ИП и руководители ООО, которые продают товары и услуги, используют онлайн-кассы для приёма оплаты. Расскажем, что такое онлайн-касса, зачем она нужна предпринимателю и что будет, если её не использовать. Разберёмся, какие бывают виды онлайн-касс, как выбрать подходящую модель и как подключить онлайн-кассу, чтобы принимать оплату от клиентов.
В Точке можно получить кассу, полностью готовую к работе. Вы получите весь комплект для работы по 54-ФЗ: кассу и фискальный накопитель. А если хотите подключить торговый эквайринг, можно выбрать онлайн-кассу, в которую уже встроена возможность принимать безналичные платежи.
Мы бесплатно подготовим кассу к работе и подключим её к ОФД, а затем доставим в вашу торговую точку. Оставьте заявку, и наш сотрудник свяжется с вами, чтобы ответить на возникшие вопросы.
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса — устройство, которое записывает на фискальный накопитель данные обо всех платёжных операциях ИП и ООО, а затем отправляет электронные чеки в ФНС через оператора фискальных данных в режиме реального времени. То есть, онлайн-касса мгновенно уведомляет налоговую о проведении всех оплат.
Использовать онлайн-кассы обязаны все ИП и ООО — вне зависимости от системы налогообложения. Причём, это касается даже тех, у кого нет нанятых сотрудников.
Онлайн-кассу могут не устанавливать предприниматели, которые занимаются розничной продажей бахил, делают и ремонтируют ключи, присматривают за детьми и пожилыми. Есть и другие исключения. Закон может периодически меняться, поэтому перед началом работы стоит уточнить последние обновления.
Если по закону предприниматель обязан использовать онлайн-кассу при приёме оплаты, но принимает платежи без неё, его могут оштрафовать. Штраф для ИП составляет от 25% до 50% от суммы выручки, но не менее 10 000 ₽, а для ООО — от 75% до 100%, но не менее 30 000 ₽.
Если ИП или руководитель ООО планирует принимать оплату по безналу, ему понадобится эквайринг. Многие сразу выбирают онлайн-кассу, в которой эквайринг встроен.
Один из надёжных вариантов со встроенным торговым эквайрингом — PAX A930. Терминал работает со всеми популярными в России платёжными системами. Он подходит и для оплаты банковскими картами, и для оплаты по QR-коду. При оплате через СБП деньги зачисляются на счёт за 15 секунд.
Какие онлайн-кассы бывают
Существует больше 150 моделей онлайн-касс, но все они делятся на 3 вида. Это смарт-терминалы, мобильные кассы и фискальные регистраторы. Расскажем о каждом виде подробнее.
1. Смарт-терминал — устройство 3 в 1, в котором сразу установлено всё, что нужно для приёма платежей. Смарт-терминал выглядит как планшет, но при этом он оснащён принтером чеков, фискальным накопителем и кассовым программным обеспечением.
На экран выведены ключевые разделы для работы: продажи, возврат, отчёты, товары. В Точке можно купить онлайн-кассу Эвотор 7.2 — она подключается к ЕГАИС и подходит для торговли алкоголем.
Смарт-терминал подключается через wi-fi, сим-карту и провод. Заряда терминала обычно хватает на рабочий день, он работает без подзарядки до 14 часов. Но периодически терминал нужно заряжать. Также бывают кассы, которые могут работать только от сети.
Пример:
Альбина — владелица бара. В нём продаётся алкоголь, а значит — ИП нужна онлайн-касса, которая подключается к ЕГАИС. Без подключения к этой информационной системе работать не получится. Альбине подойдёт касса Эвотор 7.2.
2. Мобильные кассы — устройства, которые легко можно взять с собой. В них есть процессор и встроенная память, а ещё устройство оснащено программой товарного учёта и скидок. Мобильные кассы подходят тем, кто занимается передвижной торговлей, выезжает на дом, продаёт в интернете или занимается доставкой товаров. Переносной терминал нужен, чтобы иметь возможность принять оплату в любом месте.
В Точке продаётся модель Эвотор 5: она подходит для интернет-магазинов, подключается через wi-fi и сим-карту. Терминал может работать без подзарядки 12 часов.
Пример:
Надежда владеет цветочным бутиком. Основную часть заказов оформляют через доставку. Некоторые клиенты не готовы оплачивать всю сумму заранее, поэтому часть оплаты отправляют по интернет-эквайрингу, а оставшуюся сумму доплачивают курьеру с мобильным эквайрингом при получении заказа.
3. Фискальные регистраторы — устройства, которые печатают чеки и отправляют информацию о платёжных операциях в налоговую. Они подходят предпринимателям, которые торгуют на стационарных точках, и уже имеют свою систему товароучёта. Например, фискальные регистраторы можно использовать для торговли в супермаркетах, строительных магазинах, популярных кафе и ресторанах.
