Онлайн-касса нужна предпринимателю для того, чтобы законно вести бизнес и принимать платежи. Большинство ИП и руководителей ООО должны обязательно использовать онлайн-кассу, но для некоторых предпринимателей есть исключения.
Зачем нужна онлайн-касса
Онлайн-касса необходима предпринимателям, чтобы записывать и передавать в налоговую всю информацию о проведённых платежах. Благодаря тому, что ИП и ООО используют онлайн-кассы, ФНС в режиме реального времени узнаёт о каждой финансовой операции.
Использовать устройство должны почти все предприниматели. Есть список исключения — сфер бизнеса, в которых можно работать и без онлайн-касс. Среди них:
- продажа мороженого в киосках;
- торговля безалкогольными напитками на разлив, питьевой водой и молоком;
- торговля из автоцистерн рядом продуктов, например, живой рыбой, квасом, растительным маслом;
- изготовление и ремонт ключей.
Есть и другие исключения, например, бизнес в сфере ухода и присмотра за детьми или пожилыми людьми. Полный список можно посмотреть в законе.
Купить онлайн-кассу можно в Точке. Вы можете заказать готовый комплект для работы по 54-ФЗ: онлайн-кассу, фискальный накопитель и подключение к ОФД. Онлайн-касса может быть со встроенным эквайрингом или без него — это зависит от потребностей вашего бизнеса.
Если вы ещё не определились, оставьте заявку, и сотрудник Точки позвонит вам, чтобы помочь подобрать подходящую модель. Мы бесплатно подготовим кассу к работе, затем подключим её к ОФД и доставим в вашу торговую точку.
Из чего состоит онлайн-касса
У онлайн-касс есть несколько основных составляющих. Главный из них — фискальный накопитель. Маленький модуль, который устанавливается в специальный отсек, и записывает все данные о платёжных операциях, самая важная «начинка» онлайн-кассы. После того, как данные записались, изменить их нельзя — они сразу отправляются в налоговую.
У фискального накопителя ограниченный срок действия: 15 или 36 месяцев. Причём, это максимально возможный период эксплуатации: на деле память может закончиться и раньше. Если память кончилась до окончания срока эксплуатации, фискальный накопитель придётся заменить.
Также в онлайн-кассах обычно есть дисплей, клавиатура или сенсорный экран для управления, банковский терминал для карт и эквайринга, принтер для чеков. Многие предприниматели выбирают онлайн-кассу именно с учётом этих характеристик: например, смарт-терминалы, выглядят как планшеты с сенсорным экраном и удобны в использовании для небольшого бизнеса.
Важно уточнить количество портов и слотов для подключения, а также мощность аккумулятора. От неё зависит как долго может работать онлайн-касса без подзарядки.
Дарья Щеникова, эксперт по онлайн-кассам и эквайрингу в Точке:
Сейчас становятся популярными облачные кассы. Они подходят не всем сферам бизнеса, их использование ограничено 54-ФЗ. Отличие облачных онлайн-касс от обычных в том, что они находятся не в стационарной торговой точке, а в Центре обработки данных: вся информация о расчётах собирается и хранится в облаке.
Если предпринимателю нужно получить доступ к данным с онлайн-касс, он может запросить его удалённо. Формировать чеки можно через личный кабинет, с помощью готового модуля к CMS сайта или по API. А приходят такие чеки на электронную почту или телефон клиента.
Важно понимать, что для работы с облачной кассой также потребуется фискальный накопитель, подключение к оператору фискальных данных и регистрация в ФНС. Аренда облачной кассы может выйти дороже, зато предпринимателю не придётся заниматься её подключением, настройкой и сервисным обслуживанием.
