При импорте или экспорте товаров в список обязательных документов для таможенного оформления входит инвойс. Без него таможенники не пропустят груз, а банки могут не подтвердить оплату. Инвойс можно перепутать с проформа-инвойсом — документом со схожими функциями.
Расскажем, чем отличается проформа-инвойс от инвойса, в каких случаях подавать их и как правильно заполнять.
Коротко
Проформа‑инвойс — предварительный счёт на оплату товара или услуги, который содержит примерную стоимость сделки. Его используют для согласования условий купли‑продажи, прохождения таможенного оформления до полной оплаты, ввоза бесплатного товара.
Проформа‑инвойс — предварительный счёт на оплату товара или услуги, который содержит примерную стоимость сделки. Его используют для согласования условий купли‑продажи, прохождения таможенного оформления до полной оплаты, ввоза бесплатного товара.
Что такое инвойс
Перед тем как определиться с проформа-инвойсом, нужно разобраться, что такое инвойс (коммерческий инвойс). Это товаросопроводительный документ, счёт, который можно использовать для оплаты. Он может заменять внешнеторговый договор купли-продажи.
Инвойс заполняет продавец и отправляет вместе с партией груза. В документе прописывает информацию о товаре, условиях оплаты, реквизитах сторон, стоимости сделки и т.п. Покупатель, получивший инвойс, должен в указанные в нём сроки оплатить указанную сумму.
Инвойс входит в перечень документов, которые подаются для таможенного и валютного контроля. Без него таможня не пропустит груз через границу. Таможенники по инвойсу определяют стоимость товара, его соответствие заявленным характеристикам, рассчитывают таможенные платежи и налоги.
Что такое проформа-инвойс
Проформа-инвойс — это предварительный счёт. Его отправляет продавец покупателю для согласования условий сделки и оформления коммерческого инвойса, чтобы подтвердить факт сделки.
Документ оформляют для:
- прохождения товаром таможни до его полной оплаты;
- ввоза бесплатного товара;
- временного ввоза;
- будущих авансовых платежей.
Китайский производитель ноутбуков ещё не согласовал с российским партнёром объём партии и общую стоимость. Он отправляет проформа-инвойс в Россию с предварительным количеством, техническим описанием ноутбуков и примерной стоимостью.
Основные отличия между проформа-инвойсом и инвойсом
| Инвойс | Проформа-инвойс |
|---|---|
| Официальный счёт с окончательной стоимостью товаров | Предварительный счёт с ориентировочной стоимостью |
| Необходим для таможенного оформления | Не входит в список обязательных документов |
| Для изменения нужны корректирующие документы | Можно изменять условия до согласования договора |
Как оформить проформа-инвойс
Для счёта-проформы нет установленной формы, но есть обязательная информация, которую нужно прописывать в документе. В письме ФНС РФ от 21.08.2009 №ШС-22-3/660@ есть перечень реквизитов, обязательных для проформ-инвойса, среди которых:
- данные продавца и покупателя, включая название фирмы, юридический и почтовый адреса, контактную информацию ответственного лица и т.п.;
- описание товара или услуги, код ТН ВЭД;
- общая предварительная стоимость всех товарных позиций либо её отсутствие (например, временный ввоз выставочных образцов);
- условия поставки и оплаты.
Правила оформления инвойса
Утверждённого формата у коммерческого инвойса тоже нет, его заполняют в произвольной форме на английском и русском языках. В документе обычно прописывают:
- данные покупателя и продавца: название и форма компании, полные юридический и почтовые адреса, ФИО контактного лица;
- дату оформления документа;
- информацию о предмете сделки — товаре или услуге, включая код ТН ВЭД;
- количество товаров;
- общую стоимость всех товаров и каждого отдельно;
- условия и сроки платежа: аванс, постоплата;
- условия поставки Инкотермс;
- банковские реквизиты.
Если заполнить счёт-проформу или коммерческий инвойс с ошибками, то можно получить штраф от таможни. Придётся исправлять документ, чтобы товар пропустили таможенники. Это потеря времени, возможной прибыли, если сорвутся сроки доставки.
Исправлять коммерческий инвойс сложно, поэтому лучше не делать в нём ошибок. Для корректировки суммы нужно подавать в таможню кредит-ноту или дебет-ноту. Проформа-инвойс можно изменять до момента, пока обе стороны не утвердят и не согласуют условия договора.
Типичные ошибки при оформлении
Возможные ошибки при заполнении счёта-проформы на товар:
- Нет всей информации. В документе должны быть данные о продавце и покупателе, товаре или услуге, предварительной стоимости, условиях оплаты и доставки.
- Неполное описание товара. Оно может быть неточным. Если перевозят женскую куртку, нужно добавить её цвет, размер, материал. Например, коричневая куртка женская из шерстяной пряжи размером XL в количестве 100 шт.
- Отсутствуют контактные данные. В счёте-проформе указывают полное название, юридический адрес, индекс, контактный телефон обеих сторон сделки.