Использование онлайн-кассы значительно упрощает работу предпринимателя. Для начала работы надо оценить, нужна ли она вашему бизнесу, какой вид кассы подойдёт для работы и где её купить.
Коротко
— Онлайн-касса — обязательное устройство для бизнеса, которое печатает чеки и автоматически передаёт данные в налоговую.
— Онлайн-касса — обязательное устройство для бизнеса, которое печатает чеки и автоматически передаёт данные в налоговую.
Что такое онлайн-касса
При запуске продаж товаров или услуг предприниматель обязан выдавать клиентам чеки и отчитываться перед ФНС. По закону для этого нужна онлайн-касса.
Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который фиксирует продажи и автоматически передаёт данные о них в налоговую службу. Приставка «онлайн» означает, что для этих целей касса постоянно подключена к интернету.
Аппарат также печатает бумажные чеки или формирует их электронные аналоги, которые можно отправить покупателю на телефон или почту.
Нужна ли онлайн-касса ИП?
Да, нужна всем индивидуальным предпринимателям, которые принимают оплату за товары и услуги наличными или по карте. Это касается торговых точек, продавцов рынков, кафе, а также интернет-магазинов. Но есть исключения (ст.2 54-ФЗ), когда ИП могут работать без онлайн-кассы.
Виды онлайн-касс для ИП и бизнеса
Кассы отличаются по характеристикам. Выбор зависит от бизнеса, способа продаж и потребности в переносном устройстве или стационарном терминале.
Облачные кассы — работают без физического устройства, чеки отправляются покупателям только электронно. Подходят для интернет-магазинов.
Переносные кассы — компактные смарт-терминалы, которые можно носить с собой. Работают от аккумулятора, подходят для служб доставки, кафе, ресторанов, продаж на ярмарках.
Смарт-терминалы и POS-системы — устройства с сенсорным экраном, подходят для магазинов, кафе. Могут интегрироваться с другими программами для управления продажами.
Модульные ККТ с фискальным регистратором — классические кассовые аппараты, которые печатают бумажные чеки. Работают при подключении к компьютеру, планшету, смартфону. Их используют в супермаркетах, торговых точках с большой проходимостью.
Как выбрать онлайн-кассу
- Решите, для чего нужна касса, например пробивать чеки в супермаркете или для работы курьера. От этого зависит, какой вид аппаратов подойдёт для бизнеса: облачная, смарт-терминал, фискальный регистратор.
- Убедитесь, что аппарат соответствует требованиям ФНС и его можно подключать к ОФД.
- Учитывайте интеграцию с учётными программами, если нужна автоматизация бухгалтерии и складского учёта.
- Оцените удобство использования, наличие сервисной поддержки и обновлений.
- Определите бюджет: оборудование должно быть не только надёжным, но и вписываться в заложенную на это сумму.
Сколько стоят онлайн-кассы
Стоимость онлайн-кассы зависит от типа и характеристик устройства. Недорогие модели начинаются примерно от 9 000 ₽, средний сегмент стоит около 25 000 ₽. Кассы с расширенными возможностями могут стоить от 25 000 ₽ и выше.
Как зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС
Любую онлайн-кассу сначала регистрируют. Если этого не сделать, работа на ней незаконна.
Для начала выберите вид, модель онлайн-кассы, подключите её к интернету и выберите оператора фискальных данных. Это компания, которая передаёт данные о продажах в налоговую. Предварительно заключите договор с ОФД из реестра ФНС.
Затем выберите способ подачи заявления. От этого будут зависеть дальнейшие действия.
С 1 сентября 2025 года вступили в силу изменения, которые расширили перечень вариантов для регистрации контрольно-кассовой техники:
- лично или на сайте Федеральной налоговой службы;
- с помощью «Госуслуг»;
- через изготовителя кассового аппарата;
- через оператора фискальных данных (ОФД).
Рассмотрим последовательность шагов при регистрации через сайт ФНС. Чтобы зайти в личный кабинет налогоплательщика, воспользуйтесь учётной записью «Госуслуг».
Шаг 1. В действующем личном кабинете на сайте ФНС выберите раздел «Мои кассы (регистрация ККТ)».
Шаг 2. Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ».
Шаг 3. Выберите один из двух вариантов — заполнить заявление на регистрацию вручную или загрузить из файла.
Шаг 4. При заполнении вручную укажите: место установки, модель кассы, данные фискального накопителя, сведения о ККТ, информацию об ОФД.
Шаг 5. Проверьте все введённые данные на корректность. Подпишите заявление электронной подписью и отправьте его в налоговую.
Шаг 6. Дождитесь подтверждения регистрации от ФНС. В личном кабинете появится регистрационный номер кассы.
Шаг 7. Включите кассу и введите регистрационный номер в меню администратора.
Шаг 8. Получите электронную карту регистрации онлайн-кассы — это подтверждение регистрации от ФНС, сохраните её.
Шаг 9. Проведите первый (пробный) чек, чтобы проверить работу кассы.
Шаг 10. Добавьте кассу в личный кабинет ОФД и купите на неё ОФД-подписку.
После этого онлайн-касса считается зарегистрированной, и можно её использовать для продаж.
Могут ли оштрафовать за неправильное применение онлайн-кассы
За нарушение правил применения, регистрации или использования онлайн-кассы привлекут к административной ответственности (статья 14.5 КоАП РФ).
| Нарушение | Наказание для должностных лиц | Наказание для юридических лиц |
| Неприменение контрольно-кассовой техники, когда этого требует закон | Штраф от 25% до 50% от суммы расчёта, но не меньше 10 000 ₽ | Штраф от 75% до 100% от суммы расчёта, но не меньше 30 000 ₽ |
| Повторное неприменение ККТ при сумме расчётов от 1 млн ₽ | Дисквалификация от 1 до 2 лет | Приостановление деятельности до 90 суток |
| Бизнес пользуется ККТ, которая не соответствует требованиям, нарушает порядок регистрации и применения кассы | Штраф от 1 500 до 3 000 ₽ | Штраф от 5 000 до 10 000 ₽ или предупреждение |
Покупатель купил товар в магазине за 10 000 ₽, и ему не выдали фискальный чек. За это на директора составили протокол об административном правонарушении. 25% или 50% от 10 000 ₽ (2 500 и 5 000 ₽) меньше минимального порога штрафа.
Какие ошибки совершают при использовании касс
Вот три наиболее распространённых ошибки.
Ошибка № 1. Предприниматель не оплачивает услуги ОФД, и онлайн-касса перестаёт передавать данные в налоговую. В итоге любая деятельность бизнеса становится нелегальной.
Ошибка № 2. ИП использует контрольно-кассовую технику, не зарегистрированную в ФНС.
Ошибка № 3. Предприниматель не соблюдает требования к оформлению чеков или ошибается в указании реквизитов компании.