Как выбрать онлайн-кассу для ИП и ООО
При выборе онлайн-кассы предпринимателю стоит проанализировать свой бизнес и выбрать онлайн-кассу с учётом его особенностей. Достаточно выполнить несколько простых действий:
1. Определитесь, какой будет точка продаж: стационарной или передвижной. От этого зависит, должна ли онлайн-касса быть переносной. Для продаж в одной и той же точке будет достаточно стационарной кассы. Если предприниматель продаёт товары с доставкой и принимает оплату на месте, ему будет удобнее использовать мобильную онлайн-кассу. Желательно, чтобы она подключалась и через сим-карту, и по wi-fi. В Точке можно купить модель Эвотор 5, она подходит под эти требования. Или PAX A930 — эта касса переносная и со встроенным эквайрингом.
Пример:
Галина печёт панкейки и доставляет их на мероприятия крупными партиями. Оплату она принимает постфактум, когда отдаёт клиенту заказ. Поэтому для приёма оплаты она выбирает мобильную онлайн-кассу Эвотор 5. Также ей подойдёт переносная онлайн-касса со встроенным эквайрингом — PAX A930.
2. Оцените количество товарных позиций. Если их немного (до 15-20), достаточно базовой недорогой онлайн-кассы. Если их больше, имеет смысл приобрести смарт-терминал — на большом экране продавцу будет удобнее выбирать позиции. К тому же, в смарт-терминале уже установлен фискальный накопитель, принтер чеков и программное обеспечение для работы — это удобно.
Для магазинов с очень широким ассортиментом, например, супермаркетов, нужны более мощные онлайн-кассы, которые мгновенно обрабатывают информацию, быстро печатают чеки и отражают большое количество товарных позиций. В этом случае лучше выбирать стационарную модель, которая стабильно работает от проводного интернета, поддерживает сканеры штрих-кодов и оснащена принтером чеков.
3. Спрогнозируйте приблизительное количество покупателей и платёжных операций. Это нужно для того, чтобы подобрать подходящую скорость печати чеков.
Если в торговой точке за день проходит до 100 покупателей, а очереди не формируются, достаточно обычной онлайн-кассы. Если покупателей больше 100, лучше купить принтер чеков со скоростью печати выше 90 мм/с. В точках с более высокой проходимостью и несколькими кассами, например, гипермаркетах или фаст-фуде, имеет смысл приобрести хороший принтер чеков со скоростью печати выше 150 мм/с. Это позволит избежать очередей.
4. Продумайте способ подключения онлайн-кассы к сети. Это может быть проводной интернет, wi-fi или сим-карта. Лучше, чтобы у аппарата было, как минимум, два способа подключения, например, через сим-карту и wi-fi.
Важно: если предприниматель работает с алкоголем, ему нужна касса, которая подключается к ЕГАИС. То же самое касается предпринимателей в сфере торговли мясом, рыбой и молочной продукцией — они должны поддерживать ФГИС.
В некоторых случаях может понадобиться дополнительное оборудование. Чтобы понять, нужно ли оно вам, спрогнозируйте количество товаров в среднем чеке.
Если покупатели обычно приобретают небольшое количество товаров продавец может спокойно найти на смарт-терминале. Но если товарных позиций много, их поиск вручную займёт несколько минут. Чтобы сократить время ожидания, можно подключить сканер для считывания штрих-кодов.
Приобрести сканер можно в Точке. Сканеры бывают двух видов. 1-D могут использовать все желающие, кроме тех, кто торгует подакцизными товарами. 2-D нужны тем, кто сканирует акцизные марки и QR-коды.
Стоимость сканера 1-D — 2 500 рублей, а сканера 2-D — 7 000 рублей. Оставьте заявку, и сотрудник Точки поможет подобрать дополнительное оборудование.
Онлайн-касса и эквайринг — одно и то же?
Иногда предприниматели думают, что приобретение онлайн-кассы равнозначно подключению эквайринга. Но на самом деле это разные вещи.
Онлайн-касса — кассовый аппарат, которые печатает чеки и передаёт информацию в налоговую. А эквайринг — способ приёма платежей через банковские карты, с помощью QR-кодов или по интернету. Точка подробно рассказывала про разные виды эквайринга, но если коротко:
- Торговый эквайринг нужен для приёма оплаты банковскими картами и по QR-кодам в офлайн-бизнесе.
