Онлайн-касса должна быть почти у всех организаций и ИП. Исключение — продавцы мороженого в киоске, кваса из бочки, мастера по ремонту обуви, изготовлению ключей и некоторые другие категории.
Если фирма всё-таки обязана иметь контрольно-кассовую технику (ККТ), важно разобраться, как зарегистрировать кассу в налоговой.
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса фиксирует расчёты с покупателями, формирует чеки и отправляет информацию о продажах ОФД. Устройство помогает предпринимателям:
- соответствовать требованиям налогового законодательства;
- обеспечивать прозрачность расчётов;
- работать легально и без штафов.
Онлайн-касса особенно актуальна для тех, кто работает в сфере розничной торговли, услуг или общепита, а также использует торговый эквайринг.
Как подготовиться к регистрации
Если ваш бизнес по закону должен работать с онлайн-кассой, её обязательно надо зарегистрировать. Если этого не сделать, устройство не сможет передавать информацию о финансовых операциях в ФНС, а значит, налоговая оштрафует за неприменение онлайн-кассы.
Выберите модель онлайн-кассы.
Подберите подходящую модель с учётом специфики бизнеса, стоимости, возможностей и процесса обслуживания. Например, для курьеров нужен переносной аппарат, а в ресторане может понадобиться и портативное устройство, и стационарное.
Требования к ККТ закреплены в № 54-ФЗ. Проверьте выбранную модель, убедитесь, что она входит в реестр ККТ.
Есть разные модели онлайн-касс, которые подходят для различных условий.
- Стационарные онлайн-кассы: для использования на одном постоянном месте. Например, в магазинах и торговых центрах.
- Мобильные онлайн-кассы: для портативного применения со встроенным аккумулятором. Используются в сфере услуг, курьерских службах, доставке еды и выездной торговле.
- POS-системы: для торговых точек с большим количеством покупателей.
- Облачные кассы: для тех, кто не контактирует с покупателем в момент приёма платежа. Используются в интернет-магазинах, вендинговых аппаратах, для услуг на выезде.
При покупке аппарата проверьте наличие пломб, заводского номера, техпаспорта.
При выборе кассы надо исходить из потребностей предпринимателя. Если у него продуктовый магазин с частыми продажами, важна высокая скорость обслуживания. Тут подойдёт фискальный регистратор, например «Атол». Он формирует чеки под управлением компьютера, на котором работает какое-нибудь кассовое ПО.ᅠ Если товары продаются не так часто или у человека бизнес с развозом, можно приобрести смарт-терминал. Например, «Эвотор 6» — это касса с уже встроенным эквайрингом и лазерным сканером. Она помогает сэкономить на терминале эквайринга и 2D-сканере для маркировки.
Дмитрий Фадеев
эксперт по онлайн-кассам
Приобретите фискальный накопитель (ФН) и установите его в кассовый аппарат
ФН в онлайн-кассе записывает, шифрует и хранит данные о кассовых операциях. ОФД проверяет их и передаёт в ФНС.
Накопитель служит 13, 15 или 36 месяцев в зависимости от модели и вида предпринимательской деятельности. Как только заканчивается этот период — накопитель блокируется. Его также меняют при заполнении памяти, поломке или неисправности.
Предприниматель подключается к ОФД на срок работы фискального накопителя. Удобно одновременно купить ФН и подключить ОФД. Тогда их период действия начнётся и закончится в один день, а значит — простоев не возникнет.
Дарья Щеникова
эксперт по онлайн-кассам
3. Заключите договор с ОФД.
Оператор принимает, обрабатывает и направляет информацию с кассового оборудования в ФНС. ОФД можно выбрать только из числа компаний, которые входят в реестр.
Проверьте адрес
Место расположения бизнеса должно быть зафиксировано в ФИАС — Федеральной информационной адресной системе. Если адреса нет, его надо добавить в ГАР — государственный адресный реестр.
Пошаговая инструкция по регистрации кассового аппарата на сайте ФНС
Порядок регистрации ККТ состоит всего из трёх этапов:
- Внесение информации о технике и пользователе.
- Присвоение уникального регистрационного номера.
- Выдача карточки с номером.
Чтобы зарегистрировать кассу, понадобится КЭП. Она нужна для подписи документов. Получить её можно лично в налоговой, в её доверенных лицах или в аккредитованном удостоверяющем центре.
Как зарегистрировать кассу онлайн
Шаг 1. Зайдите на сайт ФНС.
На сайте ФНС зарегистрируйтесь в ЛК как ИП или юрлицо. Если учётной записи ещё нет, нужно её завести.
Выберите раздел «Услуги. Сервисы», затем перейдите в «Мои кассы»
Здесь будут сведения о всех зарегистрированных ККТ. Для постановки на учёт новой кассы перейдите в раздел «Зарегистрировать ККТ» (в правом верхнем углу)
Шаг 2. Заполните заявление.
Система предложит заполнить заявление вручную или загрузить файл
Рассмотрим вариант с ручным заполнением бланка.
Введите адрес места установки аппарата, модели ККТ и ФН, сведения о ККТ и ОФД. Обязательно нужно привязывать ККТ к конкретному адресу
Сведения о ККТ — это данные о том, как и для чего будет использоваться касса, например для продажи маркированных товаров
В списке сведений можно выбрать несколько вариантов. Если пропустите какой-то пункт, нужно проходить перерегистрацию, чтобы добавить его.
