Сфера грузоперевозок в России переходит на цифровые рельсы. С 1 сентября 2025 года стартует обязательное использование ЭТрН при перевозке алкоголя. Постепенно электронный формат заменит бумажные документы и станет стандартом для всех категорий грузов. В этой статье рассказываем, что такое ЭТрН, когда она становится обязательной, как её оформить.
Что такое ЭТрН
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой документ, который подтверждает факт, условия и стоимость перевозки груза. Она выполняет те же функции, что и бумажная транспортная накладная (ТН), но полностью работает в электронном виде.
С 1 сентября 2025 года начнётся переход на ЭТрН при перевозке алкоголя. Бумажные накладные постепенно будут отменяться. Для других товаров такие правила могут ввести позже. Новый порядок будут вводить поэтапно для каждой группы товаров.
Зачем нужна ЭТрН
ЭТрН помогает эффективнее управлять поставками и упростить работу с перевозками. Также с её помощью легче контролировать движение товаров.
Преимущества использования ЭТрН:
- Документы оформляются и передаются быстрее.
- Ошибок становится меньше — все участники видят один и тот же документ.
- Доступ к документам есть круглосуточно и с любого устройства.
- Информация о доставке обновляется в реальном времени.
- Электронные документы не теряются и не портятся.
- Перевозки становятся более прозрачными для государства.
Отслеживать законодательные изменения и вовремя адаптироваться под них нелегко. Электронный документооборот от Точка Банк поможет упростить этот процесс.
Когда ЭТрН обязательна
Госдума приняла закон о новых правилах в транспортной отрасли. В закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» добавили понятие обязательной электронной транспортной накладной (ЭТрН). Это часть масштабной реформы в сфере грузоперевозок.
Помимо ЭТрН, участники перевозок будут использовать и другие электронные документы, например заказ-заявку и экспедиторские бумаги. Все эти документы нужно будет проверять и отправлять в государственную информационную систему (ГИС ЭПД).
Электронные накладные станут обязательными не только для автоперевозок. Новые правила распространятся и на железнодорожный, и на воздушный транспорт. Документы в этих сферах тоже перейдут в электронный формат и будут отправляться в ГИС ЭПД.
Сейчас действует переходный период до 1 сентября 2026 года. У ИП есть время, чтобы подготовиться и изменить свои бизнес-процессы под новые требования.
Действующие правила и будущие изменения по электронным перевозочным документам (ЭПД)
Сейчас в сфере автомобильных перевозок действуют несколько законов, которые регулируют использование электронных документов. Для других видов транспорта (железнодорожного, водного, морского) применяются отдельные правила.
- Федеральный закон от 08.11.2007 №259 разрешает оформлять перевозочные документы в электронном виде.
- Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 №2200 позволяет предъявлять электронные документы при проверках без бумажных копий.
- Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 №931 регулирует, как происходит обмен электронными документами между компаниями и Минтрансом через специальные системы (ИС ЭПД).
- Приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ устанавливает формат ЭТрН и других электронных перевозочных документов. Сейчас официально утверждено шесть видов таких документов.
Изменения в 2025 году:
- С 1 мая по 31 октября 2025 года проводится эксперимент по переводу путевых листов и транспортных накладных в сфере перевозок зерна и продуктов его переработки.
- 11 июня 2025 года подписан закон о трансформации системы грузовых перевозок и транспортно-экспедиционной деятельности.
- 1 сентября 2025 года — старт переходного периода для перевозок алкоголя.
- С 1 сентября 2025 года экспедиторы обязаны хранить информацию обо всех заключённых договорах на территории России в течение трёх лет.
- Усиливается контроль за перевозками опасных грузов.
До марта 2027 года можно использовать и бумажные, и электронные документы.
Все ИП, которые перевозят алкоголь и спиртосодержащие товары, должны будут использовать электронные перевозочные документы.
Что делать ИП уже сейчас
ИП необходимо выбрать одного из операторов и организовать электронный документооборот через его систему. Все документы должны строго соответствовать утверждённым форматам ФНС.
Кроме формализованных документов (как ЭТрН или путевой лист), можно отправлять и неформализованные: доверенности, поручения, экспедиторские расписки и т.п. Также через электронный документооборот можно отправлять договоры, акты, счета-фактуры, УПД и другие документы, связанные с доставкой.
Чтобы соответствовать требованиям ФНС, ИП уже сейчас стоит задуматься о подключении к системе ЭДО. Это поможет упростить работу с документами и избежать проблем в будущем.