- Интернет-эквайринг нужен для приёма платежей по ссылкам или QR-кодам в интернете. Например, на сайтах, в социальных сетях и приложениях.
Подключение эквайринга не заменяет покупку онлайн-кассы — она всё равно нужна.
Сколько стоит онлайн-касса
Предприниматели обычно покупают онлайн-кассы на старте бизнеса. Стоимость зависит от выбранной модели и потребностей бизнеса. Рассмотрим на примере популярных моделей:
- Эвотор 5 — легкая переносная касса для служб доставок, курьеров, официантов и всех, кто носит кассу с собой для приёма оплаты. Стоимость — 22 400 рублей.
- PAX A930 — терминал со встроенным эквайрингом, который принимает оплату и через банковские карты, и через QR-коды по СБП. Можно использовать на стационарной точке продаж, а при необходимости — взять на выезд. Стоимость — 27 500 рублей.
Иногда ИП и руководители ООО, которые занимаются сезонным бизнесом, предпочитают арендовать устройства. Это комфортнее тем, что по сравнению с единоразовой оплатой онлайн-кассы, нужно платить небольшие суммы ежемесячно. Но тут важно просчитать, что будет выгоднее: аренда или приобретение кассы в рассрочку.
Например, в Точке онлайн-кассу PAX A930 со встроенным эквайрингом можно приобрести в рассрочку — за 2 750 рублей в месяц, общая стоимость в этом случае — 33 000 рублей. Через год касса будет в собственности и больше платить за неё не придётся, в то время, как арендную плату за онлайн-кассу нужно будет платить в течение всего периода работы.
Дарья Щеникова, эксперт по онлайн-кассам и эквайрингу в Точке:
При покупке онлайн-кассы важно не забыть про фискальный накопитель и подключение к ОФД. Без этого онлайн-касса не сможет работать и передавать данные о платёжных операциях в налоговую.
Фискальный накопитель подключается на срок 15 или 36 месяцев, подключение к оператору фискальных данных оплачивается на такой же период. Удобнее одновременно покупать фискальный накопитель и подключать ОФД на этот же период, чтобы их период действия заканчивался в один и тот же день.
Стоимость фискального накопителя зависит от срока действия:
- 15 месяцев — 10 500 рублей
- 36 месяцев — 15 500 рублей
Стоимость подключения к ОФД также зависит от срока:
- 15 месяцев — 1 500 рублей
- 36 месяцев — 3 000 рублей
Помните, что у ФН и подключения к ОФД ограниченный срок действия, поэтому периодически их нужно будет переподключать.
Как подключить онлайн-кассу
После того, как вы выбрали модель онлайн-кассы и оплатили устройство, нужно выполнить несколько шагов.
- Выберете компанию, которая будет собирать данные о платёжных операциях и отправлять их в налоговую. Важно, чтобы она состояла в списке ФНС — сейчас в нём представлено 16 операторов фискальных данных.
- Зарегистрируйте кассу на сайте ФНС. Для того, чтобы подтвердить регистрацию, понадобится электронно-цифровая подпись.
- Дождитесь, пока налоговая проверит онлайн-кассу и присвоит ей регистрационный номер. Этот номер нужно ввести в кассовый аппарат, позже он выдаст чек с номером и фискальным признаком. Все эти данные нужно ввести в личном кабинете на сайте ФНС для завершения регистрации.
Теперь в личном кабинете карточка регистрации ККТ. А значит — онлайн-касса готова к работе.
Купить онлайн-кассу можно в Точке. Вы можете сразу заказать готовый комплект для работы по 54-ФЗ: онлайн-кассу, фискальный накопитель и подключение к ОФД. Выбирайте кассу с учётом потребностей вашего бизнеса.
Если не знаете, на чём остановиться, оставьте заявку, и наш сотрудник поможет выбрать подходящую модель. Мы бесплатно подготовим кассу к работе и подключим её к ОФД, а затем доставим в вашу торговую точку. Если вы оставите заявку, наш сотрудник позвонит вам, чтобы помочь.