Когда предприниматель открывает своё дело, он начинает работать с документами. Для официального оформления сделки заключают договор, для получения оплаты — счёт, а для фиксации того, что услуги оказаны — акт. Эти документы важно составлять и подписывать, чтобы весь процесс работы был прозрачным.
У оформления счёта, акта и договора есть свои нюансы. В этой статье остановимся на том, какой номер надо в них ставить, есть ли конкретные требования и какие особенности есть.
Есть ли требования к номеру счёта, акта и договора?
Требования установлены только к правилам нумерации счетов-фактур и УПД (универсальным передаточным документам, в которых есть счета-фактуры). Например, счета-фактуры надо выставлять в хронологическом порядке, а нумеровать их можно и в пределах налогового периода, и в период календарного года.
При этом, в обычном счёте на оплату, акте и договоре номер тоже должен быть, но как именно устанавливать нумерацию — не прописано. А значит, продумать удобную и понятную для себя систему можно самостоятельно: присвоить номер договору, акту или счёту можно в соответствии с порядком, установленным внутри конкретной организации.
Если организация разрабатывает свою форму счёта, её надо утвердить в учётной политике. В ней же важно прописать правила оформления, в частности, указать, как нумеровать счета.
Важно, чтобы номера договоров, счетов и актов были уникальными и не накладывались друг на друга в рамках одного периода. Например, номер одного договора отличался от номера другого. Всё остальное — по решению самой компании. Правила обнуления нумерации счетов, договоров и актов также устанавливаются внутри каждой организации, в том числе и по счетам-фактурам, и по УПД.
Елизавета Долгополова
эксперт по ЭДО в Точке
Как удобно проставить номера в счёте, акте, договоре
Для удобства важно соблюдать несколько простых правил:
- Присваивать каждому документу свой номер и следить, чтобы номера разных договоров, счетов и актов не пересекались.
- Нумеровать документы в порядке возрастания.
- Если документов много, можно обнулять нумерацию каждый месяц или квартал — в зависимости от количества документов. Это позволит вести простой учёт документов: на то, чтобы найти договор № 30 за июнь уйдёт меньше времени, чем на поиск договоров № 815 или № 1553 за два года.
- Продумать систему нумерации договоров, счетов и актов надо так, чтобы она была интуитивно понятной даже новому сотруднику. Например, счета помечать буквой С, акты — буквой А, договоры — буквой Д.
Проще всего нумеровать счета, акты и договоры по порядку, увеличивая номер на единицу для каждого следующего документа: 1, 2, 3. Но если у предпринимателя много документов, их можно нумеровать и систематизировать с дополнительными префиксами — буквами, тире или другими символами.
Предприниматель обнуляет нумерацию каждый месяц и помечает разные виды документов соответствующими буквами. Соответственно, нумерация документа № 15 может выглядеть так:
Счета, которые нумерует контрагент, не имеют отношения к нумерации предпринимателя, поэтому на них не стоит обращать внимания. Также не связаны номер счёта и акта/договора. В основании счёта на оплату указывается, к какому акту и договору выставлен счёт, но на номер у договора, счёта или акта не влияет.
Предприниматель выставил контрагенту три счёта: № 1, № 2, № 3. Эти счета он закрыл одним актом выполненных работ. Номер акта — 1.
Иногда начинающие предприниматели путают номер расчётного счёта и номер счёта на оплату. Поэтому в разговоре с новым контрагентом стоит уточнить, что он имеет в виду, задавая вопрос о номере счёта. Номер расчётного счёта или номер документа — счёта на оплату?