Онлайн-касса — обязательный инструмент для бизнеса. Она помогает учитывать платежи и отправлять данные в налоговую. В этой статье разберёмся, какие требования к кассам в 2024 году, как их подключить и использовать без ошибок.
Что такое 54-ФЗ?
54-ФЗ — это закон, который регулирует порядок применения кассовой техники в России. Он обязывает компании и предпринимателей использовать онлайн-кассы для фиксации расчётов с клиентами и передачи данных в налоговую. Закон действует с 2003 года, но в 2017-м его обновили, введя обязательное применение онлайн-ККТ.
Главная цель 54-ФЗ — сделать расчёты прозрачными и защитить покупателей. Онлайн-кассы помогают контролировать движение денег, уменьшают риск теневых операций и упрощают работу с налоговой.
Какие требования предъявляются к онлайн-кассам по 54-ФЗ?
По закону все ИП и ООО обязаны использовать онлайн-кассы при любых расчётах: наличкой или безналом. Исключения составляют самозанятые, предприниматели в труднодоступных местностях и работающие в сферах-исключениях по 54-ФЗ.
Основные требования к онлайн-кассам включают:
- Наличие в реестре ККТ на сайте налоговой службы.
- Корпус с заводским номером и встроенное печатающее устройство.
- Фискальный накопитель для шифрования и хранения данных.
- Подключение к оператору фискальных данных (ОФД).
- Формирование чеков с обязательными реквизитами.
Полный перечень требований содержится в Федеральном законе № 54-ФЗ.
Кто обязан использовать онлайн-кассы?
54-ФЗ требует применять онлайн-кассы в большинстве случаев, когда происходит расчёт с клиентами. ККТ обязаны использовать:
- Продавцы товаров и услуг. Любые компании и ИП, работающие с физлицами, включая магазины, кафе, салоны красоты и интернет-магазины.
- Предприниматели, принимающие оплату наличными или картой, если расчёт происходит между юрлицами или ИП.
- Продавцы, принимающие аванс и возвращающие деньги. Например, если клиент заплатил заранее или хочет получить деньги за бракованный товар.
- Предприниматели, продающие товары в кредит.
- Владельцы бизнеса на азартных играх и ставках, например букмекеры, казино и тотализаторы обязаны применять ККТ при приёме ставок и выплате выигрышей.
Полный список операций, которые относятся к расчётам с ККТ, описан в статье 1.1 54-ФЗ.
Важно: кассовый чек можно выдать в бумажном или электронном виде, если покупатель предоставил контактные данные.
Кто может работать без кассы?
Федеральный закон предусматривает ряд исключений. Без кассового аппарата могут работать:
- Самозанятые (плательщики НПД).
- ИП и ООО, находящиеся в труднодоступной местности без интернета, — по списку региональных властей, которые публикуют такие списки на своих официальных сайтах.
- Предприниматели, занимающиеся:
- продажей газет и журналов;
- продажей ценных бумаг;
- обслуживанием религиозных обрядов и церемоний;
- сезонной торговлей овощами и фруктами на розничных рынках;
- ремонтом обуви;
- изготовлением ключей;
- другими видами деятельности по перечню из п. 2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ.
С 1 марта 2025 года список тех, кто может работать без кассы, расширился. Например, в него входят фермеры, ИП на патенте, образовательные и спортивные организации. Если хотите узнать точно, нужен ли вам кассовый аппарат, загляните во вторую статью 54-ФЗ.
Если у вас есть освобождение от ККТ, но вы принимаете наличные, вам может понадобиться БСО — бланк строгой отчётности.
О том, какие бывают чеки, чем они отличаются и когда их использовать, мы рассказывали в статье про виды эквайринга.
Требования к онлайн-кассам
Для законного ведения бизнеса предпринимателям надо не только приобрести онлайн-кассу, но и правильно настроить её. Расскажем, как избежать штрафов и наладить корректную работу кассы.
Технические характеристики
Онлайн-кассы должны соответствовать требованиям ФНС:
- Фискальный накопитель (ФН) — устройство, которое фиксирует и шифрует данные о расчётах. Срок действия: 13, 15 или 36 месяцев в зависимости от налогообложения.
