Точка Банк расскажет, как масштабировать бизнес. В этой статье вы найдёте информацию о корпоративной культуре, оцифровке ресурсов, финансовом моделировании и других шагах, которые помогут в развитии компании.
Коротко
Масштабировать бизнес можно в шесть шагов:
1. Сформулируйте, какую пользу несёт ваш бизнес.
Масштабировать бизнес можно в шесть шагов:
1. Сформулируйте, какую пользу несёт ваш бизнес.
Роль корпоративной культуры в успехе компании
Прежде чем приступить к масштабированию бизнеса, ответьте себе на два вопроса: какая цель у вашего бизнеса и какая у него миссия? Проще говоря, зачем существует бизнес и какую пользу он приносит людям?
Важно чётко и конкретно сформулировать ответы, избежать общих фраз и сконцентрироваться на понятной и рабочей цели и миссии. Вот пример «правильной» и «неправильной» формулировки для службы доставки продуктов.
❌ Неработающая цель: хочу приносить людям счастье и позитив.
✅ Работающая цель: хочу получать прибыль.
❌ Непонятная миссия: дарить людям счастье.
✅ Понятная миссия: делать повседневную жизнь людей комфортнее и свободнее.
Когда вы чётко сформулировали ответы на вопросы про миссию и цель, вокруг них можно формировать корпоративную культуру.
Корпоративная культура — это свод гласных правил, которые существуют в компании. Скорее всего, корпоративная культура уже есть в вашем бизнесе, даже если вы её не продумывали. Но в этом случае она считается негласной, то есть спонтанно сложившейся.
Каждый понедельник бухгалтер Оля приносит в офис печенье. Все это знают, поэтому с нетерпением ждут понедельников и с удовольствием едут на работу.
Если Оля вдруг заболеет, коллеги поддержат её: отправят посылку с апельсинами и на время болезни разделят её обязанности между собой. В договоре это не прописано, но так сложились отношения между сотрудниками.
Совет: уделяйте внимание неформальным связям в компании и говорите о ценностях компании ещё при приёме на работу — это поможет нанять сотрудников, близких по духу.
Каждому новому сотруднику ещё на этапе собеседования я говорю: мы ходим на работу, чтобы зарабатывать большие деньги и классно проводить время вместе. Для меня это ключевые моменты, которые должны присутствовать в компании.
Ульяна Майорова
владелица Агентства бизнес-решений BYTIME
Важность оцифровки ресурсов
При масштабировании бизнеса нужно оценить точку, в которой находится компания. Ответьте на три категории вопросов и оцифруйте полученную информацию. Это поможет увидеть общую картину и сравнить развитие с исходной точкой.
Какие у вас есть ресурсы? Это люди, деньги, знания, репутация, материальные ресурсы.
Иногда начинающие предприниматели считают, что у них ничего нет. Но так не бывает. Возможно, у компании есть огромный ресурс, который раньше никто не ценил, не замечал и принимал как должное. Пообщайтесь с сотрудниками и спросите их о ресурсах. Может быть, у них есть задачи и идеи, о которых вы даже не догадывались.
Какие у вас есть проблемы? Какие процессы постоянно выпадают? Где вы регулярно теряете деньги? Что работает не так, как должно? Какие клиенты не приносят денег? Что уже давно нужно сделать, но вы этого не делаете? Какие задачи решаете вы, а должны решать сотрудники/подрядчики?
Где прячутся ваши деньги? Согласно книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку», когда человеку предстоит много противных задач, велика вероятность, что он их делать не будет. Поэтому, чтобы ответить на вопрос: «Где прячутся ваши деньги?», сперва разберитесь с завалом из задач. Это можно сделать по плану:
- Выпишите все задачи.
- Оцените, сколько времени потребует каждая задача.
- Присвойте приоритет каждой задаче.
- Последовательно приступите к выполнению задач в соответствии с их приоритетом.
- Похвалите и наградите себя. Это важный пункт, не пропускайте его.
Не все задачи можно решить самому. Смело обращайтесь за помощью к сотрудникам и партнёрам. А чтобы упростить решение своих задач, держите все дела и бумаги в порядке.
Нетворк — это бизнес-сообщество для предпринимателей. Каждую неделю там проходят экспертные встречи, на которых участники обсуждают бизнес и саморазвитие.
Не хотите пропустить следующую?
Важность легальности бизнеса
При масштабировании компании важно следить за всеми законами: чем больше бизнес, тем больше законов и правил его касается. Поэтому следите за обновлениями и вовремя отправляйте всю отчётность.