Как выглядит форма ЭТрН
Форма утверждена приказом ФНС России от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@ и повторяет бумажную форму. Документ включает восемь титулов (разделов):
- 4 обязательных
- 4 опциональных
Обязательные титулы:
| № | Раздел | Содержание |
| 1 | Погрузка (грузоотправитель) | Участники перевозки, ТС, груз |
| 2 | Погрузка (перевозчик) | Состояние и параметры груза |
| 3 | Выгрузка (грузополучатель) | Получение и проверка состояния |
| 4 | Выгрузка (перевозчик) | Подтверждение передачи |
Опциональные титулы:
| № | Раздел | Содержание |
| 5 | Стоимость (перевозчик) | Итоговая стоимость перевозки |
| 6 | Стоимость (грузополучатель) | Согласие с расчётом |
| 7 | Переадресация | Смена адреса или получателя |
| 8 | Эстафета | Смена ТС или водителя |
Как происходит подписание и электронный обмен ЭТрН
Вся работа с ЭТрН проходит онлайн через систему электронного документооборота (ЭДО). Основные шаги:
- Грузоотправитель создаёт ЭТрН, подписывает её квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Файл через оператора отправляется перевозчику.
- Перевозчик получает титул 1 и, сверяясь с ним, формирует титул 2. Здесь вносится информация о погрузке, поэтому, как правило, с ним работает водитель — вносит замечания, комментарии, подписывает ПЭП.
- Сотрудник перевозчика проверяет и подписывает ЭТрН КЭП.
- Грузополучатель принимает груз, создаёт и подписывает титул 3.
- С 4-м титулом обычно работает водитель, так как он касается разгрузки. Водитель может оставить свои замечания, комментарии по состоянию груза, упаковки, условиям перевозки и т.д.
- Завершает процесс сотрудник перевозчика, подписав титул 4 после водителя КЭП.
Каждый титул после подписания направляется для проверки в ГИС ЭПД. Если в документе была допущена ошибка, титул вернется отправителю на доработку. Взаимодействие происходит через оператора.
Как перейти на ЭТрН: 3 шага
1. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП).
- Бесплатно в налоговой.
- Или в коммерческом удостоверяющем центре (за плату, но с поддержкой).
- Сотрудники используют машиночитаемую доверенность (МЧД) вместо бумажной.
- Водитель подписывает ЭТрН простой электронной подписью в мобильном приложении.
2. Выберите провайдера ЭДО.
- Он помогает формировать и отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД.
- Список одобренных провайдеров публикует Минтранс.
- Лучше выбрать сервис с функцией одного окна, чтобы сотрудники работали в привычной среде.
3. Подготовьте технику.
- Офис: компьютер с выходом в интернет и установленным сертификатом КЭП.
- Водителям нужны смартфоны или планшеты для подписания ПЭП.
- Установите приложение, предоставляемое провайдером или TMS.
Преимущества ЭТрН
- Снижаются затраты на бумагу и хранение документов.
- Проще взаимодействие с налоговой и проверяющими органами.
- Доступ к документу из любой точки мира.
- Быстрое исправление и обмен.
- Прозрачность всех этапов перевозки.
Безопасность и защита информации при использовании ЭТрН
Электронные транспортные накладные (ЭТрН) — это не просто цифровая альтернатива бумажным документам. Это безопасный, юридически значимый формат, который защищает бизнес от подделок, потери информации и несанкционированного доступа. Надёжность ЭТрН обеспечивается на всех этапах — от формирования до передачи и хранения.
1. Шифрование данных.
Вся информация в ЭТрН проходит сквозное шифрование. Это исключает возможность перехвата или чтения данных посторонними лицами.
2. Аутентификация пользователей.
Доступ к документам получают только авторизованные сотрудники. Для этого используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Подделать такую подпись невозможно.
3. Контроль доступа.
Каждому пользователю системы присваиваются индивидуальные права. Это исключает риски случайного удаления, изменения или утечки документа.
4. Журнал действий.
Все операции с ЭТрН фиксируются в системе: кто, когда и что делал с документом. Это позволяет быстро найти причину сбоя или попытку нарушения безопасности.
5. Работа через оператора ЭДО.
Передача накладных происходит через операторов электронного документооборота. Они обеспечивают стабильность канала, защиту от подмены данных и гарантированную доставку.
6. Формат, утверждённый государством.
ЭТрН имеют чёткую структуру и формат, разработанный и утверждённый Минтрансом. Это исключает двусмысленности и минимизирует риски ошибок.
7. Передача по защищённым каналам.
Документы передаются через зашифрованные каналы связи. Используются современные методы защиты: межсетевые экраны, антивирусы, системы обнаружения вторжений.
8. Электронная подпись.
Каждая ЭТрН заверяется УКЭП. Это не просто защита, а гарантия юридической силы и подлинности документа.
Недостатки и сложности
- Затраты на оборудование и подписи.
- Необходимость обучения сотрудников и водителей.
- Нужно наладить работу с провайдерами.
- Принцип единого звена ЭТрН. Все участники перевозки должны быть подключены к ЭДО — без исключений. Если хотя бы одно звено в цепочке не поддерживает ЭДО, то ЭТрН невозможно сформировать.
Переход на ЭТрН — это шаг к современной, быстрой и прозрачной логистике. Он требует подготовки, но в долгосрочной перспективе снижает расходы, ускоряет документооборот и облегчает взаимодействие с госорганами.