ЭЦП нужна предпринимателю, чтобы удалённо работать с документами для бизнеса. Например, подписывать контракты без личных встреч, сдавать отчётность, подавать иски, участвовать в торгах.
Что такое электронная подпись
Электронная цифровая подпись — цифровой аналог обычной рукописной подписи. Её используют в электронном документообороте для удалённой подписи счетов, договоров, актов и других документов. Подписывать документы ЭЦП можно из любого места, в котором есть интернет. Работать с ней могут ИП, юридические и физические лица.
Когда нужна ЭЦП
Юридическим лицам и ИП она необходима, чтобы:
- Подписывать договоры с контрагентами.
- Участвовать в государственных тендерах.
- Подписывать отчёты для налоговой и бухгалтерии.
- Подписывать кадровые документы.
- Обмениваться документацией по ЭДО с бизнес-партнёрами.
- Регистрироваться в ЕГАИС, ФТС, Честном знаке, Меркурии.
- Подписывать накладные (в том числе маркированные), счета-фактуры, УПД.
- Пользоваться сервисом Госуслуги.
Физические лица тоже могут пользоваться ЭП. Например, при работе с Госуслугами, для получения налоговых вычетов, при подаче жалоб и исков в суд, заявлений в учебные заведения.
Состав электронной подписи
Электронная подпись состоит из двух частей.
Открытый ключ. Это сертификат, в котором содержатся сведения о владельце, сведения об удостоверяющем центре, сроке действия цифровой электронной подписи. Это основной носитель информации об ЭЦП.
Закрытый ключ. В нём содержится механизм, с помощью которого шифруются документы.
Они выполняют разные функции: с помощью закрытого ключа, доступного только владельцу, документ шифруется, а с помощью сертификата, доступного для всех, документ дешифруется.
Виды электронной подписи
Есть три вида цифровых подписей: простая, квалифицированная и неквалифицированная.
| Вид подписи | Надёжность | Где применяют | Как получить | Юр. значимость |
| ПЭП | 🔒 | Госуслуги, сайты | При регистрации в сервисе | Низкая |
| НЭП | 🔒🔒 | Договоры, акты, отчёты | На сайте ФНС или через УЦ | Средняя |
| КЭП | 🔒🔒🔒 | Отчётность, УПД, торги | Через УЦ или ФНС | Высокая |
Их отличают уровень надёжности и сфера использования. Давайте разберём каждый вариант.
Простая электронная подпись
Простая электронная подпись (ПЭП) — самый распространённый вариант электронной подписи. К ПЭП относятся логины и пароли для авторизации на сайтах, смс-коды для входа в личные кабинеты.
Анна, самозанятая, загружает чеки и отправляет их клиенту через онлайн-бухгалтерию.
Зачем нужна ПЭП: можно получить бандероль, письмо или посылку, менять пароли в приложении или тратить баллы в магазине. Можно подписать и договоры с контрагентами, но для этого надо будет заключить соглашение о простой ЭЦП. Для более серьёзных дел — подачи документов в госструктуры или участия в торгах — простая подпись не подойдёт.
Как получить ПЭП: обычно простую подпись получают при регистрации на нужном сервисе. Достаточно оставить номер телефона, придумать логин и пароль.
Неквалифицированная электронная подпись
Неквалифицированная электронная подпись — зашифрованный набор данных, которые подтверждают личность пользователя и тех, кто присоединяется к подписанному документу. Она юридически значима, но более доступна, чем КЭП.
Ольга, HR в крупной компании, подписывает приказы и заявки внутри системы документооборота.
Зачем нужна НЭП: подходит для подписания большинства документов. Среди них договоры, дополнительные соглашения, приложения, акты, отчёты агента, товарные накладные, спецификации и уведомления. Также подойдёт для работы с самозанятыми и физлицами. А ещё — если у контрагента нет своего ЭДО.
Не подойдет для счетов-фактур или документов, которые нужны для признания сделки или передачи государству.
Как получить НЭП: на сайте налоговой или в удостоверяющем центре.
Квалифицированная электронная подпись
Квалифицированная ЭП равнозначна рукописной — она обладает юридической значимостью. КЭП защищена более надёжно, чем простая подпись. Создать КЭП и воспользоваться ее сертификатом можно только с помощью специальной программы — криптопровайдера. Для работы с подписью на компьютер нужно установить программу для создания ЭЦП. Например, КриптоПро CSP.
Мария, ИП на УСН, подписывает договоры с поставщиками через ЭДО, не выходя из дома.