Следующим действием выберите ОФД.
Выбрать ОФД можно только из имеющегося списка
Проверьте все заполненные поля. Иногда опечатки или неточности влияют на срок регистрации.
Шаг 3. Подпишите и отправьте заявление.
Система сама сформирует заявление, предложит подписать его и отправить
Периодически проверяйте статус заявления в личном кабинете, так как могут поступить запросы ФНС, например об уточнении номера аппарата или накопителя
Шаг 4. Получите регистрационный номер.
ФНС сверит сведения из заявки с государственными реестрами. Если всё верно, присвоит онлайн-кассе регистрационный номер.
В уведомлении указан номер, который нужно использовать для фискализации ККТ
Шаг 5. Пройдите фискализацию.
Фискализацию можно пройти на любом устройстве с подключённым принтером чеков. Выполните три действия:
- Введите регистрационные данные в кассовый аппарат. Будьте внимательны, так как при введении неправильного номера фискальный накопитель блокируется.
- Дождитесь распечатки чека с параметрами фискализации. Это десять цифр, которые нужно ввести на сайте ФНС в поле «Отчёт о регистрации ККТ», строка «Фискальный признак». В строке «Дата, время получения фискального признака» укажите номер и дату фискального документа.
- Нажмите «Подписать и отправить». В ЛК появится карточка регистрации ККТ.
Дата регистрации ККТ — день формирования карточки
После получения карточки настройте передачу данных в ОФД для биллинга. Войдите в личный кабинет на сайте ОФД, найдите раздел «Подключение ККТ к ЛКК». В завершение введите информацию из карточки и сохраните изменения.
Как зарегистрировать кассу офлайн
Лично или через представителя передайте заявление в любое отделение ФНС.
Срок рассмотрения документов и оформления ККТ — пять рабочих дней.
Какие ошибки можно допустить при регистрации ККТ
Иногда предприниматели совершают ошибки ещё на этапе регистрации. Мы собрали наиболее распространённые — почитайте о них, чтобы не повторить.
- Неправильные или неполные сведения о предприятии, модели онлайн-кассы или ОФД. Проверяйте всё перед отправкой.
- Пропуск сроков. Фискализацию кассы и отчёт о регистрации ККТ в ФНС России нужно провести в течение 24 часов после получения номера. Если не соблюсти сроки, придётся получать новый номер.
- Частая перерегистрация ККТ. При изменениях в регистрационной карточке требуется перерегистрация. Перерегистрировать онлайн-кассу без замены ФН не более 12 раз. Затем понадобится новый накопитель.
Отдельно мы собрали список ошибок, за которые могут оштрафовать уже во время работы с онлайн-кассой.
Как снять онлайн-кассу с учёта
Чтобы снять онлайн-кассу с учёта, нужно сформировать заявление и подать его в ФНС. Это можно сделать в бумажном формате, через ЛК налоговой или ОФД.
Процедура включает несколько шагов:
- Подготовьте кассу. Завершите все расчёты, сформируйте итоговый отчёт и убедитесь, что данные переданы ОФД.
- Сформируйте заявление. В ЛК налогоплательщика заполните заявление о снятии кассы с учёта. Укажите причину (например, замена оборудования, прекращение деятельности).
- Отправьте данные в налоговую. После снятия кассы с учёта сформируйте отчёт о закрытии ФН и отправьте его в налоговую через личный кабинет.
- Проверьте завершение процедуры. Убедитесь, что касса удалена из реестра налоговой. Это можно сделать через личный кабинет или запросив подтверждающий документ.
Также нужно сформировать отчёт о закрытии ФН. Информация для этого отчёта формируется в ККТ — процесс зависит от аппарата. Отчёт подают в налоговую вместе с заявкой. После того как инспекция получит документы и проверит их, она сформирует и отправит заявителю специальную карточку.
Снимать кассу с учёта — это обязанность владельца бизнеса. Если не снять её вовремя, налоговая оштрафует за нарушение порядка или сроков.
Размер штрафа:
- Для ИП — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей.
- Для компаний — штраф от 5 000 до 10 000 рублей.
Чтобы избежать дополнительных расходов и проблем с налоговой, важно следить за сроками и правильно оформлять документы.
Образец заявления по форме 1110061
Заявление по форме 1110061 — ключевой документ для регистрации или снятия с учёта онлайн-кассы. В нём — всё об устройстве, владельце и его деятельности.
Что включает заявление:
1. Данные налогоплательщика:
- ИНН, КПП (для юридических лиц).
- Полное наименование или ФИО.
2. Информацию об онлайн-кассе:
- Заводской номер ККТ.
- Модель устройства.
- Характеристики ФН.
- ОФД, к которому будет подключена касса.
3. Место установки кассы:
- Адрес, где будет использоваться касса.
- Указание на возможность использования в автономном режиме (например, для курьеров).
4. Тип заявления:
- Регистрация.
- Перерегистрация (в случае замены фискального накопителя).
- Снятие с учёта.
Как заполнить заявление:
- Используйте электронный вариант, чтобы избежать ошибок.
- Заполняйте документ разборчиво, чётко и без сокращений.
- Проверяйте информацию перед отправкой.
Скачайте и заполните заявление по кнопке «Скачать» ниже. Заполненное заявление подаётся через личный кабинет налогоплательщика или лично в отделении налоговой.
