Сделки, которые проводят индивидуальные предприниматели и юридические лица, сопровождаются оформлением документов. Правильно оформленная документация позволяет видеть, на каких условиях заключена сделка, какие этапы у неё должны быть и какие из них уже пройдены.
Самые распространённые документы, которые оформляют при заключении сделки: договор, акт выполненных услуг и счёт на оплату. Все эти документы могут быть оформлены в рамках одной сделки. Например, на этапе переговоров предприниматели оформляют договор, после выполнения работ подписывают акт, а затем выставляют и оплачивают счёт.
В этой статье расскажем подробнее, что такое договор и счёт, а также разберёмся, можно ли оплатить счёт или просто выставить его без заключения договора.
Что такое договор
Договор — документ, в котором предприниматели прописывают все особенности сделки. Договор может быть оформлен в разных форматах, но чаще всего предприниматели составляют один документ, который подписывают представители обеих сторон. В договоре указывают:
- сроки поставки товара или оказания услуги;
- объём партии;
- стоимость товара, партии или услуги;
- способ расчётов;
- срок оплаты;
- штрафы и санкции при неисполнении обязательств.
Документ остаётся на руках у представителей обеих сторон, и в случае споров покупатель и продавец руководствуются именно тем, что прописано в договоре. Соответственно, счёт на оплату часто выставляют в соответствии с договором: если в договоре указано, что деньги надо отправить до 1 сентября 2025 года, то счёт на оплату выставляют до этой даты. В счёте на оплату также прописывают до какой даты надо отправить деньги.
Пример:
Предприниматель занимается продажей средств для клининга: продаёт спецодежду для клинеров, оборудование для уборки, профессиональную бытовую химию. Владелец клинингового агентства делает крупную закупку: ему нужны 10 комплектов одежды, 3 моющих пылесоса, 2 парогенератора, 80 бутылок моющих средств для разных помещений, расходные материалы.
Стоимость закупки — 650 000 рублей. В договоре поимённо перечисляют все позиции, прописывают стоимость каждой по отдельности и указывают итоговую сумму. Кроме того, отмечают, что продавец обязуется поставить партию товара в срок до 1 августа 2025 года.
Также стороны указывают, что оплату нужно провести на банковские реквизиты ИП при получении товара и прописывают сами реквизиты. Отдельно в договоре фиксируют ответственность сторон и другие нюансы.
Оплачивать счёт без договора рискованно, поэтому предприниматели предпочитают заключать договора даже на небольшие сделки. Это позволяет прозрачно вести бизнес, отслеживать все сделки и иметь все подтверждающие документы на случай проверок.
Что такое счёт?
Счёт на оплату — документ, в котором прописано какой товар или работу нужно оплатить, какую сумму надо отправить и на какие реквизиты. Счёт можно составлять в свободной форме, главное, чтобы в нём были прописаны все существенные данные сделки. Среди них:
- данные поставщика и покупателя;
- наименование и количество услуг, товаров или работ;
- цену и итоговую стоимость;
- НДС;
- реквизиты для уплаты;
- номер и дату счёта;
- основание выставления счёта (обычно это номер договора).
В реквизитах прописывают:
- название банка получателя;
- ИНН;
- КПП;
- получателя;
- БИК;
- номер расчётного и корреспондентского счёта.
Если счёт выставляют после заключения договора также нужно прописать номер договора. Точка рассказывала, какой номер ставить в договоре и других документах.
Обмениваться документами с контрагентами можно через ЭДО — электронный документооборот. Систему ЭДО можно использовать для составления документов: она предлагает готовые шаблоны и позволяет прозрачно проводить весь процесс сделки от заключения договора до подписания закрывающих документов. Можно также подписывать документы электронной подписью.
Подключить ЭДО можно в Точке. Если вы уже наш клиент, можете сделать это самостоятельно — в разделе Документооборот.
Можно ли счёт выставлять без договора?
Иногда предприниматели хотят выставить счёт на оплату, но сомневаются: можно ли выставлять счёт, если нет договора?
В некоторых случаях счёт может заменить договор. В этом случае сам счёт будет офертой — в нём, как и в договоре, прописывают всю ключевую информацию. Оплата счёта означает, что условия договора устраивают обе стороны, то есть, покупатель согласен на условия, выставленные продавцом.
В счёте-оферте обычно указывают:
- наименование и реквизиты обеих сторон;
- название товара, работ или услуг;
- объём (в количестве позиций, в часах или других единицах измерений);
- цену товара;
- итоговую сумму;
- НДС (если надо);
- сроки, в которые надо оплатить товар;
- подписи сторон с расшифровкой.
Отдельно прописывают условия оферты, например, сумму договора, срок действия счёта, дату поставки. Например, в счёте-договоре могут прописать, что поставщик вправе не выполнять поставку до получения денег на расчётный счёт. Условия могут быть разными, они зависят от конкретной сделки.
Мария Захарова, Product Owner Точка Обороты:
Иногда сделки заключают на условиях постоплаты. Представим, что ИП нужно оборудование для запуска производства, но он понимает, что сможет расплатиться только через 3 месяца после начала работы. Если поставщика устраивают такие условия, например, он не хочет упускать заказ, он подписывает договор на условиях постоплаты.
Чтобы не остаться без товара и без денег, поставщик может воспользоваться финансированием под покупку или поставку. Это позволяет работать в привычном режиме.
Например, в сервисе Точка Обороты это работает так: клиент отправляет заявку и получает предложение, сформированное именно под его бизнес. Ставка — от 0,052% в день, а получить финансирование можно на срок до 120 дней. Если всё устраивает, клиенту открывают счёт, на который переводят деньги — обычно это сумма сделки за вычетом комиссии. А продавец указывает в договоре с покупателем номинальный счёт в Точке. Когда покупатель переведёт оплату, долг погасится автоматически.
Если сделка заключается на большую сумму или связана с масштабными процессами (например, приобретением недвижимости или арендой зданий) без договора не обойтись. Если вы планируете выставить счёт без заключения договора, уточните, возможно ли это для вашей категории сделки.
Что делать, если счёт выставлен раньше заключения договора?
Иногда бывает такая ситуация: предприниматель выставил счёт на оплату, а договор ещё не заключил.
Если в договоре не будут прописывать выставление счёта, это не считается нарушением.
Если же предприниматель планирует прописать в договоре условия выставления счёта, то надо указать, что действие договора распространяется не только на счёт договора, но и на счёт, выставленный раньше. В этой ситуации стоит составить акт сверки и указать, какая сумма уже поступила по этому счёту в качестве предоплаты.
Выставлять счета и подписывать договоры удобно в электронном формате — через ЭДО. Электронный документооборот позволяет быстро обмениваться документами по всему миру, экономить на печати документов и курьерской доставке. К тому же, ЭДО намного безопаснее, чем обычный документооборот. Например, в Точке сотрудники проверяют личность владельца и его право на подписание документов, а сам документ защищён от внесения изменений после его подписания.
В сервисе Документооборот можно выставить счёт на оплату а также создать договор и подписать его электронной подписью. Сервис доступен всем клиентам Точки. Если счёта в Точке ещё нет, оставьте заявку, чтобы наш сотрудник позвонил и помог его открыть.