Облачная, или виртуальная, касса — это замена привычного физического аппарата. Например, её используют курьеры и интернет-магазины, чтобы выдавать чеки и передавать в налоговую данные о платежах.
Это называется фискализацией, и по закону это обязательный процесс. Бизнес должен регистрировать каждую оплату в налоговой и формировать чек — именно это и делает касса как физическая, так и облачная.
Коротко
— Облачную кассу можно подключить через CMS, CRM, банк или API.
— Стоимость зависит от тарифа и фискального накопителя.
— Важно выбрать сертифицированного провайдера и зарегистрировать кассу в ФНС.
— Облачную кассу можно подключить через CMS, CRM, банк или API.
— Стоимость зависит от тарифа и фискального накопителя.
— Важно выбрать сертифицированного провайдера и зарегистрировать кассу в ФНС.
Кому подойдёт облачная касса и в каких случаях её выбирают
Облачная касса — это программное обеспечение, которое выполняет функции физической контрольно-кассовой техники (ККТ). Она записывает и передаёт в налоговую информацию о платежах, а затем формирует и отправляет клиенту чек.
Если говорить проще, то облачная касса — это альтернатива обычной физической кассе.
Представьте, что покупатель оплатил товар в интернет-магазине. Дальше процесс фискализации выглядит так:
1. Информация об оплате записывается на фискальный накопитель.
2. Фискальный накопитель зашифровывает данные и передаёт их оператору фискальных данных (ОФД).3. ОФД отправляет фискальные данные в ФНС и высылает электронный чек покупателю.
Владислав Дусманов
руководитель Диджиталкассы от Точка Банк
Согласно 54-ФЗ, почти все ИП и ООО должны применять в своей работе ККТ. Освобождение есть только у бизнесов, которые работают в труднодоступной местности, ряде сфер-исключений и самозанятых на НПД, если они не зарегистрированы как ИП.
Облачную ККТ вместо физической стоит выбрать:
- Интернет-магазинам и онлайн-сервисам. Облачная ККТ легко интегрируется с CMS и системами эквайринга, поэтому её часто выбирают для e-commerce, где важно формировать фискальные чеки автоматически.
- Тем, кто оказывает выездные услуги. Курьеры, мастера на выезд и представители сферы услуг могут работать с облачной кассой через мобильные приложения.
- Компаниям с распределённой инфраструктурой. Если нужно централизованно управлять кассами в разных точках или филиалах, это можно делать через облачную кассу.
- Юридическим лицам и ИП, оказывающим услуги дистанционно. Например, образовательные платформы, SaaS-сервисы, консультанты и агентства.
На что обратить внимание при выборе облачной кассы
Чтобы избежать технических сбоев и проблем с законом, при выборе облачной кассы оцените:
Соответствие 54-ФЗ. Виртуальная касса должна работать с фискальным накопителем, передавать данные в ФНС и быть зарегистрирована у оператора фискальных данных (ОФД).
Надёжность поставщика. Ищите провайдеров с хорошими отзывами, понятной техподдержкой и стабильной инфраструктурой.
Наличие интеграций. Облачная ККТ должна легко соединяться с вашей CMS, CRM, сайтом или складской системой.
Гибкость тарифа. Оцените, включены ли нужные вам функции в базовую стоимость или они оплачиваются отдельно.
Интерфейс и удобство. Особенно важно для бизнеса без технического специалиста.
Техническая поддержка. Если ваш бизнес работает круглосуточно и без выходных, то поддержка должна быть 24/7.
Возможности API. Для компаний с кастомными системами важно, чтобы касса могла интегрироваться через API.
Надёжность дата-центров. Центры обработки данных, где хранятся ваши чеки и фискальные документы, должны соответствовать стандартам безопасности.
Как выбрать тариф на облачную кассу
У большинства поставщиков облачных касс есть фиксированные и почековые тарифы.
Фиксированные тарифы предполагают оплату за определённый период, например за 12 или 36 месяцев. Они выгодны для компаний, которые регулярно пробивают чеки: интернет-магазинов, сервисов подписки, ритейла и сферы услуг.
Почековые тарифы подойдут тем, кто формирует небольшое количество чеков. Например, для тестирования бизнес-модели или редких продаж. Но если нарастить обороты, такие тарифы станут невыгодными.
Важно учитывать и дополнительные параметры тарифов:
- Количество пользователей и доступов в личный кабинет.
- Поддержка API-интеграций.
- Подключение эквайринга или CMS.
- Возможность работы в отдельных отраслях, например для вендинга, транспорта, ЖКХ.
