Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами через интернет. Его полная противоположность — бумажный документооборот, когда стороны распечатывают документы, подписывают их от руки, а потом по почте пересылают друг другу. В ЭДО все документы отправляют и принимают онлайн через специальные сервисы операторов ЭДО.
Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью (ЭП). Такая подпись даёт ему юридическую силу и защищает от подделки.
Обмен подписанными файлами происходит в отдельном сервисе — системе электронного документооборота, которую подключают у оператора ЭДО.
Виды электронного документооборота
Электронный документооборот бывает внутренним и внешним.
— Внутренний ЭДО используют для обмена документами внутри одной компании. Например, сотрудник создал электронное заявление на выдачу аванса под отчёт, подписал его электронной подписью и отправил на согласование бухгалтеру и руководителю.
— Внешний ЭДО используют для обмена документами с контрагентами, государственными органами и другими организациями. Например, поставщик отправил покупателю электронную накладную и счёт на оплату через сервис ЭДО. Покупатель получил документы, проверил их и подписал электронной подписью.
Схема электронного документооборота
Схема ЭДО зависит от вида документооборота.
— Внутренний электронный документооборот происходит внутри одной компании. Сотрудник создаёт документ в электронной системе и отправляет его на согласование ответственным лицам. После проверки документ подписывают электронной подписью и сохраняют в системе для дальнейшей работы.
— Внешний электронный документооборот сложнее. В нём участвуют три стороны:
- Пользователи — это организации и ИП, которые работают с электронными документами. Пользователи создают договоры, формируют счета и заявления.
- Операторы ЭДО — это компании, которые создают системы ЭДО. В таких программах происходит безопасный обмен электронными документами между пользователями.
- Удостоверяющие центры (УЦ) — организации, которые выпускают электронные подписи.
Отправитель получает ЭП от удостоверяющего центра → создаёт и подписывает файл → отправляет его получателю в системе ЭДО.
Рынок ЭДО в России контролирует государство. Например, Минцифры РФ выдаёт лицензии удостоверяющим центрам, а ФНС проверяет участников электронного документооборота.
С какими документами можно работать в системе ЭДО
В системе электронного документооборота можно работать с любыми документами. Отличаться будет только способ их подписания.
| Способ подписания | Степень защиты | Типы документов |
|---|---|---|
| Простая ЭП | Низкая | Документы, указанные в соглашении между партнёрами |
| Усиленная неквалифицированная ЭП | Средняя | Соглашение о признании подписи: — договоры, кроме трудовых с сотрудниками; — дополнительные соглашения; — акты оказанных услуг; — акты приёма‑передачи; — товарные накладные; — счета; — спецификации; — технические задания; — приказы; — распоряжения; — служебные записки; — письма |
| Усиленная квалифицированная ЭП | Высокая | Счета‑фактуры. Универсальные передаточные документы |
Виды электронной подписи для ЭДО
В системе электронного документооборота документы можно подписывать простой, неквалифицированной и квалифицированной электронной подписью. Они отличаются уровнем защиты и возможностями применения.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Простая электронная подпись подтверждает личность пользователя с помощью кода или пароля. Например, сотрудник может подписать документ, введя код из СМС.
ПЭП имеет самый низкий уровень защиты по сравнению с другими видами электронной подписи.
ПЭП подходит для внутренних документов компании и обмена документами с контрагентами, если стороны заранее договорились использовать такую подпись. Для этого необходимо заключить дополнительное соглашение и приравнять ПЭП к собственноручной подписи.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Неквалифицированная электронная подпись создаётся с помощью алгоритмов шифрования. Она позволяет определить, кто подписал документ, и проверить, что файл не изменяли после подписания.
НЭП используют для документов, форма которых не установлена законом. Например, для договоров, приказов, служебных записок и других неформализованных документов.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Квалифицированная электронная подпись — самый защищённый вид электронной подписи. Её создают с помощью средств криптографической защиты, сертифицированных государством. КЭП подтверждает личность владельца и гарантирует, что документ не изменяли после подписания.
КЭП имеет юридическую силу собственноручной подписи и не требует дополнительных соглашений между сторонами.