Зачем нужна КЭП: для отправки отчётности в налоговую, подписания документов с указанием ставки НДС, в том числе «Без НДС». Например, УПД или счетов-фактур. Документы, подписанные КЭП, также можно отправить контрагенту по роумингу.
Как получить КЭП: подать заявление на получение электронной подписи на сайте ФНС или в удостоверяющем центре ФНС.
На сайте ФНС: зайдите в личный кабинет компании или ИП и выберите графу «Заявление на получение КЭП». На основании данных в личном кабинете автоматически сформируется заявление.
В удостоверяющем центре: выберите отделение для выдачи КЭП и возьмите с собой документы. Вам понадобятся паспорт, СНИЛС, запись ЕГРИП/ЕГРЮЛ и USB-токен.
Особенности хранения КЭП
Все КЭП хранятся на защищённых носителях — токенах и смарт-картах. Они похожи по своим функциям и отличаются лишь несколькими нюансами.
- Токен — USB-носитель, похожий на флешку. Его можно брать с собой и использовать на разных устройствах с USB-разъёмом.
- Смарт-карта — носитель в виде пластиковой карточки, похожей на банковскую. Для смарт-карты понадобится специальный считыватель.
Выбрать можно любой вариант, главное — чтобы доступ к носителю ЭЦП был только у владельца.
Чтобы обезопасить ЭП, придерживайтесь нескольких правил.
- Пользуйтесь подписью только лично. Другие сотрудники могут подписывать документы своими сертификатами физлиц. Для подтверждения полномочий им достаточно иметь машиночитаемую доверенность.
- Установите на токен и компьютер сложные пароли. Они защитят электронную подпись.
- Не передавайте сканы и реквизиты паспорта, если есть хоть малейшие сомнения в безопасности.
Использование стороннего криптопровайдера
Криптопровайдер — программа, которая шифрует данные для ЭЦП. Обычно криптопровайдер обозначают аббревиатурой CSP – Cryptography Service Provider.
На русском языке его называют СКЗИ — средство криптографической защиты информации.
СКЗИ встраивают в токены JaCarta-2 SE, Рутокен ЭЦП 3.0 или устанавливают в качестве отдельной программы.
Программы для работы и алгоритмы шифрования
Для установки и работы с ЭЦП предназначаются специальные программы.
- ViPNet CSP. Посредник между ПК и программным обеспечением для работы с ЭЦП. Добавляет в операционную систему функционал для шифрования, позволяет генерировать ключи ЭП, проверять достоверность криптографии в документах.
- КриптоПро CSP. Программа для подписания документов электронной подписью. Позволяет расшифровывать и зашифровывать файлы.
- Единый Клиент JaCarta. Подходит для токенов и смарт-карт JaCarta. С его помощью проверяют обновления сертификатов, срок действия ключей, выполняют авторизацию для доступа к защищённым системам.
Как подписать документ с помощью ЭЦП
Процесс подписания зависит от формата документа.
MS Office Word или Excel. Установите плагин КриптоПро Office Signature. Действуйте по инструкции:
- Выберите вкладку «Файл» – «Сведения» – «Добавить ЭП».
- Выберите необходимый сертификат ЭЦП.
- Нажмите на кнопку «Подписать».
После подписания в документ нельзя вносить корректировки.
PDF. Подключите отдельный модуль КриптоПро PDF и настройте Acrobat Reader DC/ Adobe Acrobat Pro. Дальше — по инструкции.
- Откройте нужный файл PDF в Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.
- Выберите ярлык «Заполнить и подписать».
- Выберите пункт «Сертификаты».
- Нажмите на «Поставить цифровую подпись».
- Выделите место для постановки ЭП.
- Выберите цифровое удостоверение и подписание документа.
Стоимость электронной подписи
Стоимость ЭП зависит от статуса владельца. Для ИП и физлиц – от 2000 рублей. Для юридических лиц – от 3000 рублей.
Помимо базового пакета ЭЦП может содержать расширения для работы в разных информационных системах. Их наличие увеличивает стоимость подписи.
Что делать при потере ЭЦП
При потере токена необходимо отозвать сертификат. Сделать это можно в удостоверяющем центре или на Госуслугах. После аннулирования сертификата электронная подпись утратит юридическую силу и мошенники не смогут ей воспользоваться.
Как восстановить подпись
Восстановить ЭП невозможно. Это важно для безопасности, чтобы подпись нельзя было украсть.
Если токен утерян, сломан или подпись с токена была стёрта, подпись нужно перевыпустить. Для этого надо обратиться в удостоверяющий центр.