В Точка Банк есть несколько тарифов на облачные кассы. При оплате за год стоимость составит:
— 1 600 ₽ в месяц— за два года — 1 500 ₽— за три года — 1 400 ₽ в месяц.Все тарифы включают аренду облачной ККТ, регистрацию в ФНС, личный кабинет, доступ к API и техническую поддержку.
Также есть почековый тариф — 1 200 ₽ в месяц. Он подойдёт тем, кто пробивает до 1 200 чеков в месяц. Фискальный накопитель приобретается отдельно — его стоимость начинается от 12 000 ₽.
Владислав Дусманов
руководитель Диджиталкассы от Точка Банк
Способы подключения облачной кассы
Интеграция через CMS и интернет-магазины
Этот способ подходит для интернет-магазинов, которые продают через сайт на платформе вроде 1С-Битрикс, OpenCart, ModX, WooCommerce, Tilda и других популярных CMS-системах. В этом случае облачную кассу подключают через готовый модуль или плагин, который позволяет:
- Настроить отправку фискальных чеков при смене статуса заказа, например «Оплачен».
- Выбрать систему налогообложения.
- Синхронизировать данные с ОФД.
После установки модуля нужно будет указать параметры кассы: логин, пароль, токен доступа или ключ авторизации. После этого ККТ готова к использованию: при оформлении заказа на сайте покупатель будет получать чек на email или в SMS.
Интеграция с CRM и складскими системами
Бизнесы, у которых большая часть продаж проходит через менеджеров, колл-центр или точки с персональным обслуживанием, часто используют CRM и складские системы, например amoCRM, МойСклад, 1С:УНФ, 1С:Розница.
Если облачную кассу интегрировать с такими системами, то:
- Чеки будут формироваться автоматически по данным из CRM или учётной системы.
- Будет легко следить за остатками и товарооборотом.
- Будут соблюдены все требования 54-ФЗ .
Менеджер по продажам закрыл сделку в amoCRM или оформил её продажу в 1С — чек сформировался и моментально ушёл клиенту, а данные о покупке передались в ОФД.
Интеграция через интернет-эквайринг банков
Самый простой способ подключить облачную кассу — сделать это через банковский интернет-эквайринг. Например, в Точка Банке.
В этом случае чек будет формироваться и отправляться автоматически сразу после успешной оплаты картой, независимо от того, был ли заказ оформлен через CMS или через ссылку на оплату.
Преимущества:
- Не требует участия разработчиков.
- Быстрое подключение.
- Удобно использовать для разовых продаж, консультаций, онлайн-курсов и прочее.
При интеграции через интернет-эквайринг убедитесь, что банк работает с сертифицированными операторами и поддерживает актуальный ФФД (формат фискальных данных). В Точка Банке всё это есть.
Интеграция по API
Если бизнес работает через мобильное приложение, нестандартную платформу или самописную CRM, можно интегрировать облачную ККТ через API.
Таким способом можно реализовать любые кастомные сценарии, включая офлайн-продажи, отложенную фискализацию, повторную отправку чеков и прочее.
Как выглядит процесс работы с API:
- Авторизация с использованием токенов.
- Отправка запроса на регистрацию чека: с параметрами товара, суммы, способа оплаты.
- Получение ответа от кассы с фискальными реквизитами.
- Передача данных в ОФД с последующей отправкой чека клиенту и в ФНС.
Многие провайдеры предоставляют SDK, sandbox-режим для тестирования, а также документацию с примерами. При этом для настройки часто требуется помощь разработчика.
Такой подход чаще всего используют IT-компании, стартапы, финтех-платформы и агрегаторы услуг.
Пошаговая инструкция по подключению облачной кассы
Шаг 1. Выбор поставщика
Определитесь с оператором, через которого будете работать. Обратите внимание на следующие критерии:
- Касса и платформа зарегистрированы и сертифицированы.
- Дата-центры стабильно работают.
- Есть интеграция с нужными вам системами.
- Есть чат технической поддержки, горячая линия, инструкции и личный кабинет.
- Тарифы и условия понятны и прозрачны.
Среди популярных поставщиков:
- Digitalkassa — дочерняя компания Точка Банка. У нас есть API, разные типы интеграции, личный кабинет, поддержка нескольких ОФД.
- Контур.ОФД — развитая экосистема.
- АТОЛ Онлайн — есть модули для CMS, API и поддержка разных ФФД.
Шаг 2. Заключение договоров и покупка ФН
После выбора поставщика оформите несколько договоров:
- С оператором фискальных данных — он будет передавать чеки в ФНС.
- Кассовым провайдером, например это может быть Точка Банк.
На этом этапе нужно обязательно приобрести фискальный накопитель (ФН) — специальный криптографический модуль, хранящий и шифрующий данные чеков.
