Представьте: кафе готовит и доставляет роллы. Количество звонков растёт, операторам всё сложнее обрабатывать заказы вручную. Руководитель внедряет автоматическую программу, и время на обработку сокращается в два раза. Это помогает быстрее принимать заказы и больше зарабатывать.
Так автоматизация помогает в решении рутинных задач. Применять её можно в разных сферах: управление проектами, клиентская поддержка, маркетинг и продажи.
Что такое автоматизация бизнес-процессов простыми словами
Многие задачи можно выполнять без участия человека — с помощью технологий и программ. Что можно автоматизировать на предприятии? Почти всё: управление продажами, учёт товаров на складе, отправку электронных писем, документооборот, проведение платежей, складской и бухгалтерский учёт. Давайте рассмотрим на примерах.
| Процесс | Что можно автоматизировать | Пример |
| Управление запасами | Отслеживание остатков товаров и формирование заказов поставщикам. | В крупном интернет-магазине электроники используют программу управления запасами. Она отслеживает остатки смартфонов на складе. При снижении количества до 150 штук программа формирует новый заказ поставщику и уведомляет менеджера. Это позволяет избежать дефицита популярных моделей. |
| Обработка заказов | Создание и отправка счетов, уведомлений клиентам. | В кафе с доставкой еды формируют счета и отправляют SMS-подтверждения заказчикам. Это ускоряет обработку заказов и снижает вероятность ошибок в виде неправильного адреса или суммы. |
| CRM-системы | Взаимодействие с клиентами, напоминания о звонках и встречах. | В турагентстве CRM-система напоминает менеджерам о звонках клиентам, которые интересовались путёвками, но не завершили бронирование. |
| Аналитика | Сбор и анализ данных о продажах, прогнозирование спроса. | В сети магазинов система анализирует ежедневные продажи и выявляет популярные модели одежды. Например, если модель платья пользуется спросом, магазин оперативно заказывает новые партии. Это позволяет избегать излишков и повышать продажи. |
Основные задачи внедрения новых сервисов и программ:
- повысить эффективность учёта, контроля и другой деятельности компании;
- упростить документооборот между сотрудниками и партнёрами;
- освободить персонал от рутины;
- упростить подготовку отчётов;
- улучшить качество обслуживания.
Иногда решиться на изменения сложно, потому что многое кажется непонятным. Это нормально — оставьте заявку, и мы ответим на вопросы.
Для чего бизнесу нужна автоматизация процессов
Переход на программное обеспечение и сервисы помогает в нескольких направлениях.
Экономия времени и ресурсов
Сокращение времени на выполнение рутинных задач и освобождение сотрудников для других целей.
Уменьшение ошибок из-за человеческого фактора
Ручная работа часто сопровождается ошибками. Иногда они стоят бизнесу денег и репутации. Автоматическое исполнение минимизирует риск.
Повышение скорости и качества работы
Современные системы помогают быстрее реагировать на изменения спроса, обрабатывать больше заказов и улучшать качество обслуживания.
Улучшение клиентского опыта
Быстрая обработка запросов, отправление персонализированных предложения и уведомлений. Это повышает удовлетворённость и лояльность пользователей.
Преимущества и недостатки автоматизации
Обычно переход на автоматизацию упрощает все процессы. Но перед принятием решения оцените плюсы и минусы для вашей компании.
| Преимущества | Недостатки |
| Снижение зависимости от человеческого фактора: позволяет улучшить точность и надёжность операций, а также уменьшить количество ошибок. | Высокие первоначальные затраты: требует инвестиций в программное обеспечение, оборудование и обучение сотрудников. |
| Быстрая адаптация к изменениям: программное обеспечение обрабатывает информацию быстрее и точнее, чем человек, что помогает оперативно реагировать на изменения. | Сложность внедрения и обслуживания: настройка и интеграция могут быть сложными и потребовать привлечения специалистов. |
| Улучшение результатов маркетинговых кампаний и клиентского опыта: ПО оптимизирует воронку продаж, создаёт и отправляет персонализированные предложения. | Зависимость от технологий и кибератак: сбои программ, утечка персональных данных или неполадки оборудования могут парализовать работу. |
| Оптимизация затрат в перспективе: одна программа может заменить нескольких специалистов.Так что расходы на выполнение рутинных задач снижаются. | Снижение гибкости: некоторые системы могут быть слишком жёсткими и не адаптироваться под уникальные потребности компании. |
| Повышение прозрачности бизнес-процессов: появляется возможность отслеживать все производственные этапы в реальном времени. | Необходимость постоянного обновления: технологии быстро развиваются, и компании нужно регулярно обновлять системы, чтобы оставаться конкурентоспособным. |
Какие процессы можно автоматизировать
В 2025 году большую часть процессов можно выполнять автоматически. Давайте представим компанию, которая производит и продаёт натуральную косметику. У неё есть торговая точка в магазине, сайт и страница в соцсетях. Есть офлайн- и онлайн-продажи. Вот чем может помочь автоматизация.
