и предоплата одно и то же. Но это не так.
Что такое аванс
Аванс — предварительный платёж, который не гарантирует, что услуга точно будет оказана, а товар поставлен. Покупатель вносит аванс до окончательного определения условий сделки и может вернуть его, если ещё не получил товар или услугу.
Иван покупает жене подарочный сертификат в спа‑салон. Он вносит деньги, а супруга сама выбирает услуги. Если она не захочет или не сможет пойти, Иван сможет вернуть деньги, потому что с юридической точки зрения это аванс.
Что такое предоплата
Предоплата — платёж, который гарантирует, что условия договора будут исполнены, а права на товар или услугу — переданы клиенту. При предоплате все условия сделки — процент оплаты, сроки поставки, характеристики товара или услуги — заранее определены и зафиксированы в договоре. Исполнитель обязуется выполнить все прописанные обязательства, а заказчик — оплатить их в установленные сроки.
Анна заказывает мебель в гостиную. Она вносит 50% от стоимости заказа заранее — это предоплата, чтобы продавец взял заказ в работу.
Договор, заключённый с авансовым платежом, можно расторгнуть без штрафа. Для расторжения договора с предоплатой нужно будет соблюдать условия заключённого договора.
Чеки при авансах и предоплатах по 54-ФЗ
Если коротко, обязательно пробивайте чеки при внесении аванса и предоплаты. Обычно надо оформить два чека: первый — на аванс или предоплату и второй — когда произведён полный расчёт.
Каждый кассовый документ должен содержать:
- регистрационный номер кассы и ИНН;
- дату и время;
- список товаров или услуг;
- цены и суммы;
- сумму НДС;
- фискальный признак чека;
- способ и реквизиты оплаты;
- QR-код;
- реквизиты ОФД и отправки в ФНС.
Исключения возможны только для некоторых видов деятельности. Например, при оплате связи, ЖКХ, грузоперевозок, образовательных и культурно-массовых услуг можно использовать единый чек или не пробивать его совсем.
Онлайн‑касса, полностью готовая к работе: касса, фискальный накопитель и подписка на ОФД. Настроим и зарегистрируем в налоговой.
Как работать с авансами и предоплатами
При работе с авансами или предоплатами операция обычно оформляется двумя чеками. Рассмотрим, как это работает, пошагово.
- Продавец пробивает чек на зачисление аванса или предоплаты. В том числе если клиент вносит всю сумму заранее.
- Продавец формирует итоговый чек, где указывает всю стоимость с учётом внесённой частичной оплаты.
- Продавец отражает операцию согласно признаку расчёта — «Предоплата», «Аванс» или «Полный расчёт».
При внесении предоплаты нужно оформить фискальный чек с признаком «Предоплата 100%», «Предоплата» или «Аванс».
При передаче товара или выполнении услуги продавец должен:
— пробить чек с признаком «Полный расчёт»;
— отразить все предыдущие платежи и наименование покупки.
Срок выдачи чека при безналичной оплате не позднее следующего календарного дня. Закрывающий чек формируется при передаче товара покупателю или курьеру. При этом покупатель получает или электронный, или бумажный чек.
Особенности при работе со службами доставки:
- Если ИП пользуется службой доставки — чек на зачёт предоплаты формирует поставщик.
- Если курьерская служба оформляет товар самостоятельно — чек на зачёт предоплаты может пробить курьер.
Определить зачисление аванса можно несколькими способами:
— поступление средств на банковский счёт;
— контроль по банковской выписке;
— направление фискального документа клиенту.
Как оформить чек на аванс или на предоплату
При зачислении предоплаты или аванса надо соблюдать порядок оформления чеков.
Как пробить чек на полную предоплату
При предоплате 100%:
- Отразите, что покупатель внёс всю сумму за товар или услугу.
- В чеке на полную предоплату укажите назначение платежа — «Предоплата за товар или услугу».
- Перечислите позиции из заказа, за которые заранее внесена вся сумма.
- Выберите признак способа расчёта «Предоплата 100%».
- При передаче товара покупателю дополнительно пробейте чек с признаком «Полный расчёт».
Как пробить частичную предоплату
Чтобы оформить частичную предоплату:
- Добавьте в чек сумму или процент выплаченных средств — например, 30, 50% и т.п.