Некоторые облачные ККТ работают без отдельного ФН на устройстве клиента — он размещается в дата-центре провайдера. Но даже в этом случае его покупка и активация обязательны.
Для заключения договоров потребуются:
- УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись).
- ИНН и данные организации (ИП или ООО).
- Доступ в личный кабинет на сайте ФНС.
Особенности:
- ИП покупает ФН и регистрирует кассу на себя.
- ООО указывает руководителя и может назначить ответственного оператора.
- Самозанятые на НПД кассы не подключают, этот этап им не требуется.
Шаг 3. Регистрация в ФНС
Регистрация ККТ в налоговой — обязательная процедура. Есть два способа, как это сделать:
- Через личный кабинет налогоплательщика.
- Через кабинет ОФД или кассового оператора.
Пошагово процедура выглядит так:
- Внесите параметры кассы и ФН.
- Получите регистрационный номер (РН ККТ).
- Активируйте фискальный накопитель.
- Отправьте отчёт о регистрации (ОФР) в ФНС.
Данный процесс может выглядеть проще. Например, если вы подключаете облачную кассу от Точка Банка, то мы всё сделаем за вас.
Шаг 4. Настройка и тестирование
После регистрации переходите к настройке. На этом этапе нужно убедиться, что все системы работают корректно и чеки проходят до ОФД и ФНС.
Что нужно сделать:
- Подключите кассу к CMS, интернет-эквайрингу или другим системам.
- Проведите тестовую продажу, сформируйте пробный чек и проверьте, что он отображается в ЛК ОФД.
- Убедитесь в корректности налогообложения, ставок НДС и реквизитов организации.
Важно настроить:
- Каналы отправки чеков: email, СМС.
- Формат чека, если предусмотрено брендирование.
- Таймауты отправки и поведение при сбое связи.
Проведите несколько тестовых транзакций, особенно если работаете с интеграцией через API или кастомные платформы.
Сколько стоит облачная касса: от чего зависит цена
Что влияет на стоимость облачной кассы:
Тариф. Бывает помесячная оплата, годовые пакеты и тарифы на несколько лет вперёд.
Фискальный накопитель (ФН). Стоимость — от 12 000 до 20 000 ₽ в зависимости от срока действия.
Услуги ОФД. Средняя цена подключения — около 3 000 ₽ в год. Но при покупке виртуальной кассы от Точка Банка вы получаете ОФД бесплатно.
УКЭП. Усиленная квалифицированная электронная подпись необходима для регистрации кассы. Стоимость — от 1 500 до 3 000 ₽. Раз в год её нужно продлевать.
Примеры затрат при покупке облачной кассы от Точка Банк
| Кейс | ИП с интернет-магазином (УСН) | ООО с 2 точками продаж и интернет-магазином (ОСНО) | ИП с редкими онлайн-продажами (УСН) |
| Решение | — Облачная касса на год — 19 200 ₽
— ФН на 36 мес — 18 250 ₽ — ОФД — в подарок — УКЭП — 2 000 ₽ | — Облачная касса на 3 года — 50 400 ₽
— ФН на 15 мес — 12 000 ₽ — ОФД — в подарок — УКЭП — 2 000 ₽ | — Почековый тариф облачной кассы — 1 200 ₽ в месяц (1 200 чеков)
— ФН на 36 мес. — 18 250 ₽ — ОФД — в подарок — УКЭП — 2 000 ₽ |
| Первый платёж | Итого: 39 450 ₽ (год) | Итого: 64 400 ₽ (3 года) | Итого: 34 650 ₽ (за год) |
Распространённые ошибки при выборе и подключении кассы
Неверный тариф. Иногда начинающие предприниматели берут самый дешёвый вариант, не учитывая будущие объёмы продаж и интеграции. В итоге им приходится менять тариф уже через несколько месяцев.
Неподходящий провайдер. Некоторые ККТ не поддерживают нужные CMS, не работают с используемым ОФД или плохо интегрируются с банковским эквайрингом.
Отсутствие регистрации кассы в ФНС. Без официальной регистрации использовать облачную ККТ запрещено. Иногда предприниматели ошибочно считают, что достаточно просто купить тариф и всё заработает.
Игнорирование требований 54-ФЗ. Например, использование агента, который формирует чеки от имени другой организации, или попытка обойти требования к передаче данных через ОФД.
Неполное тестирование перед началом работы. Перед подключением протестируйте кассу в деморежиме, если такая возможность есть. А ещё проконсультируйтесь со специалистами провайдера: расскажите, в какой сфере работаете и какая у вас система налогообложения; поделитесь плановым количеством чеков в день, месяц.