С 1 марта 2024 года Минтруд запретил работать с самозанятыми больше трёх месяцев. В связи с этим начались проверки даже тех компаний, которые так работали до принятия закона.
Финансовое моделирование и постановка цели
Знаете ли вы, сколько на самом деле приносит ваше дело? А чем маржа отличается от маржинальности?
Зачастую проблемы в самой важной — финансовой — части бизнеса появляются из-за банального непонимания терминов. Поэтому на данном этапе посчитайте чистую прибыль компании.
Когда клиент говорит мне, что мотивация его сотрудников завязана на выручке, не понимая, что его чистая прибыль — это 1% от выручки, у меня возникает вопрос: зачем он построил такую систему мотивации?
Ульяна Майорова
владелица Агентства бизнес-решений BYTIME
| Как считать | Что показывает | |
|---|---|---|
| Маржа | Выручка — переменные расходы | Сколько денег осталось от выручки |
| Маржинальность | Маржа / Выручка * 100% | С какой эффективностью бизнес продаёт товар или услугу |
| Наценка | Маржа / Переменные | Сколько бизнес добавляет к себестоимости товара |
Дальше разберитесь с собственной зарплатой. В некоторых случаях именно она может мешать грамотной финансовой стратегии. Особенно если в вашей голове есть вопрос: «А кому первому платить — сотруднику или себе?»
Я пришла к тому, что плачу одновременно и сотрудникам и себе. Когда платишь сперва сотрудникам, то сам находишься в постоянном стрессе из-за базовых бытовых потребностей. У тебя пропадают силы, начинается выгорание, падает работоспособность.
Когда платишь первому себе, у сотрудников возникает вопрос: «Извините, а почему мы сидим без зарплаты, а вы выводите себе дивиденды?» Но это мой опыт. Как лучше для вас — решать вам.
Ульяна Майорова
владелица Агентства бизнес-решений BYTIME
При формировании зарплаты есть три типа предпринимателей:
1. Забирает всё, что остаётся. Например, бизнес заработал миллион, расходов на 800 000, осталось 200 000. Этот остаток бизнесмен забрал себе как зарплату.
2. Забирает столько денег, сколько ему нужно в этом месяце. Кассовые разрывы его не интересуют.
3. Получает фиксированную зарплату. Как выставить себе ставку, решает он сам. Один из вариантов: оклад + KPI.
На начальном этапе я всем рекомендую вариант: «У меня есть зарплата», потому что он позволяет взращивать бизнес и прогнозировать собственные доходы.
Ульяна Майорова
владелица Агентства бизнес-решений BYTIME
Построение структуры от людей, а не от отделов
При масштабировании предпринимателю предстоит организовать структуру бизнеса. Это система, в которой чётко видно, кто есть в команде и зачем он там.
Есть два типа построения организационных структур.
Первый строится на отделах. Он считается правильным и эталонным по мнению бизнес-книг. Пример: оргструктура по Высоцкому.
Второй строится на людях. Он больше подходит стартапу или микробизнесу с небольшой командой, например из пяти человек.
В этой структуре нужно прописать ключевые метрики каждого сотрудника и ценный конечный продукт, за который вы ему платите.
Если у вас работают пять человек и выполняют абсолютно всё, бывает тяжело оцифровать, кто приносит результат. Но если прописывать, какие метрики у Люды и за какой ценный конечный продукт она получает деньги, всё становится яснее. Потому что даже если у Пети такой же функционал, его конечный продукт может быть другим.
Ульяна Майорова
владелица Агентства бизнес-решений BYTIME
Матрица Эйзенхауэра
После того как вы разобрались с сотрудниками, проанализируйте, какие функции у вас. Для этого можно использовать матрицу Эйзенхауэра— она помогает разобраться с делегированием.
Согласно матрице Эйзенхауэра все дела делятся на:
- Важные, срочные.
- Важные, несрочные.
- Неважные, срочные.
- Неважные, несрочные.
✅ Сконцентрируйтесь на делах из первого квадрата — важных и срочных.
❌ Часто мы планируем список дел заранее, но в процессе они теряют свою актуальность: это неважные и несрочные дела. Научитесь отказываться от них.
Делегирование функций и задач
Бывает так, что предприниматель хочет делегировать часть задач, но сотрудники не готовы брать дополнительную работу. Что делать? Сперва ответьте на вопросы:
- Сотрудник обязан это делать?
- Это входит в его должностные обязанности?
- Это было оговорено?
