Современная онлайн-касса — это устройство, которое автоматически направляет сведения о каждой финансовой операции и выпущенных чеках напрямую в налоговую. Данные о каждой сделке передаются в налоговую мгновенно через посредника — Оператора фискальных данных.
В работе с онлайн-кассой есть четыре этапа.
- Фиксация операции: при расчёте с покупателем все детали сделки записываются в защищённую память устройства — фискальный накопитель.
- Отправка сведений: через интернет касса передаёт зафиксированные данные Оператору фискальных данных для обработки.
- Информирование ФНС: ОФД, в свою очередь, пересылает полученную и систематизированную информацию в Федеральную налоговую службу (ФНС).
- Выдача подтверждения: покупателю в момент оплаты предоставляется чек. Он может быть как традиционным бумажным, так и электронным — отправленным на email или в виде SMS.
Коротко
— Онлайн‑касса — это прибор, автоматически передающий сведения о каждой покупке в налоговую службу. Передача данных проходит через специальную организацию — ОФД.
— Онлайн‑касса — это прибор, автоматически передающий сведения о каждой покупке в налоговую службу. Передача данных проходит через специальную организацию — ОФД.
Как выбрать модель онлайн-кассы
На рынке представлен обширный ассортимент касс, каждая модель обладает своими отличительными чертами.
Фискальные регистраторы
Фискальные регистраторы подходят для магазинов и компаний с большим или средним потоком покупателей, а также для организаций, работающих с профессиональными системами учёта (POS-системами) на компьютере или планшете. Главные преимущества заключаются в быстрой печати чеков.
Фискальные регистраторы отличаются от других онлайн-касс тем, что для формирования чека нужен компьютер, ноутбук или планшет со специальной программой. Из-за этого фискальные регистраторы менее компактны — это неудобно для выездной торговли.
Мобильные онлайн-кассы
Мобильные онлайн-кассы — решение для мобильного бизнеса, например для доставки, выездных услуг или такси. Также мобильные кассы подходят небольшим стационарным точкам с низким трафиком.
Преимущества мобильных онлайн-касс:
- Экономия — не требуют дорогого стационарного оборудования.
- Мобильность — работают со смартфона или планшета в любом месте.
- Удобство — приём наличных, карт и переводов одним устройством.
- Автоматизация — чек отправляется клиенту автоматически, приложения обновляются по закону.
- Контроль — владелец видит все операции онлайн в реальном времени.
Кто пользуется мобильными онлайн-кассами:
- Курьерские службы и сервисы доставки еды.
- Такси и общественный транспорт.
- Специалисты на выезде — мастера, косметологи, клининг.
- Ларьки, небольшие магазины.
- Парковки.
Смарт-терминалы
Смарт-терминал — это компактная онлайн-касса со встроенным компьютером, сенсорным экраном и кассовым ПО, которая полностью соответствует требованиям 54-ФЗ.
Преимущества:
- выполняет кассовые операции и печатает чеки;
- помогает вести складской учёт, управлять ценами, анализировать продажи;
- автоматически передаёт данные в ФНС через ОФД.
Часто в смарт-терминал уже встроены эквайринг и сканер штрихкодов, поэтому можно сэкономить на дополнительном оборудовании.
Подходит для малого и среднего бизнеса, который хочет быстро автоматизировать учёт, продажи и отчётность без сложных и дорогих систем.
Облачные кассы
Облачная касса — это виртуальная онлайн-касса, размещённая на удалённом сервере. Позволяет проводить расчёты и отправлять чеки в ФНС через интернет.
Покупать саму кассу не нужно, арендуется виртуальная онлайн-касса. Достаточно купить фискальный накопитель в облачную кассу.
Все операции фискализируются автоматически в соответствии с 54-ФЗ. Клиенты получают только электронные чеки (на email или SMS).
Основные преимущества:
- Экономия на покупке и обслуживании оборудования.
- Управление и отчёты доступны онлайн из любой точки.
- Чеки формируются и отправляются автоматически.
Решение подходит онлайн-магазинам и сервисам, курьерским службам и такси, специалистам на выезде, вендинговому бизнесу, компаниям в сфере ЖКХ.
Требования к онлайн-кассам
Оборудование для расчётов должно соответствовать ряду технических и юридических норм. Ниже приведены ключевые условия, которым должна отвечать современная онлайн-касса.
| Идентификация устройства: на корпусе аппарата обязательно должен быть указан его уникальный заводской номер | Обязательная связь с ОФД: касса должна быть подключена к Оператору фискальных данных для автоматической пересылки информации в ФНС | Детализация чека: техника обязана печатать (или формировать в электронном виде) чеки с полной расшифровкой — указанием конкретных наименований проданных товаров или оказанных услуг |
| Официальная регистрация: каждое устройство после постановки на учёт в ФНС получает уникальный регистрационный номер | Постоянный доступ в интернет: для передачи данных ОФД поддерживать подключение к сети через один или несколько каналов — мобильный интернет (3G/4G), Wi‑Fi или проводное соединение (Ethernet) | Формирование чека для покупателя: обеспечивать выдачу чека клиенту в одном из форматов: на бумажной ленте или в электронном виде — отправка на email или SMS |
| Наличие фискального накопителя: в конструкции обязательно используется сменный защищённый модуль — фискальный накопитель, который подлежит замене по окончании установленного срока службы | Внутренние часы (таймер): для корректной фиксации времени каждой операции в реальном времени касса оснащается встроенными точными часами | Законодательное соответствие: техника должна полностью отвечать требованиям Федерального закона №54‑ФЗ и быть зарегистрированной в официальном реестре ККТ, который ведёт ФНС |
Как зарегистрировать онлайн-кассу: по шагам
Чтобы легально начать работу с онлайн-кассой, необходимо пройти следующие шаги.