- Выберите признак расчёта «Предоплата частичная».
- При полном расчёте укажите остаток стоимости, который требуется закрыть.
- Если оплата была частичной, то отразите доплату и её размер. Выберите признак «Полный расчёт».
- Обязательно необходимо зачесть ранее полученную сумму предоплаты.
Как пробить аванс
Процедура оформления фискального чека на зачёт аванса идентична работе с предоплатой, однако в этом случае выбирается признак «Аванс». Рассмотрим пошагово:
- При получении денежных средств выбрать признак расчёта «Аванс» (первичный чек пробивать в момент перечисления авансового платежа).
- После передачи товара или выполнения услуги сформировать итоговый чек. В нём указать признак «Полный расчёт».
- ККТ автоматически фиксирует, что ранее был получен аванс, и отражает его зачёт.
Оформление чеков при покупке в интернет-магазинах
При покупке в интернет-магазинах чек автоматически отправляется на электронную почту клиента.
Интернет-магазины обязаны применять онлайн-кассы, которые формируют чек до передачи товара с доставкой на электронную почту или СМС-сообщением не позднее следующего рабочего дня после оплаты.
Важно, что при этом обычно регистрируются и чек с признаком «Предоплата», и чек с признаком «Полный расчёт» для зачёта предоплаты. Второй чек формируется при получении товара.
Как принимают платежи в интернет-магазинах:
- При оплате на сайте формируется чек полной предоплаты.
- Когда товар получен клиентом, формируется чек полного расчета с зачётом предоплаты.
Можно вручную формировать чеки на облачной кассе, а можно автоматизировать процесс через CMS интернет-магазинов.
А мы бесплатно доставим её прямо до двери
Код маркировки в чеке полного расчёта и предоплаты
Код маркировки — уникальный двумерный штрихкод, который наносится на товары, подлежащие обязательной маркировке.
Чек полного расчёта должен обязательно содержать код маркировки. Кассир сканирует код маркировки в систему, после чего он автоматически появляется в закрывающих документах.
В чеке предоплаты код маркировки указывается, только если заранее известно, какой товар зарезервирован на покупателя. Например, если он оформил бронь на товар в офлайн-магазине или купил единственный экземпляр в онлайн-магазине.
Если продавец заранее не знает, какой именно маркированный товар он передаст покупателю, код маркировки в чеке на аванс можно не прописывать.
Как оформить возврат предоплаты или аванса
Для аннулирования покупки и возврата авансового платежа или предоплаты покупателю оформите чек. Отобразите предоплату в качестве признака способа расчёта и укажите сумму, которую надо вернуть.
Типичные ошибки при оформлении чеков на аванс и на предоплату
Если допустили ошибку, нужно пробить корректирующий чек, чтобы уведомить ФНС о возникшей неточности.
Рассмотрим самые популярные ошибки в кассовых чеках.
Ошибки в реквизитах
В чём ошибка: неверное или неполное наименование организации или ИП, неправильно указан ИНН, отсутствие адреса или ошибки в нём, неверный заводской номер ККТ или номер фискального накопителя.
Как исправить: выполнить три действия.
- Сформировать чек коррекции с правильными данными.
- Уведомить покупателя о выдаче нового чека.
- Если ошибка обнаружена позже, то необходимо внести изменения в настройки ККТ или программу кассы.
Ошибки в признаке расчёта
В чём ошибка: неправильный выбор признака расчёта.
Как исправить: аннулировать ошибочно созданный чек и создать чек с корректным признаком расчёта. Желательно сформировать оба чека в течение одних календарных суток или смены.
Ошибки в номенклатуре
В чём ошибка: отсутствие наименования товара или услуги; неверное количество товара или единицы измерения; ошибки в цене или итоговой сумме.
Как исправить: сформировать чек «Возврат прихода» на ошибочный чек и пробить новый чек с корректным наименованием товара или услуги.
Ошибки в НДС
В чём ошибка: неверная ставка НДС; неправильный расчёт суммы налога или отсутствие выделения НДС, когда это требуется.
Как исправить: выполнить три действия.
- Сформировать чек «Возврат прихода» на ошибочный чек.
- Пробить новый чек с корректной ставкой НДС.