Приём платежей онлайн и офлайн. Проведение оплаты за покупки и оказание услуг.
Пример: покупатель выбирает товар онлайн в интернет-магазине, указывает почту, адрес и переходит к оплате. После оплаты на почту приходит чек, а заказ автоматически передаётся менеджеру для сборки и доставки.
Обработка заказов. Принимать, подтверждать и выполнять заказы.
Пример: менеджер работает в CRM и каждый раз уточняет у бухгалтера, прошла ли оплата. Интеграция позволяет автоматически отправлять уведомление об оплате менеджерам. Это важно, чтобы они знали, когда можно отдавать товар покупателю.
Общение с клиентами. Использовать CRM-системы для удобного взаимодействия. Внутри CRM можно настроить автоматические коммуникации, которые помогут клиенту перейти на следующий шаг.
Пример: CRM для образовательного курса по производству косметики. После прохождения первого курса открывается второй.
Финансовый учёт. Вести бухгалтерию, выставлять счета и обрабатывать платежи.
Пример: интеграция поможет отправлять выписки в программу компании. Так она сможет оплатить налоги с актуальной суммы заработка.
Чтобы не предоставлять бухгалтеру доступ к банку, руководитель может дать ему доступ к платежам внутри программы. Отправлять документы на подпись можно будет в интернет-банке.
Управление запасами. Отслеживать уровень запасов.
Интеграция с банком помогает отслеживать количество товара в реальном времени. Это позволяет автоматически уменьшать доступное количество запасов товара.
Пример: компания выставила счёт на продажу партии - 100 бутылочек натурального шампуня. После создания счёта и оплаты количество бутылочек на складе уменьшится на эти 100 штук. В программе отразится реальный остаток товара. Если шампуня останется мало, система отправит заявку о том, что нужно пополнить запасы.
Человеческие ресурсы. Наладить наём, учёт рабочего времени и расчёт заработной платы.
Пример: у ИП есть программа, в которой указывается вся информация о рабочем времени и отпусках. На основании этих данных CRM автоматически формирует расчёт заработной платы за период.
Маркетинг. Проводить email-рассылки, вести социальные сети и аналитику. В одной CRM можно вести сразу все соцсети и взаимодействовать со своими покупателями.
Пример: компания продаёт косметику в разных соцсетях. Программа собирает данные с разных площадок и предоставляет возможность отвечать покупателям в разные соцсети из одного окна. Это экономит время — не надо постоянно переключаться между разными страничками.
Планирование и отчётность. Формировать отчёты и анализировать данные в реальном времени.
Пример: компания продаёт косметику партиями в другие магазины. При получении денег на счёт владелец компании видит уведомление с информацией из платёжного поручения. Это сумма платежа, ИНН контрагента, назначение и другие реквизиты. С полученными данными формируется отчёт о выручке за день и месяц.
Какие системы используют для автоматизации
Системы бывают разными. Выбор зависит от потребностей и целей бизнеса. Например, магазину электротехники надо оптимизировать обработку заказов и снизить затраты на бухгалтерию. А транспортной компании — отслеживать все этапы доставки в режиме реального времени.
Удобно, когда удаётся совмещать разные системы автоматизации. Открытый API помогает интегрировать сервисы Точки с другими системами автоматизации, которые использует компания. Это делает работу более удобной и помогает экономить время.
CRM-системы
Позволяют управлять продажами и доставками, взаимодействием с заказчиками, анализировать данные. Примеры такой системы: Битрикс24, Точка и Рассрочка, Аспро.Cloud.
ERP-системы
Интегрируют разные бизнес-процессы на одной платформе. Помогают управлять ресурсами, финансами, производством, закупками.
Системы управления задачами и проектами
Дают возможность планировать, отслеживать и управлять задачами и проектами.
Системы автоматизации маркетинга
Помогают управлять рекламными кампаниями, анализировать данные и улучшать взаимодействие с заказчиками.
