Предприниматели, которые ведут международный бизнес, занимаются ВЭД — внешнеэкономической деятельностью. Документы для ВЭД отличаются от тех, которыми сопровождают сделки внутри РФ. В этой статье расскажем про инвойс — один из ключевых документов для международного бизнеса.
Разберёмся, что такое инвойс, кто его выставляет и что в нём надо прописывать. Также расскажем, как оплатить инвойс от зарубежного контрагента.
Мы сопровождаем сделки с иностранными контрагентами: проверяем документы, помогаем быстро проходить валютный контроль, следим за сроками по контракту и предупреждаем о возможных нарушениях.
Что такое инвойс?
Инвойс — это документ, который в международном бизнесе используют для оплаты товаров или услуг. По факту, это одновременно договор и счёт на оплату для зарубежных контрагентов — в инвойсе содержится вся важная информация о сделке и реквизиты для оплаты.
Инвойс оформляет продавец или поставщик. Есть два вида инвойсов:
1. Проформа-инвойс. Предварительный инвойс, в котором прописывают информацию о товаре, его количестве и стоимости. Он нужен, чтобы собрать в одном месте всю информацию о сделке и показать её покупателю.
На этом этапе инвойс можно скорректировать. Например, если покупатель решит заказать больше товара или, наоборот, уменьшить партию.
Также проформу-инвойс оформляют на товары, которые уже частично оплатили или отправляют безвозмездно. Например, это могут быть демо-образцы для магазинов или благотворительная помощь.
2. Коммерческий инвойс. Официальный документ, который выставляют в качестве основания для оплаты. Этот инвойс — финальный, поэтому количество товара, стоимость и другие параметры менять в нём нельзя. Объём партии и сумма оплаты должны соответствовать коммерческому инвойсу.
Именно коммерческий инвойс используют для прохождения таможни и валютного контроля.
Платёж по инвойсу — разовая сделка, то есть инвойс подходит для получения только одного платежа. Но многие предприниматели работают с контрагентами регулярно. В этом случае можно один раз выставить инвойс дополнительно к договору, а потом просто копировать его, изменяя основные данные: стоимость товаров, сумму оплаты или другие нюансы.
Зачем нужен инвойс?
Инвойс нужен предпринимателю для нескольких целей.
- Для прохождения таможенного контроля. Таможня рассчитывает налоги, пошлины и сборы по данным, которые указаны в инвойсе. Также на основе инвойса определяют стоимость товарной партии, которую указывают в декларации.
- Для прохождения валютного контроля. Валютный контроль — проверка, которую банк проводит по каждому международному платежу. Государство следит за тем, чтобы каждое зачисление на счёт проходило законно и без «отмывания денег». А помогают с валютным контролем банки — они являются агентами валютного контроля.
Поэтому при отправлении любого платежа из одной страны в другую (даже если он всего на несколько долларов) важно обосновать: на чей счёт и почему уходят деньги. Для этого и нужны документы: инвойс, контракт и другие.
Анна Давыдова, эксперт Точки по ВЭД:
Отчётность при валютном контроле зависит от суммы сделки. Если сумма сделки не превышает 600 000 в рублёвом эквиваленте, сделка освобождается от валютного контроля — обычно банку достаточно знать код операции.
Если на счёт перевели оплату на сумму от 600 000 до 3 000 000 в рублёвом эквиваленте, документы понадобятся. Обычно предоставляют контракт, инвойс и документы, которые фигурируют в договоре. Это могут быть, например, товарные накладные или транспортные документы.
Что должно быть в инвойсе?
Единой формы инвойса нет, поэтому оформлять его можно в любом формате. Главное, чтобы в нём были указаны основные данные сделки и реквизиты для оплаты. Среди них:
- Дата оформления.
- Данные покупателя.
- Данные продавца.
- Название товара или услуги.
- Подробное описание товара или услуги.
- Объём товара или услуги.
- Стоимость за единицу и итоговая сумма.
- Условия оплаты и реквизиты.
- Крайняя дата оплаты.
- Дополнительные уточнения.
Важно получить оплату на счёт в те же сроки, которые указаны в инвойсе. Поэтому имеет смысл заложить более длительный период, чтобы быть уверенным: контрагент успеет отправить деньги.
Укажите в инвойсе не только сумму, которую должен внести на счёт покупатель, но и валюту. Если валюта в договоре и инвойсе различается, например, покупатель хочет заплатить в своей национальной валюте, а производитель указал цену в своей, важно указать по курсу какого дня будет рассчитываться сумма.
Анна Давыдова, эксперт Точки по ВЭД:
Многие зарубежные контрагенты предпочитают расчёты в национальных валютах. После введения ограничений евро и доллар стали не такими распространёнными как раньше. Зато набрали популярность китайские юани, армянские драмы, белорусские рубли, индийские рупии. Часто контрагенты предпочитают рассчитываться именно в нацвалюте своей страны, поэтому предприниматели открывают валютные счета для работы с иностранными партнёрами.
В инвойсе важно максимально подробно и точно описать товар. Например, в описи может быть полное наименование товара, его артикул, назначение, цвет, технические характеристики, цвет, размерный ряд, вес, особенности, вид упаковки и другие детали — в зависимости от самого товара.
Если вы описываете в инвойсе услугу, описать её тоже надо максимально подробно, чтобы у проверяющих не возникло вопросов. Например, если инвойс выставлен за перевод текста, стоит прописать:
«Перевод книги “Название” с английского языка на русский. Объём — 100 страниц».
Описание в инвойсе может соответствовать описанию в контракте.
Язык, на котором оформлен инвойс, может быть любым — в зависимости от страны. Часто документ оформляют на английском, но тут всё зависит от пожеланий контрагентов: если вы хотите оформить документы на другом иностранном языке, это можно сделать.
Анна Давыдова, эксперт Точки по ВЭД:
Важно подробно прописать назначения, описать груз, указать за что вы платите, есть ли предварительная оплата и аванс. Если вы чётко всё пропишите, банк сможет быстро рассмотреть документы и всё легко сопоставить, а значит - у него вряд ли возникнут дополнительные вопросы.
В Точке валютный контроль проходит всего за 30 минут. Если наши специалисты находят ошибку, они помогают исправить её и присылают платёж на подпись. А валютный помощник отвечает на вопросы по платежам, следит за сроками по контракту и помогает избежать возможных штрафов.
Что будет, если неправильно заполнить инвойс?
Если неправильно заполнить инвойс или допустить ошибки в других документах, которые необходимы для валютного контроля, можно потерять часть денег, упустить прибыль и даже получить штраф.
Дело в том, что из-за неправильного оформления инвойса прохождение таможни, а значит и валютного контроля, могут затянуться. Это, в свою очередь, ведёт к штрафам — до 100% от суммы инвойса.
Есть и другие распространенные ошибки. Например:
- сроки оплаты и исполнения услуг не соответствуют друг другу;
- не указаны сроки оплаты и исполнения услуг, либо сроки выполнения обязательств;
- допущена ошибка в реквизитах, которые нужны для оплаты;
- нет документов, по которым покупатель понимает сумму оплаты и куда нужно отправить деньги;
- договор заключён от имени физлица, а не компании.