- Подключение к интернету — касса должна передавать данные ОФД в режиме реального времени. Исключения есть для труднодоступных районов.
- Программное обеспечение — ККМ должна работать на лицензированном ПО с возможностью обновления.
- Принтер чеков — устройство печатает кассовые чеки с реквизитами и QR-кодом для проверки через приложение ФНС.
- Автономная работа — при сбоях интернета касса должна сохранять чеки и передавать их позже.
Функциональные возможности
Выбирайте онлайн-кассу в зависимости от потребностей вашего бизнеса. Разные модели могут поддерживать:
- Работу с разными способами оплаты — наличные, карты, СБП, электронные кошельки.
- Передачу электронных чеков — на email или по СМС.
- Интеграцию с учётными системами — 1С, CRM и другими программами.
- Хранение данных — информация о расчётах сохраняется не менее 30 дней.
- Удалённое управление — обновление ПО и контроль через веб-интерфейс.
- Формирование чеков коррекции — для исправления ошибок при пробитии чеков.
Регистрация и фискализация
Для законного применения онлайн-кассы нужно:
- Выбрать кассу из реестра ККТ на сайте ФНС.
- Заключить договор с ОФД для передачи данных в налоговую.
- Зарегистрировать кассу через личный кабинет на сайте налоговой или в отделении.
- Получить регистрационный номер кассы в системе ФНС.
- Фискализировать кассу — активировать фискальный накопитель и получить фискальный признак.
- Проверить работу — напечатать тестовый чек и проверить передачу данных.
Вы можете выполнить регистрацию самостоятельно или с помощью специалистов сервисных центров.
С 1 марта 2025 года регистрация кассы стала проще: после фискализации отчёт передаётся напрямую в личный кабинет ФНС через ОФД.
Дмитрий Фадеев
эксперт по кассам
Что делать после покупки онлайн-кассы?
После покупки надо зарегистрировать кассу, чтобы она работала и соответствовала требованиям закона. Расскажем, как проходит регистрация, какие документы нужно подготовить и сколько времени это занимает.
Процедура регистрации ККТ
Регистрация ККТ проходит в три этапа:
- Подайте заявление через личный кабинет ФНС.
- Получите регистрационный номер и фискализируйте кассу.
- Передайте данные в ФНС и получите карточку онлайн-кассы.
Для подписания заявления нужна КЭП. Если всё заполнено верно, процесс займёт не более одного дня.
Подробный пошаговый процесс регистрации мы разобрали в статье «Как зарегистрировать кассу онлайн».
Необходимые документы
Для регистрации потребуются паспорт, ИНН, свидетельство о регистрации бизнеса и договор с оператором фискальных данных (ОФД). Также необходимо заполнить заявление на регистрацию ККТ. Это можно сделать онлайн.
Сроки и этапы регистрации
Обычно процесс занимает до одного рабочего дня после подачи заявки. Сначала подаётся заявление, затем устройство получает регистрационный номер, после чего проводится фискализация.
Штрафы и санкции за нарушение 54-ФЗ
За работу без онлайн-кассы штрафуют как бизнес, так и его руководителей.
- За отсутствие ККТ: ИП – 25–50% от выручки (не менее 10 тыс. руб.), юрлица – 75–100% (не менее 30 тыс. руб.).
- За повторное нарушение: при доходе вне кассы более 1 млн руб. возможно приостановление деятельности (до 90 дней) или дисквалификация руководителя (до 2 лет).
- За несоответствие ККТ требованиям: юрлица – 5–10 тыс. руб., должностные лица – 1,5–3 тыс. руб.
- За невыдачу чека: юрлица – 10 тыс. руб., руководители – до 2 тыс. руб.
- За игнорирование запроса ФНС: юрлица – до 10 тыс. руб., должностные лица – до 3 тыс. руб.
Проверяйте кассу перед началом смены, обновляйте ПО и не игнорируйте письма из налоговой. Большинство штрафов — из-за невнимательности, а не из-за злого умысла.