Расчётный счёт часто используется для возврата подотчётных денег — особенно если у компании нет кассы или сотруднику так удобнее. Главное — корректно указать назначение платежа и приложить подтверждающие документы расходов.
Коротко о подотчётных деньгах
Подотчётные средства — это деньги, которые компания даёт сотруднику, чтобы он оплатил что-то за счёт фирмы. Например, купил канцтовары, бензин, авиабилет или рассчитался с подрядчиком.
Тратить такие деньги можно только на рабочие нужды. После обязательно отчитаться: сдать чеки, акты или другие документы. Если осталась часть — вернуть в кассу или на счёт.
Выдача и возврат подотчёта оформляются на основании локального нормативного акта, например положения о подотчёте, и приказа руководителя.
Получить деньги под отчёт можно только при наличии договора — трудового или гражданско-правового. Если договора нет, передавать деньги нельзя. Даже если это знакомый или сотрудник партнёрской компании.
Подотчётные деньги можно передать тремя способами:
- Наличными из кассы. Только из тех средств, которые поступили на расчётный счёт или получены от продаж. Другие поступления использовать нельзя. Выдача оформляется через расходный кассовый ордер.
- На карту сотрудника. Можно перевести на зарплатную или любую другую карту по заявлению сотрудника. В платёжке важно сразу указать, что это подотчёт.
- На корпоративную карту. Сотрудник оплачивает расходы напрямую со счёта компании. Такие траты считаются подотчётными автоматически, если это указано в положении. Обычно для отчёта по карте устанавливают срок — например, один месяц.
Сумма может быть любой — закон не ограничивает размер подотчёта.
Но если сотрудник рассчитывается наличными с контрагентом (ИП или организацией), есть лимит — не больше 100 000 ₽ по одному договору. Всё, что свыше, — только по безналу.
На какое время выдаются подотчётные средства
Срок, на который выдаются подотчётные деньги, компания определяет сама.
Во внутренних документах можно указать:
- За сколько дней до поездки или покупки можно выдать деньги.
- На какой срок они выдаются — например, на неделю или на период командировки.
- Сколько времени даётся на отчёт после трат.
Жёстких правил нет, но порядок лучше закрепить в положении о подотчёте — так будет понятнее и сотрудникам, и проверяющим.
В каких случаях подотчётные средства нужно вернуть
Вернуть деньги придётся в следующих случаях:
- истёк срок, указанный в приказе на подотчёт;
- расходы оказались меньше выданной суммы;
- траты вообще не произошли.
Сначала сотрудник сдаёт авансовый отчёт и прикладывает к нему все документы: чеки, накладные, акты, билеты — всё, что подтверждает расходы. Руководитель проверяет отчёт и утверждает его. После этого становится ясно, сколько денег потрачено, а сколько нужно вернуть.
Раньше действовал единый срок для сдачи авансового отчёта — 3 рабочих дня. Но с 30 ноября 2020 года это требование отменили — Указание ЦБ РФ № 5587-У. Теперь организация сама решает, сколько времени дать на отчёт.
Как подотчётные средства вернуть на расчётный счёт
Вернуть подотчётные деньги можно двумя способами — в кассу или на расчётный счёт компании.
Если возвращают на расчётный счёт, то нужны реквизиты компании:
- наименование компании, ИНН и КПП;
- номер расчётного счёта;
- банк, БИК и корреспондентский счёт.
Перевод можно сделать через мобильное приложение, интернет-банк или в отделении. Платёжку нужно передать бухгалтеру — в бумажном или электронном виде.
Нужно правильно указать назначение платежа. Подойдёт, например:
«Возврат остатка подотчётных средств по авансовому отчёту от [дата]».
Если назначение платежа не указано или написано неполно, налоговая может посчитать поступление доходом и доначислить налоги. Чтобы избежать проблем, бухгалтер может направить в банк пояснение к этому переводу.
Обычно безналичный возврат проходит без комиссии. Но если банк удержал плату, компенсировать её можно только в том случае, если это предусмотрено во внутренних документах. Иначе вернуть деньги сотруднику не получится.
Что делать, если сотрудник не вернул подотчёт
Если сотрудник не вернул подотчётные деньги, у компании есть три варианта:
- Удержать долг из зарплаты.
- Простить его.
- Списать по истечении срока давности.
Чтобы удержать из зарплаты, нужно издать приказ в течение месяца после даты, когда сотрудник должен был отчитаться, и получить его письменное согласие. Без согласия удерживать нельзя. Удерживать можно не больше 20% от зарплаты после вычета НДФЛ. Если срок пропущен или сотрудник не согласен — взыскивать только через суд.
Компания также может простить долг — для этого оформляется приказ. Но в этом случае непогашенная сумма считается доходом сотрудника, с неё нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Если долг не удалось вернуть, и прошло три года, его можно списать как безнадёжный. Но это тоже считается доходом сотрудника — с налогами и взносами.
Как провести возврат подотчётных средств в бухучёте
Все операции с подотчётными деньгами нужно правильно отразить в учёте. Проводки зависят от того, как выдали деньги, как сотрудник их потратил и каким способом вернул остаток.
Выдача и возврат оформляются на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Далее — простые и актуальные проводки на 2026 год.
Выдача денег
| Дт 71 — Кт 50 | Из кассы |
| Дт 71 — Кт 51 | С расчётного счёта |
| Дт 71 — Кт 55 Субсчёт «Специальный карточный счёт» | На корпоративную карту |
Учёт подтверждённых расходов
| Дт 26 — Кт 71 | Командировка |
| Дт 10 — Кт 71 | Закупка материалов |
| Дт 41 — Кт 71 | Покупка товаров для перепродажи |
| Дт 60 — Кт 71 | Оплата услуг |
Возврат остатка
| Дт 50 — Кт 71 | В кассу |
| Дт 51 — Кт 71 | На расчётный счёт |
Сотрудник не отчитался вовремя
| Дт 94 — Кт 71 | Недостача |
| Дт 70 — Кт 94 | Удержание из зарплаты |
Пример возврата подотчётных сумм на расчётный счёт
Сотруднице Апельсиновой А.А. выдали 15 000 ₽ под отчёт на командировочные расходы. Деньги поступили на её личную карту с расчётного счёта компании.
По приезде она представила авансовый отчёт от 24.07.2026 и чеки на 13 200 ₽. Остаток в размере 1 800 ₽ вернула на расчётный счёт организации через мобильное приложение.
Бухгалтер оформляет следующие проводки:
| Дт 71, Кт 51 — 15 000 ₽ | Выдан аванс на карту с р/с |
| Дт 26, Кт 71 — 13 200 ₽ | Отражены командировочные расходы |
| Дт 51, Кт 71 — 1 800 ₽ | Остаток возвращён на расчётный счёт |
Апельсинова указала в платёжке назначение:
«Возврат остатка подотчётных средств по авансовому отчёту от 10.07.2026».
Копию платёжки она передала в бухгалтерию.