Документ, подписанный электронной подписью, обладает юридической силой. Поставить ЭП можно прямо в файлах Word, Excel и PDF. Сейчас эти форматы чаще всего используют для обмена документами.
Точка расскажет, как правильно поставить электронную подпись в документе и отправить его контрагенту.
Что нужно для подписания электронного документа
Заранее подготовьте всё необходимое. Вам понадобится:
- Итоговая версия документа. Если внести корректировки после подписи, то она не пройдёт проверку, а сам файл не признают подлинным.
- Сертификат, открытый и закрытый ключи.
- Специальная программа для создания и добавления подписи. Это может быть веб-сервис, приложения для компьютера или модули для текстовых редакторов.
Что такое электронная подпись и как её создать
Электронная подпись (ЭП) — это цифровая замена рукописной подписи. В ней зашифрованы данные, в том числе пароли, знаки и символы. Это нужно для защиты данных от фальсификации и нелегального доступа.
Оформить её могут физические, юридические лица и индивидуальные предприниматели.
Электронная подпись позволяет:
- подписывать договоры с контрагентами;
- сдавать отчёты,
- регистрировать онлайн-кассы;
- пользоваться Госуслугами.
Существует несколько типов электронных подписей. Каждый подходит для определённой операции и площадки.
- Простая электронная (ПЭП) представляет собой пуш-уведомление или код из сообщения. Нужна для регистрации и оформления заказов на сайтах, не подходит для документооборота. Её не нужно специально получать — обычно подпись генерирует и предоставляет сам сервис.
- Усиленная квалифицированная (КЭП) позволяет сдавать отчёты и участвовать в торгах.
- Усиленная неквалифицированная (НЭП) подходит для согласования документов внутри компании.
Юридические лица и ИП могут получить КЭП и НЭП в удостоверяющих центрах или бесплатно в ФНС. Физлица — только в удостоверяющих центрах. Для оформления понадобятся паспорт РФ, СНИЛС, ИНН и токен. Токен — это специальный USB-носитель (не обычная флешка), который нужно купить заранее.
Подпись чаще всего действует 1 год. Потом её нужно получить заново.
Как подписывать Word, Excel, PDF документы электронной подписью: инструкция
Подписать документ можно с помощью специального обеспечения, предварительно установленного на ПК. Чаще всего для этого используют КриптоАРМ.
- Кликните правой кнопкой мыши по нужному файлу и выберите «КриптоАРМ».
- В выпадающем списке нажмите на «Подписать».
- В открывшемся окне найдите раздел «Выбор файлов». Кнопка «Просмотр» показывает его данные перед подписанием.
- В разделе «Выходной формат» выберите формат подписи. По умолчанию для подписи используется расширение *.sig.
- В разделе «Параметры подписи» выберите отсоединённую или встроенную подпись.
- В разделе «Выбор сертификата подписи» найдите действующий сертификат.
- Проверьте все настройки перед подписанием.
- Нажмите на кнопку «Готово».
Онлайн-сервисы для подписания электронных документов
Существуют сервисы, которые работают онлайн. В них можно подписывать бухгалтерские документы без скачивания специальных программ. Утверждать файлы можно как одному пользователю, так и нескольким. Это полезно, когда документ должны согласовать несколько сотрудников из разных отделов.
У каждого сервиса свой алгоритм работы, но принцип один: нужно загрузить документ, выбрать действующий сертификат, поставить подпись и загрузить файл на компьютер.
Разберём самые популярные онлайн-сервисы.
Подписание PDF-документа при помощи специального модуля
Если на компьютере уже установлены программы Adobe Reader, PDF удобнее всего будет подписать при помощи модуля КриптоПро PDF. Он уже встроен в программу.
- Загрузите и настройте Adobe Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.
- Скачайте модуль КриптоПро PDF и перезагрузите компьютер.
- Запустите Acrobat Reader DC. Найдите в меню пункт «Редактирование» и перейдите в «Установки».
- Выберите категорию «Подписи» и нажмите на кнопку «Подробнее» напротив раздела с созданием и оформлением подписей.
- В строке «Метод подписания по умолчанию» выберите «КриптоПро PDF». Здесь же можно выбрать место в документе, где будет находиться подпись.
- Откройте файл ПДФ, который хотите подписать.
- В верхнем меню найдите раздел «Инструменты» и перейдите в «Сертификаты».
- Выберите «Поставить цифровую подпись».
- Отметьте нужную область и сохраните результат.
Плагин КриптоПро для Word и Excel
Документы форматов Word и Excel можно подписывать встроенной электронной подписью. Для этого понадобится плагин КриптоПро Office Signature. Его нужно загрузить с официального сайта обеим сторонам, в том числе и контрагенту. Иначе он не сможет проверить ЭП. В сервисе можно создать два вида подписи: видимую и невидимую. Точка расскажет, чем они отличаются.
Даже если у вашего контрагента нет ЭДО, вы всё равно сможете подписывать документы с физлицами, самозанятыми и компаниями.
Как подписать электронный Word- и Excel-документ видимой подписью
Видимая подпись отображается в самом документе и в его свойствах. Она может выглядеть так, как нужно компании или контрагенту. Например, иметь поле с именем, должностью и изображением рукописной подписи согласующего. Внешний вид штампа не влияет на юридическую силу документа.
- Откройте документ.
- Перейдите во вкладку «Вставка», нажмите на «Текст» и выберите пункт «Строка подписи КРИПТО-ПРО».
- В окне введите информацию, которая будет располагаться рядом с изображением подписи в файле.
- В документе появится графическая строка. Переместите её в нужное место.
- Щёлкните по строке два раза, чтобы вставить изображение рукописной подписи или добавить данные о подписанте.
Подписание электронного Word- и Excel-документа невидимой подписью
Невидимая подпись отображается только в свойствах документа.
- Откройте документ.
- Перейдите во вкладку «Вставка», нажмите на «Текст» и выберите пункт «Строка подписи КРИПТО-ПРО».
- На экране появится окно для подписания. Проверьте правильность заполненных полей. «Тип подтверждения» — это причина подписания документа, например согласование финальной версии. «Цель подписания документа» указывается в свободной форме, её можно не заполнять. Убедитесь, что сертификат КЭП соответствует имени подписанта.
- Нажмите на «Подписать» и укажите пароль от электронной подписи.
Убедиться, что в документе есть подпись, можно в разделе «Сведения». Также на нижней панели появится значок ЭП.
Форматы электронных документов после подписания ЭЦП
Формат электронного документа зависит от вида подписи.
- При встроенной и интегрированной в документ подписи файл имеет формат .pdf, .xml, .docx, .xlsx или .pptx.
- При присоединённой подписи создаётся новый файл формата .p7s, куда помещаются сам документ и подпись к нему. Его невозможно прочитать без специальных криптографических программ.
- При откреплённой подписи она создаётся в отдельном файле формата .sig, .sgn или .p7s. Сам файл можно прочитать без специальных криптографических программ, а проверить действительность подписи — только с ними. Хранить и пересылать нужно оба файла. Это самый популярный вариант, который используют для отправки отчётов в налоговую и СФР, обмена документами с контрагентами.
Как получить Word, Excel, PDF документ с электронной подписью от других пользователей
Получателю необходимо:
- Загрузить файл и подпись из электронной почты или с флешки.
- Открыть программу для проверки ЭП.
- Проверить документ. Если программа подтвердит достоверность подписи, значит, именно этот файл был подписан сертификатом пользователя.
Отправка подписанного электронного документа
Подписанный документ можно отправить по электронной почте, через социальные сети и мессенджеры или сохранить в облаке.