Важно: фискальные накопители в онлайн-кассах работают только в течение установленного срока. Он может составлять 15 или 36 месяцев. Когда срок использования будет заканчиваться, нужно будет позаботиться о подключении нового накопителя.
Дарья Щеникова, эксперт по онлайн-кассам и эквайрингу в Точке:
Набирает популярность ещё один вид касс — облачные кассы. Для работы с облачной кассой также требуется фискальный накопитель, подключение к оператору фискальных данных и регистрация в ФНС. Отличие облачной кассы от обычной в том, что она находится не на торговой точке, а в ЦОД, все данные о расчётах собираются и хранятся в облаке.
При этом, у компании есть к ней удалённый доступ, можно формировать чеки вручную через личный кабинет, а также делать это с помощью готового модуля к CMS сайта или по API. Отправляться они будут на электронную почту или на телефон покупателя.
Аренда облачной кассы может выйти дороже, зато предпринимателю не придётся заниматься её подключением, настройкой и сервисным обслуживанием. Важно учитывать, что облачные кассы подходят не каждому бизнесу, их использование ограничено 54-ФЗ. Поэтому заранее уточните, можете ли вы их использовать.
Как выбрать онлайн-кассу
При выборе онлайн-кассы важно ориентироваться на потребности конкретного предпринимателя и масштаб бизнеса. Учитывайте такие параметры:
- Количество позиций товара. Если в точке продаж представлено немного товаров, например, цветочный магазин продаёт только 20 стандартных букетов, достаточно мобильной кассы. Если же в магазине много позиций, стоит купить смарт-терминал с цветным дисплеем. Для крупных магазинов, супермаркетов и других торговых точек с большим ассортиментом подойдут фискальные регистраторы.
- Вид деятельности. Для большинства видов деятельности подходят любые онлайн-кассы. Но для некоторых сфер бизнеса нужны кассы, которые поддерживают ФГИС или подключаются к ЕГАИС. ЕГАИС нужен тем, кто продаёт алкоголь, а ФГИС — тем, кто работает с мясом, рыбой и молочной продукцией. Если касса не интегрируется с необходимыми системами, полноценно работать с ней будет невозможно.
- Количество покупателей. Если проходимость в торговой точке низкая и принимать оплату нужно нечасто, достаточно мобильной онлайн-кассы. Если покупателей больше 100, нужно обратить внимание на скорость печати принтера чеков. Желательно, чтобы она была выше 90 мм/с. Cупермаркетам и другим точкам с высокой проходимостью, нужно более высокая скорость печати: выше 150 мм/с.
Спрогнозируйте, какое количество позиций будет в среднем чеке. Если товаров немного, например, 1-3, продавец сможет выбрать их на смарт-терминале и провести покупку. Но если товаров больше, выбор товаров вручную займёт много времени. А значит — стоит купить сканер для считывания штрих-кодов.
Сканеры бывают двух видов: 1-D подходит всем, кто работает со штрих-кодами, а 2-D необходим тем, кто сканирует акцизные марки. Для обычных магазинов и точек продаж достаточно 1-D. Владельцам аптек, а также тем, кто торгует молочной продукцией или алкоголем, понадобится 2-D.
Как подключить онлайн-кассу
Выбирайте онлайн-кассу из самых популярных моделей:
- Эвотор 5 — легкая мобильная касса для передвижного бизнеса, курьеров, официантов и всех, кто принимает оплату в разных точках города.
- Эвотор 7.2 — компактный терминал для приёма оплаты в стационарных точках продаж.
- PAX A930 — терминал со встроенным эквайрингом, который принимает оплату и через банковские карты, и через QR-коды по СБП.
После того, как вы определитесь с моделью, нужно выполнить несколько действий.
- Выберите оператора фискальных данных на сайте ФНС. Сейчас в списке состоит 16 операторов.
- Выберите кассу и зарегистрируйте её на сайте ФНС: заполните все необходимые поля и подтвердите регистрацию ЭЦП.
- Дождитесь, пока ФНС проверит онлайн-кассу и выдаст регистрационный номер. Его нужно ввести в кассовый аппарат. Аппарат выдаст чек с номером и рядом цифр — фискальным признаком.
- Внесите номер и фискальный признак в личном кабинете на сайте ФНС. Готово! В личном кабинете вы увидите карточку регистрации ККТ.
В Точке можно заказать кассу, готовую к работе. Вы получите весь комплект для работы по 54-ФЗ: кассу и фискальный накопитель. А если вы планируете подключить торговый эквайринг, можно выбрать онлайн-кассу, в которую встроена такая возможность.
Мы бесплатно подготовим кассу к работе и подключим её к ОФД, а затем доставим в вашу торговую точку. Оставьте заявку, и наш сотрудник позвонит вам.