Системы управления документооборотом
Помогают наладить создание, хранение, поиск и управление документами.
Системы управления бизнес-процессами (BPMS)
Включают в себя возможности планирования, выполнения, мониторинга и анализа процессов. Это позволяет организациям быстрее реагировать на изменения и сокращать затраты.
Сервисы на основе искусственного интеллекта
Это программные решения, которые настраивают и оптимизируют бизнес-процессы с помощью ИИ-технологий. Эти сервисы могут выполнять широкий спектр задач: от анализа данных до выполнения рутинных операций.
Как автоматизировать бизнес: пошаговая инструкция
Шаг 1. Проведите анализ бизнес-процесса.
По каждому процессу для начала нужно ответить на вопросы: какое время он занимает, если выполнять вручную, и возможно ли его сократить? Превышают ли выгоды затраты на его внедрение? Если выгоды больше от внедрения новых технологий, то переходите к следующему шагу.
Шаг. 2. Выберите или спроектируйте программы.
Можно выбрать готовое решение из тех, что есть на рынке, или разработать собственную программу под нужные задачи. Главная задача при этом — чтобы технология соответствовала целям компании.
Шаг. 3. Обеспечьте интеграцию.
Новый софт нужно интегрировать в управленческую и операционную системы компании. В зависимости от масштаба и сложности проекта интеграция занимает разное количество времени.
Автоматизируйте работу с готовыми интеграциями — подключите желаемые сервисы и работайте эффективнее.
Шаг. 4. Проведите тестирование.
Проверьте, что всё работает корректно и даёт результат.
Шаг 5. Обучите персонал.
Нужно настроить доступ для сотрудников, которые будут работать с автоматикой, обучить их основным функциям.
Как понять, что автоматизация работает эффективно
Чтобы оценить, насколько эффективно работает автоматизация, можно отследить изменения в нескольких направлениях.
- Сотрудники тратят меньше времени на выполнение повторяющихся задач, таких как обработка заказов или составление отчётов.
- Время от момента получения заявки до завершения продажи и оплаты сокращается. Заказчик быстрее получает товар, а предприятие — деньги.
- Увеличение количества продаж, производительности, среднего чека. Если рост недостаточный, возможно, нужно доработать систему.
- Снижение количества пропущенных звонков или неотвеченных запросов. Это уменьшает количество жалоб, повышает уровень сервиса и удовлетворённость клиентов.
Если затраты на автоматизацию окупаются и приносят прибыль предприятию, значит, она работает правильно.
Топ инструментов автоматизации бизнес-процессов для малого бизнеса
Онлайн-бухгалтерия самостоятельно формирует и вовремя отправляет отчётность. Пользователь также может отправлять документы с любого устройства с помощью кода из СМС.
Сервис автоматически ведёт кадровые операции для ИП с сотрудниками на УСН «Доходы» и счётом в Точке: рассчитывает выплаты и взносы по сотрудникам, формирует платёжные документы, готовит кадровую отчётность.
Кроме того, достоинство сервиса — это учёт продаж на маркетплейсах Ozon, Wildberries и Яндекс Маркет. Он автоматически включает их в расчёт налогов.
Сервис рассчитает все необходимые выплаты: зарплаты, отпускные, выплаты при увольнении, подготовит платёжные документы. Он формирует кадровую отчётность для отправки в налоговую и Социальный фонд, но для этого понадобится квалифицированная электронная подпись.
Сервис подключит Онлайн-бухгалтерию для ИП на УСН «Доходы» и поможет найти бухгалтера при другой системе налогообложения. Подготовит трудовые договоры, заявления и приказы на приём и увольнение, личные карточки, отчёт ЕФС-1.
Такой инструмент упрощает работу кадровиков и помогает избежать ошибок в документах.
ЭДО позволяет создавать счета, договоры, акты, закрывающие и другие документы, обмениваться ими с контрагентами в электронном виде. Это ускоряет согласование и подписание документов, а также снижает затраты на бумагу и курьерские услуги.
Счета можно сформировать по готовым шаблонам, а у контрагентов будет возможность оплатить их по QR-коду за две минуты. Статусы оплаты обновляются моментально.
Сервис помогает получить информацию о продажах каждой единицы товара за выбранный период, увидеть маржинальность, стоимость логистики и другие комиссии маркетплейсов. Например, вы можете увидеть, какие товары пользуются популярностью, и оперативно скорректировать ассортимент или цены. Это помогает увеличить прибыль и улучшить позиции на рынке.