Машиночитаемая доверенность, или МЧД, — это электронная версия обычной бумажной доверенности. Она нужна, чтобы сотрудник или внештатный работник мог подписывать документы от имени вашей компании. Формально это файл в формате XML с данными о доверителе, сотруднике и полномочиях.
Коротко
Машиночитаемая доверенность подтверждает полномочия сотрудника при работе с электронными документами. Это XML-файл с данными о доверителе, представителе, сроках и полномочиях.
Машиночитаемая доверенность подтверждает полномочия сотрудника при работе с электронными документами. Это XML-файл с данными о доверителе, представителе, сроках и полномочиях.
Как выглядит доверенность МЧД
Главная задача МЧД — подтвердить право сотрудника действовать от имени организации в электронных системах. Это помогает безопасно сдавать отчёты, подписывать счета-фактуры и другие документы.
МЧД отличается от скана бумажной доверенности. У неё есть особый формат и требования к содержанию, чтобы сервисы могли автоматически считывать все данные.
Директор компании подписывает доверенность своей квалифицированной электронной подписью. После этого сотрудник использует МЧД вместе с подписанными документами, например при отправке отчётности в налоговую.
Как проверить МЧД на портале ФНС
Чтобы проверить машиночитаемую доверенность, используйте портал ФНС. Перейдите на страницу Единого хранилища МЧД. Там вы сможете узнать актуальный статус доверенности и сроки её действия.
Для проверки нужен уникальный номер доверенности (GUID). Если хотите получить более точную информацию, добавьте ИНН доверителя и ИНН представителя.
После ввода данных нажмите кнопку «Просмотр результата». Сервис покажет, действительна ли доверенность, какие полномочия у представителя и до какого числа она действует.
Кому и для чего нужен номер МЧД
Номер МЧД нужен, чтобы сотрудники или доверенные лица могли действовать от имени компании или ИП. Он подтверждает полномочия представителя и позволяет подписывать электронные документы без участия руководителя. Этот номер используют для проверки подлинности доверенности в электронных системах.
Кому нужен номер МЧД
Сотрудникам компании — бухгалтерам, юристам и другим специалистам, которые подписывают отчётность, договоры и другие документы.
Индивидуальным предпринимателям — сотрудникам, подрядчикам или доверенным лицам, которые ведут дела от имени ИП.
Другим организациям и ИП — если доверенность оформлена на третью сторону для действий от имени вашей компании или предпринимателя.
Для чего нужен номер МЧД
Сдача отчётности — позволяет отправлять документы в ФНС, СФР и другие ведомства без участия руководителя.
Электронный документооборот — подтверждает полномочия при подписании УПД, счетов-фактур и других документов с контрагентами.
Работа с государственными системами — нужен для участия в торгах, подачи заявок и взаимодействия с государственными информационными системами, например «Честный ЗНАК» или ЕГАИС.
Автоматическая проверка — номер хранится в реестре ФНС. Получатель документов может проверить их подлинность, введя номер доверенности, без обмена отдельными файлами.
Замена бумажных доверенностей — МЧД упрощает процесс, позволяет автоматизировать проверку и ускоряет работу с документами.
Как найти номер МЧД
Каждая машиночитаемая доверенность имеет номер, дату и срок действия. В ней указаны сведения о доверителе, доверенном лице и их полномочиях. Вся информация хранится в XML‑файле и доступна для просмотра на компьютере.
Чтобы найти номер МЧД в XML‑файле, нужно понимать его структуру. Например, единый регистрационный номер GUID указан внутри файла вместе с другими реквизитами.
GUID — это длинная комбинация цифр и букв, например: 123e4667-e88b-12d3-a456-427714174000.
Существуют и более простые способы узнать номер МЧД без открытия XML‑файла. Например, можно запросить GUID у контрагента.
Где можно найти номер МЧД
- В файле МЧД (XML). Откройте файл mchd.xml в любом текстовом редакторе, например Notepad++. Найдите тег ИдДовер или НомДовер — это и есть уникальный номер GUID доверенности.
- В документах от контрагента. Номер МЧД часто указывают в УПД или в сопроводительном письме от контрагента.
- Через оператора ЭДО. В системах электронного документооборота номер доверенности отображается прямо в карточке МЧД.
- Запрос у контрагента. Если номер неизвестен, просто попросите контрагента прислать GUID или сам файл МЧД.
Найти машиночитаемую доверенность только по ИНН нельзя. Сервис ФНС требует номер доверенности для проверки. Если нужен поиск по ИНН, используйте системы ЭДО или уточните данные у контрагента.
Как проверить МЧД по номеру в реестре
Информация о доверенностях хранится в специальных реестрах тех систем, где они созданы и зарегистрированы. Главным таким хранилищем является распределённый реестр ФНС РФ. Доступ к нему открыт любому заинтересованному лицу.
Через реестр можно создавать машиночитаемые доверенности, смотреть их, проверять статус, загружать документы, отменять доверенности и отказываться от полномочий.
Для этого понадобятся уникальный идентификатор GUID, ИНН доверителя и ИНН представителя.
Какие доверенности МЧД самые безопасные
Факторы, которые влияют на безопасность МЧД:
- Чем точнее описаны полномочия, тем меньше рисков. Вместо общей фразы «Работа с ФНС» лучше написать конкретно: «Подача декларации по НДС».
- Не выдавайте слишком широкие полномочия. Например, право распоряжаться имуществом компании создаёт серьёзные риски для бизнеса.
- Для отдельных сделок может понадобиться нотариальное удостоверение. Это обязательное требование, если закон прямо указывает на нотариальную форму.
Как проверить МЧД, которую отправили в пакете с документом
Если доверенность не зарегистрировали в реестре ФНС и прислали вместе с документами, сразу понять её легитимность сложно. Но проверить её всё равно можно. В любом файле МЧД есть ссылка на систему, где хранится информация о статусе доверенности — п. 11 ст. 2 Минцифры РФ от 18.08.2021 №857.
Чтобы найти эту информацию, откройте файл МЧД через любой редактор, например Excel. Затем воспользуйтесь поиском по документу и найдите строку, которая начинается с <СведСистОтм>.
Где ещё можно проверить доверенность
Проверка на портале ФНС
Перейдите на сайт Единого хранилища МЧД. Найдите раздел проверки доверенностей. Введите номер GUID и ИНН доверителя. Система покажет статус: «Действительна», «Отозвана» или «Не найдена».
Проверка на портале «Госуслуги»
Зайдите на портал «Госуслуги». Найдите сервис проверки доверенности. Загрузите XML-файл и файл электронной подписи. Сервис проверит доверенность и покажет результат.
Проверка через операторов ЭДО
Большинство операторов ЭДО автоматически проверяют МЧД при обмене документами. Если вы пользуетесь таким сервисом, проверка происходит сама, без дополнительных действий.