1. Выбрать и заключить договор с ОФД
Перед обращением в налоговую службу необходимо выбрать и заключить договор с аккредитованным Оператором фискальных данных. Это обязательное требование, за исключением работы в особых условиях, например в труднодоступных районах.
2. Подать заявление в ФНС
Заявление на регистрацию подаётся дистанционно через один из официальных каналов:
- Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (раздел «Учёт ККТ»). Заявление заполняется онлайн и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Портал «Госуслуги». Процедура аналогична: заполнение формы и подписание КЭП.
3. Получить регистрационный номер
После подачи заявления в течение одного рабочего дня ФНС присваивает кассе уникальный регистрационный номер, который отображается в вашем личном кабинете.
4. Настроить кассу на месте (фискализация)
Полученный номер необходимо ввести непосредственно в саму кассу, предварительно подключив её к интернету. Аппарат сформирует и распечатает отчёт о регистрации, содержащий фискальный признак документа.
Отчёт автоматически уходит в ФНС, а статус кассы меняется на «Зарегистрирована». Остаётся только скачать карточку кассы в личном кабинете ФНС.
5. Получить карточку регистрации
После успешной проверки данных ФНС направляет в ваш личный кабинет официальную карточку регистрации ККТ. С этого момента кассой можно начинать пользоваться в полном объёме.
6. Уведомить ОФД
Финальный этап — передача данных о зарегистрированной кассе вашему Оператору фискальных данных. Передать данные можно через личный кабинет на сайте ОФД: в него надо внести сведения из полученной карточки регистрации. После этого ОФД начинает приём и обработку фискальных данных.
Точка Банк подготавливает оборудование за клиента. Мы сами собираем кассу, подключаем её к ОФД, настраиваем в кассе фискальный накопитель и эквайринг. Клиенту нужно только:
1. Оплатить кассу.2. Подписать заявление своим КЭП в интернет-банке Точка Банк.3. Получить кассу, включить её, подключить к интернету, создать нужные клиенту товары и услуги — и на этом всё.Кассой можно пользоваться и принимать оплату картами и наличными.
Дмитрий Фадеев
эксперт по онлайн-кассам
Как начать работать с онлайн-кассой
После настройки и регистрации кассы можно приступать к работе. В чеке обязательно укажите основные реквизиты:
- наименование товара или услуги;
- стоимость;
- количество единиц товара;
- признак способа расчёта;
- размер ставки НДС или отсутствие налога.
Также необходимо выбрать способ оплаты — например, наличные, карта, денежный перевод или иное.
Если у вас смарт‑терминал, предварительно нужно создать в его товароучётной программе товары или услуги. В каждый чек добавляются товары или услуги из базы товаров или услуг кассы.
Дмитрий Фадеев
эксперт по онлайн-кассам
Как проходит продажа на онлайн-кассе
В начале рабочего дня необходимо открыть смену и формировать отчёт об открытии смены, а по завершении работы — закрывать. Смена — до 24 часов.
Продажа проходит так:
- Кассир формирует продажу на кассе из товаров или услуг которые созданы в товароучётной программе заранее.
- Кассир выбирает способ оплаты покупателя — наличные, карта, СБП, принимает оплату.
- На кассе автоматически либо вручную кассиром формируется чек с верным типом оплаты.
- Покупатель получает чек в бумажном виде или электронный на email.
- Чек уходит в ОФД.
Операции возврата пробивают отдельно: в чеке прихода возврата нужно обязательно указывать сумму и причину возврата.
Как исправить ошибку в чеке
Если смена превысит 24 часа, ККМ перестанет формировать чеки. Это является нарушением, поэтому для продолжения работы нужно закрыть смену и открыть новую, а также сформировать чек с коррекцией.
Когда ошибка в чеке обнаружена до его печати, необходимо аннулировать его и сформировать новый с верными параметрами.
Если же чек уже напечатан, необходимо сформировать чек коррекции или чек возврата, а затем оформить новый приход с правильными сведениями.
У кассы может закончиться подписка ОФД, и приём чеков остановится. У клиента есть 30 дней, чтобы оплатить новый срок подписки. Если по истечении этого срока подписка не продлена, фискальный накопитель заблокируется.
Дмитрий Фадеев
эксперт по онлайн-кассам
Ответственность за отсутствие или неправильную работу с онлайн-кассой
За нарушения в работе онлайн‑касс предусмотрены штраф, санкции. Для ИП и должностных лиц штрафы составляют от 1 500 ₽, для юрлиц — от 5 000 ₽.
При первом нарушении инспекция может ограничиться предупреждением. Однако повторные нарушения влекут за собой более строгую ответственность. В частности, должностным лицам это может грозить дисквалификацией, а компании — административной приостановкой деятельности.