КЭП используют для сдачи отчётности в государственные органы и фонды, а также для подписания формализованных электронных документов. Например, счетов-фактур и УПД.
Экспертное мнение
Переход на ЭДО значительно упрощает документооборот в компаниях. Это особенно важно, когда нужно быстро обмениваться актами, счетами и договорами с контрагентами.
У каждого оператора ЭДО свои тарифы, возможности и особенности работы. В статье «Какой ЭДО выбрать» рассказываем, на что обратить внимание при выборе сервиса и какой вариант подойдёт для разных задач бизнеса.
Как работать в системе электронного документооборота
Процесс ЭДО в разных программах похож. Рассмотрим его на примере сервиса «Документооборот» от Точка Банка. У пользователей есть все возможности ЭДО. Вот что они могут делать:
1. Работать с документами. В сервисе Точка Банка можно создавать новые документы и загружать готовые формы. В системе есть конструктор с шаблонами популярных счетов, актов и договоров — вам останется только заполнить их.
2. Подписывать файлы всеми типами ЭП. НЭП для клиентов и их партнёров Точка Банк выпустит при первом подписании документа. Такой подписью можно подписать документ даже с телефона. А чтобы он имел юридическую силу, надо присоединиться к соглашению о признании УНЭП — сервис предложит это автоматически.
Подписывать файлы можно и КЭП. Для этого нужно заказать подпись в аккредитованном УЦ и установить программу «КриптоПро».
3. Отправлять документы контрагентам. Через Документооборот можно передавать документы, подписанные КЭП, даже тем партнёрам, которые работают в других системах. Например, роуминг с сервисами ЭДО от Точка Банка позволяет отправлять документы в Диадок, СБИС, Астрал, Такском, СберКорус и Эдивеб.
Если ваш получатель не использует ЭДО, он самозанятый или физическое лицо, вы можете отправить файл, подписанный НЭП. Он получит ссылку на него по email и подпишет через аккаунт на Госуслугах.
4. Хранить документы. В Документообороте сохраняются не только финальные документы, но и вся цепочка согласований. Это поможет вспомнить историю работы с партнёром или вернуться к предыдущему варианту документа.
Плюсы внедрения ЭДО
Компании и ИП, которые внедряют ЭДО, решают сразу несколько задач.
Быстро подписывают документы. Предприниматель выставляет счёт и подписывает закрывающие документы за несколько минут. Это помогает быстрее получить деньги за сделку.
Экономят деньги на хранении, печати и доставке документов. Электронные документы не нужно распечатывать и пересылать по почте. А значит, бизнес тратит меньше на расходные материалы для принтера и доставку. Экономия — от 15 000 ₽ в год.
Чтобы посчитать экономию для конкретной компании, воспользуйтесь калькулятором ФНС.
Работают с комфортом, не привязываясь к офису. Создавать и подписывать договоры или счета можно где и когда удобно. Главное, чтобы под рукой были ноутбук или смартфон с доступом в интернет.
Минусы внедрения ЭДО
При работе с электронными файлами компании иногда сталкиваются с некоторыми трудностями. Не все контрагенты готовы работать с электронными документами: кто-то ещё не разобрался в процессе, а кто-то продолжает вести двойной документооборот — и в электронном виде, и на бумаге. Это увеличивает нагрузку на сотрудников и требует больше времени и ресурсов. Но по мере того как всё больше компаний и ИП переходят на ЭДО, таких ситуаций становится меньше.
Как подключиться к ЭДО
Для подключения к ЭДО от Точка Банк надо выполнить несколько шагов.
1. Если у вас ещё нет расчётного счёта, оставьте заявку на его открытие. Сотрудник позвонит вам и поможет подобрать подходящий тариф с учётом того, как часто и с какими целями вы планируете им пользоваться.
2. Когда у вас появится расчётный счёт, зайдите в раздел «Документооборот» в интернет-банке. Выставляйте счета на оплату: как только деньги поступят, сами отметим, что всё оплачено. Создавайте документы по готовым шаблонам: акты, накладные, счета-фактуры и УПД. Получайте документы из других систем ЭДО и подписывайте их КЭП или НЭП.