Как работать с фрилансерами с нуля: рекомендации для бизнеса

Самозанятые — это не наёмные сотрудники, и по закону их нельзя контролировать, поэтому часто они срывают сроки или даже пропадают с предоплатой. Знакомо? Сегодня Точка Банк вместе с экспертом расскажет, как работать с фрилансерами, чтобы не было проблем.

Работать с фрилансерами выгоднее, потому что не нужно платить НДФЛ и отчислять деньги во все фонды, как это делается с сотрудниками в штате. 

При работе с самозанятыми есть только налог на профессиональный доход, но и его платят сами фрилансеры.

Фрилансера нельзя брать на постоянную работу. Если вам нужен веб-дизайнер, чтобы тот каждый день делал лендинги, придётся брать человека в штат и платить за него налоги. Потому что фрилансер — это проектный специалист.

✅ Да: штатный сотрудник не справляется с нагрузкой, и в пиковые дни вы нанимаете фрилансера для помощи.

❌ Нет: основной специалист оформлен как самозанятый. 

ФНС следит за тем, чтобы предприниматели не подменяли трудовые договоры самозанятостью. В первую очередь они проверяют бизнесы, которые работают с самозанятыми больше трёх месяцев и платят им более 20 000 ₽.

Вот что является признаками подмены трудового договора самозанятостью: 

Есть три главных риска для работодателя при работе с фрилансерами. 

Чтобы минимизировать эти риски, нужно сотрудничать только с надёжными подрядчиками. А чтобы их найти, нужно правильно описать заказ или проект в объявлении.

Чтобы найти хорошего подрядчика, в вашем объявлении должны быть следующие пункты: 

Начинать поиск самых профессиональных фрилансеров стоит с Google и Яндекса. Подрядчики, которые заинтересованы в своей работе, делают себе лендинги, сайты либо оформляют группы в соцсетях. 

Исключение: если у востребованного профессионала нет сайта или группы, значит, его контакт передают по сарафанному радио. 

Для выполнения некоторых задач можно нанимать выпускников курсов. Для этого найдите контакт Центра карьеры онлайн-школы и расскажите о своём проекте. Если у школы нет Центра карьеры, найдите сообщество выпускников в соцсетях и напишите туда. 

Есть специальные биржи с услугами фрилансеров. На этих платформах можно совершить безопасную сделку, которая защитит от того, что фрилансер пропадёт с вашими деньгами. 

Фрилансеров можно искать в группах в соцсетях. Только не в тех, что называются «Ищу работу», а в профессиональных: если нужен верстальщик, то в группе, посвящённой вёрстке.

Кстати, самый активный участник сообщества обычно самый адекватный. 

Если вы выбираете среди нескольких фрилансеров, не делайте это открыто. Особенно если сравниваете по цене. 

Не уговаривайте фрилансера сделать вам скидку. Если задача не уникальная, и её можно поручить другому человеку, — просто сделайте это. Но если специалист обосновывает цену, например, тем, что не сорвёт сроки, тогда имеет смысл заплатить. 

Если фрилансер хочет с вами созвониться, чтобы задать уточняющие вопросы, соглашайтесь. Или как минимум уточните детали в голосовом сообщении — это поможет ему лучше понять задачу и выполнить её правильно. 

Техническое задание должно быть подробным и чётким. Расписывайте всё понятным языком, как для детей. И обязательно приложите пример либо подробно опишите, как результат должен выглядеть, работать или быть устроен.

Есть поведенческие критерии, которые стоит оценивать. Хороший фрилансер: 

Если фрилансер готов соблюдать сроки, предоставлять отчёт и оформлять отношения документально, его позицию можно сформулировать как «Я хочу не только денег заработать, но и обезопасить вас».

Чтобы спокойно работать с фрилансером, нужно понять, что это не обычный наёмный работник, а скорее вольный художник, который с вами на партнёрской позиции.

У всех руководителей был в подчинении хотя бы один инициативный и самостоятельный сотрудник, которому дали задачу, он уточнил пару деталей, а в конце принёс готовый результат. Фрилансер — это такой сотрудник. 

Срывают сроки и ошибаются все — и лучшие фрилансеры, и вы. Примите это как данность, но на всякий случай выстройте систему контроля. Для этого придерживайтесь нескольких правил.

В любом проекте есть значимые задачи и дополнительные. В значимых нельзя опаздывать, срывать сроки и ошибаться. Их лучше поручать штатным сотрудникам, потому что над ними больше контроля. Но если штата нет, то наймите дорогих фрилансеров и обязательно найдите запасного подрядчика, который в случае ЧП подхватит работу.

Дедлайн — это конечная точка выполнения задачи, и её должны знать только вы. Фрилансеру дайте срок, сдвинутый на 10% назад. 

Редлайн ставят на расстоянии 70–80% от дедлайна, то есть это 80-процентная готовность работы. Но если у вас есть сомнения в дисциплинированности фрилансера, можно ему поставить редлайн, но сказать, что это дедлайн. 

Точка промежуточного контроля — это момент, когда фрилансеру нужно показать текущий результат. Первая точка контроля может быть уже через несколько часов или спустя день после старта, чтобы убедиться, что исполнитель понял ТЗ. 

Продумайте, что будет, если всё пойдёт прахом и где-то будут проблемы.  

Фрилансеров можно условно разделить на дорогих и дешёвых. Оба делают своё дело, но дорогой делает это в разы лучше, потому что у него развиты общие компетенции вроде проактивности, работы на результат и тайм-менеджмента. А ещё — он вряд ли выгорел.

Чем дороже фрилансер, тем меньше он согласен: 

Новички условно делятся на две категории. Первые — гиперответственные, качественно работающие за небольшие деньги, потому что у них синдром самозванца. Вторые — после окончания курсов хотят получать 300 000 рублей в месяц. В этой классификации нужно выбирать первых. 

Как работать с самозанятыми фрилансерами, чтобы юридически обезопасить себя:

Удобнее работать с фрилансерами, оформленными как ИП, потому что это не вызывает вопросов у налоговой. Но таких фрилансеров мало, ведь в статусе ИП им нужно сдавать отчётность, вести бухгалтерию, платить фиксированные взносы и желательно подключить ЭДО. 

Именно поэтому большинство фрилансеров работают на самозанятости, и с ними можно спокойно сотрудничать. Главное — заключить срочный договор оказания услуг с приложением, в котором прописать сроки выполнения каждой задачи, наименование услуг, стоимость каждой работы и общую сумму договора. С таким документом налоговой будет понятно, что у вас не трудовой договор, а значит, проблем не будет.

Как исправить: выгорание всегда связано с перегрузкой. Почему она возникла? Если дело в сроках, то можно ли их сдвинуть? 

Выгорание — это результат плохого проектного менеджмента, и оно лечится только отпуском. И чтобы сотрудники снова не выгорели, нужно пересмотреть интенсивность работы. 

Как исправить: если фрилансер с каждым разом делает всё хуже и хуже, попрощайтесь с ним. Да, это финансовые потери, но это дешевле, чем продолжать работу с ним.

Если работа в целом нормальная, но не хватает нескольких правок, доплатите за платные правки. 

Иногда долгий процесс согласования бывает по вине заказчика, поэтому сравните, совпадают ли правки с изначальным ТЗ.