- Проверить итоговую сумму и сумму налога.
Ошибки в системе налогообложения
В чём ошибка: неверно указана применяемая система налогообложения.
Как исправить: сформировать чек «Возврат прихода» на ошибочный чек, а после перерегистрации ККТ пробить новый чек с правильной системой налогообложения.
Ошибки в способе расчёта
В чём ошибка: неправильно указана форма оплаты или указаны разные формы оплаты без корректного разделения.
Как исправить: сформировать чек «Возврат прихода» на ошибочный чек и пробить новый чек с корректным способом оплаты.
Ошибки при возвратах
В чём ошибка: неправильно оформлен чек на возврат или отсутствует ссылка на первоначальный чек.
Как исправить: аннулировать неправильный чек и пробить новый чек на возврат с корректными данными.
Технические ошибки
В чём ошибка: данные в ОФД переданы не вовремя; отсутствие QR-кода на чеке или работа на ККТ с истёкшим сроком действия фискального накопителя.
Как исправить: выполнить три шага.
- Проверьте интернет-соединение.
- Свяжитесь с провайдером (если проблема с интернет-соединением не устранена) или с техподдержкой поставщика кассы (в случае ошибок ККТ).
- Если срок действия фискального накопителя истёк, замените его и обновите данные в настройках.
Ошибки при онлайн-продажах
В чём ошибка: несвоевременная отправка электронного чека покупателю либо отсутствие электронной почты или телефона покупателя в чеке, когда они требуются.
Как исправить: выполнить четыре действия.
- Определить через личный кабинет ОФД или кассовую программу, какие чеки не отправлены на электронную почту покупателя.
- Сформировать реестр неотправленных чеков и отправить их покупателям.
- Сохранить данные об отправке на случай проверки.
- Проверить настройки ККТ, чтобы ошибка не повторилась в будущем.
Ошибки в данных покупателя
В чём ошибка: отсутствие обязательных данных при продаже подакцизных товаров или неверное указание контактов для отправки электронного чека.
Как исправить: аннулировать неправильный чек и пробить новый чек на возврат с корректными данными.
Штрафы за неправильно сформированный чек
За неправильно сформированный чек предусмотрены штрафные санкции.
Штраф достигает 1 500–3 000 ₽ — для индивидуальных предпринимателей, 5 000–10 000 ₽ — для юридических лиц, если:
- в чеке нет реквизитов поставщика;
- касса не зарегистрирована в налоговой;
- истёк период действия фискального накопителя;
- неверно указаны реквизиты в чеке.
Если не пробить или не выдать чек на аванс или на предоплату, штрафы выше: от 2 000 ₽ — для предпринимателей и от 10 000 ₽ — для юридических лиц.
Штрафы за нарушения по ККТ: изменения в 2026 году
В Госдуму внесён законопроект о повышении штрафов. Сейчас закон ещё не принят, но возможно, что уже в 2026 году ответственность ИП будет приравнена к ответственности юрлиц.
Штрафы за нарушения:
• неприменение ККТ — до 150 000 ₽;
• нарушение порядка применения ККТ или непредставление чека — до 50 000 ₽.
При повторном нарушении в течение года штраф удваивается, а при нарушении более двух раз — увеличивается в 5 раз.
При этом административная ответственность по частям 4 и 6 ст. 14.5 КоАП РФ исключается.
Сравнение штрафов за нарушение по ККТ в 2025 и 2026 годах
Неприменение ККТ
| Категория | 2025 год | 2026 год |
| Должностные лица | 10 000 ₽ | 30 000 ₽ |
| ИП и юрлица | 30 000 ₽ | 150 000 ₽ |
Невыдача кассового чека
| Категория | 2025 год | 2026 год |
| ИП | 2 000 ₽ | 50 000 ₽ |
| Юрлица | 10 000 ₽ | 50 000 ₽ |
Нарушение порядка использования ККТ
| Категория | 2025 год | 2026 год |
| ИП | 1 500–3 000 ₽ | 50 000 ₽ |
| Юрлица | 5 000–10 000 ₽ | 50 000 ₽ |
Повторные нарушения
| Категория | 2026 год |
| Должностные лица | 60 000 ₽ |
| ИП и юрлица | 300 000 ₽ |