Если да, то возвращаемся к вопросам из предыдущего блока — все ли сотрудники на своём месте? Если человек отказывается выполнять свои прямые обязанности, то ответ отрицательный.
Но если эти задачи не были оговорены, то нежелание сотрудника брать дополнительную работу правомерно. Значит, с ним нужно договариваться и предлагать дополнительную плату за задачи, которые он будет выполнять сверх своих основных обязанностей.
Бизнес-процессы и регламенты
Перед масштабированием важно наладить ключевые процессы, которые постоянно дают сбой. Иначе с ростом компании проблемы станут ещё серьёзнее. Помогут исправить ситуацию описанные бизнес-процессы и регламенты.
Бизнес-процесс — это пошаговый алгоритм, который объясняет, как решить какую-то задачу. Давайте разберёмся на примере.
Проблема: слабый руководящий состав, который не умеет организовывать работу сотрудников в отделе и достигать результатов вместе с подчинёнными.
Конечный желаемый результат: каждый отдел даёт результат по поставленным задачам. Сотрудники работают в комфорте, графике и в одной связке с руководителем.
Шаги по достижению цели:
- Выявить ожидания руководящего состава.
- Протестировать топ-менеджеров на предмет квалификации.
- Написать должностные инструкции для каждого руководителя.
- Создать портрет идеального руководителя.
- Составить план по формированию полноценного штата руководителей, отвечающих требованиям компании: обучение, увольнение или найм новых сотрудников.
- Провести консультации по повышению квалификации.
- Написать регламент «Я идеальный руководитель».
- Внедрить должностные инструкции, регламенты и корпоративную культуру.
- Проконтролировать выполнение обязанностей по должностной инструкции.
Второй пример бизнес-процесса для HR-агентства, когда есть сложности с наймом новых сотрудников для клиента.
| Шаг | 1. Заявка на найм | 2. Создание портрета | 3. Создание воронки поиска |
|---|---|---|---|
| Ресурс | Сообщение от руководителя | Созвон с собственником | Портрет кандидата и анализ рынка |
| Результат | Понимание, кого нужно нанимать и в какие сроки | Готовый портрет кандидата | Знаем, какой нужен кандидат и какой нужен бюджет |
| Исполнитель | HR-директор | HR-директор | HR-директор |
Нужно пошагово расписывать бизнес-процессы, чтобы:
- процесс не ломался и его можно было масштабировать;
- сохранялась эффективность;
- сокращались ошибки;
- было ясно, когда что-то идёт не так;
- было видно, что именно не работает и как это исправить;
- можно было масштабировать процессы.
Не обязательно на старте расписывать все бизнес-процессы, иначе есть риск забросить планирование. Но те процессы, которые ломаются или которые точно надо масштабировать, стоит прописать и систематизировать. Обычно это:
- продажи;
- реклама;
- работа сотрудников/операционка;
- те процессы, в которых участвуют деньги, — их прописать обязательно.
Важно: в бизнес-процессе должны быть фиксированные точки контроля, которые осуществляет либо собственник бизнеса, либо руководитель. То есть после определённых шагов нужно остановиться и проверить, всё ли идёт по плану.
Чтобы понять, после какого этапа должна быть точка контроля, ответьте на эти вопросы:
- На каком шаге выше всего вероятность ошибиться? Обычно это расчёты, документы, подписи, счета, коммерческие предложения.
- Где нужна профильная проверка? Например, в инженерном бизнесе это проверка чертежа, а в ресторанном — расчёт закупок.
- Какой этап надо оценить и проверить, чтобы спрогнозировать результат? Например, в продажах после проверки коммерческого предложения можно предположить, купят товар или нет.
Регламенты
Многие бизнесмены боятся регламентов, потому что сразу представляют длинный и сложный текст. Но регламенты могут быть легкими и читаемыми, например в виде чек-листа.
Чтобы регламент читали, он должен:
- Быть всегда актуальным, поэтому обновляйте его вовремя и выделите ответственного за его актуализацию.
- Полностью описывать решение задач.
- Показывать последовательность действий.
- Быть лаконичным. Не нужно усложнять документ лишней информацией.
- Содержать проверку на понимание. Можно создать в конце документа небольшой опрос через Google-форму или составить блок с частыми вопросами.
- Быть написан в манере общения компании. Если в компании все общаются на «вы», то и к читателю регламента обращайтесь на «вы». Если в компании принято шутить и общаться на «ты» — обращайтесь на «ты» и шутите.
- Быть всегда под рукой.
А ещё важно при презентации регламента сотрудникам объяснить им, какую задачу этот документ решает и зачем он нужен.