Также разберём, какие реквизиты обязательны, как правильно заполнить строки 5а и 5б, и покажем, как быстро создать, подписать и отправить УПД онлайн без ошибок.
Коротко
УПД — это универсальный документ, который объединяет счёт‑фактуру и первичный документ. В 2026 году для обмена через ЭДО обязательно используется форма ФНС 5.03 — только она является формализованным документом. Акты и накладные при этом можно отправлять только в неформализованном виде.
УПД — это универсальный документ, который объединяет счёт‑фактуру и первичный документ. В 2026 году для обмена через ЭДО обязательно используется форма ФНС 5.03 — только она является формализованным документом. Акты и накладные при этом можно отправлять только в неформализованном виде.
Что такое универсальный передаточный документ (УПД)
УПД — это форма, разработанная ФНС для упрощения документооборота. Она объединяет функции счёта-фактуры и первичного документа и является единственным формализованным документом для обмена через ЭДО. Остальные документы — накладные ТОРГ-12 и акты — также можно отправлять по ЭДО, но только в неформализованном виде.
ФНС предложила форму УПД и рекомендации по её заполнению — письмо ФНС России от 21.10.2013 №ММВ-20-3/96@ и приказ ФНС России от 19.12.2023 №ЕД-7-26/970@.
ФНС ориентирует бизнес на использование УПД формата 5.03 как основного формата для электронного документооборота.
Правила заполнения УПД
В 2026 году УПД по-прежнему оформляют по рекомендованной форме ФНС и используют в электронном документообороте формат 5.03. Документ должен содержать обязательные реквизиты и заполняться без ошибок — иначе возможны проблемы с вычетом НДС или признанием расходов.
Основные требования к УПД
При заполнении укажите:
- Статус документа:
«1» — УПД выполняет функции счёта-фактуры и первичного документа;
«2» — используется только как первичный документ (без НДС).
- Реквизиты сторон — наименование, ИННлибо КПП, адреса продавца и покупателя.
- Содержание операции — наименование товаров, работ или услуг.
- Количество, единицы измерения, цену и сумму.
- Ставку и сумму НДС — если применяется.
- Подписи уполномоченных лиц (в ЭДО — квалифицированная электронная подпись).
Как заполнить строки 5а и 5б в УПД
Строка 5а. Указывают реквизиты документа об отгрузке, если он оформляется отдельно или отличается от УПД.
Строка 5б. Заполняется, если был аванс — здесь указывают реквизиты счёта-фактуры на предоплату.
Экспертное мнение
При работе с УПД важно не просто заполнить документ, а сделать это без ошибок — от этого зависит вычет НДС и признание расходов. На практике чаще всего проблемы возникают из‑за неверного статуса документа или ошибок в реквизитах и строках 5а и 5б. Ручное заполнение увеличивает риск неточностей, особенно при большом потоке документов. Поэтому безопаснее использовать электронные сервисы, где данные подставляются автоматически и проверяются системой.
Например, в ЭДО от Точка Банк можно быстро создать, подписать и отправить УПД — сервис сам заполнит реквизиты, рассчитает суммы и сохранит документы. Это экономит время и снижает риск ошибок в учёте.
Дарья Жуковская
Эксперт-редактор ЭДО от Точка Банк
Как заполнить УПД онлайн
Чтобы не было проблем с зачётом НДС и с контролем со стороны ФНС, документы важно заполнять без ошибок. Проще всего оформить УПД в онлайн-сервисе.
В ЭДО от Точка Банк реквизиты вашей компании и контрагентов подставляются автоматически, а система сама формирует номер документа, рассчитывает цену и итоговую сумму. Это снижает риск ошибок по сравнению с ручным заполнением.
Готовый акт можно сразу отправить контрагенту в формате Excel или PDF. Все документы сохраняются в системе и остаются доступными в любое время.
Подписание происходит с помощью электронной подписи с обеих сторон — она придаёт документу полную юридическую силу.
Шаг 1
Перейдите в Документооборот.
Шаг 2
Нажмите на кнопку «Создать» в левом верхнем углу.
Шаг 3
Выберите тип документа, например УПД. Также доступно: счёт на оплату, акт, счёт-фактура, договор и другие документы по шаблону.
В конструкторе формирования документа, достаточно указать ИНН контрагента и его платёжные реквизиты — остальные данные система автоматически подтянет из ЕГРЮЛ.
Номер и дата документа формируются автоматически, ваш расчётный счёт также подставляется без ручного ввода. При необходимости любое поле можно отредактировать.
Вы можете загрузить печать, факсимиле подписи и логотип. Сервис сохранит их и будет автоматически добавлять в следующие документы.
Если нужно выставить счёт, акт, накладную, счёт-фактуру или УПД на основе другого документа, который создавали ранее в Конструкторе, то можно добавить связь между ними. Нажмите «Создать на основе другого документа»:
- все реквизиты контрагента подтянутся из связанного документа. Если формируете закрывающий документ на основе первичного, товарные позиции тоже добавятся;
- внутри нового документа будут отображаться связанные формы.
Это работает для всех документов в Конструкторе.
Как отправить УПД контрагенту
Формализованные документы используются только при обмене через ЭДО. Это машиночитаемые файлы установленного формата, утверждённого ФНС. Их передают через операторов ЭДО и подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Если у партнёра нет ЭДО, получить формализованный документ не получится. Эти документы нельзя загрузить в готовом виде, их создают в Конструкторе документов.
Шаг 1
Нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
Шаг 2
Выберите КЭП.
Шаг 3
Выберите нужный сертификат для подписи.
Подтвердите подписание КриптоПро.
Документ подписан и отправлен контрагенту. Он может авторизоваться через Госуслуги и подписать его там.
У обеих сторон сохраняется исходный документ, а также версия с факсимиле и протокол подписания.
Как скачать бланк универсального передаточного документа
Скачать бланк УПД можно прямо из Документооборота.
Доступны два способа скачивания:
- Предпросмотр документа — файл сформирован без подписи и печати.
- После сохранения документа — система предложит скачать форму в формате PDF.