В этой статье расскажем, зачем нужна кассовая дисциплина, что надо знать о работе с ККТ, как принимать наличные и рассчитываться ими. Также разберёмся, кто контролирует соблюдение кассовой дисциплины и что будет, если нарушить требования.
Зачем нужна кассовая дисциплина
Кассовая дисциплина — порядок работы с наличными. Она нужна для контроля оборота наличных в компании, а также — для прозрачности перед налоговой.
Продавец, который получил оплату за товар наличкой, не может просто положить деньги в кассу. Он должен выдать покупателю чек с помощью онлайн-кассы или заполнить бланк строгой отчётности.
Онлайн-кассы бывают стационарные и переносные, так что даже если продавец занимается передвижным бизнесом, он может принимать оплату наличными через онлайн-кассу.
Пример:
Индивидуальный предприниматель открыл службу доставки пиццы. Пиццамейкеры пекут пиццу в цеху, а курьеры развозят их по адресам заказчиков. Оплату они получают на месте, а курьер должен выдать им чек.
ИП покупает несколько переносных онлайн-касс, регистрирует их и выдаёт курьерам. Теперь они могут законно принимать оплату наличным и безналичным расчётом.
В конце рабочего дня все деньги компании поступают в операционную кассу. По сути, это все деньги предприятия. Операционная касса — не обязательно именно касса. Деньги могут быть аккумулированы на одном счёте, в сейфе или под подушкой у ИП.
Через операционную кассу учитывают все операции с наличными. Они бывают разными: поступление денег от покупателей, траты на ремонт офиса, выдача зарплаты сотрудникам.
Что надо знать о работе с ККТ
Контрольно-кассовая техника - это устройства, которые нужны продавцу для выдачи чеков и передачи данных в ФНС. Ещё одно название ККТ — онлайн-кассы.
Как работают онлайн-кассы? Всё просто: когда предприниматель продаёт товар, он проводит операцию через онлайн-кассу.
Устройство записывает информацию об операции на фискальный накопитель — память кассового аппарата. Одновременно с этим информация отправляется оператору фискальных данных — компании, которая передаёт данные в ФНС в режиме реального времени. Получается, что как только предприниматель продал товар, налоговая уже об этом знает.
Кассовые аппараты используют:
- при приёме платежей от физлиц;
- при приёме платежей наличными или банковской картой до 100 000 рублей от ИП и юрлиц.
Если сумма по договору между ИП или юрлицами больше 100 000 рублей, её переводят на расчётный счёт.
Точка подробно рассказывала о том, что такое онлайн-кассы и как с ними работать.
Подключить онлайн-кассу можно в Точке. Мы предоставляем всё важное для работы по 54-ФЗ: кассу, фискальный накопитель и подписку на ОФД. Касса полностью готова к работе, а служба поддержки круглосуточно на связи.
Какие документы нужны для кассовой дисциплины
Каждый платёж сопровождается кассовыми документами. Их оформлением занимается бухгалтер. Вот 3 документа, которые обычно оформляют ИП и ООО для фиксации денежных поступлений и расходов.
- Приходный кассовый орден. Оформляют при поступлении наличных в кассу. В нём прописывают сумму, валюту, данные плательщика, причину поступления и другие нюансы, которые обосновывают приход денег.
- Расходный кассовый орден. Оформляют при выдаче наличных. В нём прописывают сумму, валюту, назначение платежа, данные получателя и другие важные параметры.
- Кассовая книга. Её оформляют для всех кассовых операций: и приходов, и расходов. В неё вносят все данные из ПКО и РКО. Это позволяет вести бухгалтерский учёт и контролировать оборот денег в компании.
Иногда надо оформлять и другие документы. Например, при выплате зарплаты заполняют платёжную ведомость. А если в компании кассиры передают друг другу деньги из кассы, это отражают в книге учёта кассиром принятых денежных средств.
Ведение документов подразумевает возможность отследить каждый рубль и иметь полное понимание о том, что происходит в компании. Но для ИП есть послабление - в отличие от юридических лиц они могут:
- не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе;
- не оформлять кассовые ордеры;
- не вести кассовую книгу.
При этом, они могут тратить наличку из кассы на личные нужды. То же самое касается и расчётного счёта: ИП могут свободно тратить с него деньги.
Как регулируется кассовая дисциплина
Кассовую дисциплину регулируют несколько документов. Это Федеральные Законы и указания ЦБ РФ.
- Правила ведения кассовых операции ИП и юридических лиц.
- Правила наличных расчётов.
- Правила применения онлайн-касс.
- Правила применения ККТ при наличных и безналичных расчётах.
В них подробно прописаны все нюансы для разных ситуаций. Если непонятно как действовать в конкретном случае, можно обратиться к этим документам.
Как принимать наличные
Когда кассир получает наличку от покупателя, он должен выполнить несколько действий.
- Пересчитать купюры и убедиться в их подлинности.
- Принять их и положить в кассовый аппарат.
- Выдать покупателю чек или БСО.
- В конце смены сформировать отчёт об её закрытии.
Дальше нужно составить приходный кассовый ордер. Обычно его составляет главный бухгалтер, но иногда эта обязанность лежит на бухгалтере-кассире — специалисте, который совмещает сразу две должности. Такому сотруднику официально дают соответствующие полномочия, также с ним заключают договор о материальной ответственности.
Важно: наличные в кассах юрлиц должны храниться только до определённой суммы. Лимит устанавливает сам предприниматель. Когда сумма превышает максимальную, деньги надо сдать в банк. Если не установить лимит, придётся сдавать наличку в банк каждый день, иначе налоговая может оштрафовать.
Как выдать чек при приёме наличных
Порядок выдачи чека при приёме налички зависит от модели и производителя онлайн-кассы. Например, на кассах Эвотор продавец работает так.
- Добавляет товары в чек в разделе «Продажа». Для этого он сканирует штрихкод или выбирает товар из списка в ручную. Если товаров много или в точке высокая проходимость, удобнее пользоваться сканером.
- Выбирает способ оплаты: наличные или банковская карта.
- При оплате наличными указывает, сколько денег получил от клиента. Касса рассчитывает сумму сдачи, если она нужна и печатает чек.
- Отдаёт чек клиенту.
Этот процесс обязателен для всех, кто по закону обязан использовать ККМ.
Выбрать онлайн-кассу под свой бизнес можно в Точке. Мы предоставляем полный комплект: онлайн-кассу, фискальный накопитель и подписку на ОФД. Сами настраиваем кассу и помогаем зарегистрировать её в ФНС.
Некоторые ИП освобождены от обязательного использования — их перечень прописан в 54-ФЗ. Среди тех, кто может не использовать онлайн-кассы:
- няни и сиделки;
- пильщики дров;
- носильщики багажа;
- продавцы газет и журналов;
- реализаторы билетов и абонементов в театры с лотка.
Также от обязательного использования онлайн-касс освобождены:
- самозанятые
- плательщики ПСН, которые занимаются некоторыми видами деятельности;
- предприниматели в труднодоступных населённых районах без интернета;
- сотрудники в сфере религиозных обрядов и церемоний.
Предприниматели, которые освобождены от обязательного использования ККТ, могут выдавать клиентам бланки строгой отчётности. Точка подробно рассказывала, что такое БСО.
Как выдавать наличные
Выдавать наличные из кассы юрлица могут только на некоторые цели. Среди них:
- выплата зарплаты;
- выдача под отчёт;
- расчёты с контрагентами;
- расчёты с покупателями.
При выдаче денег из кассы надо оформить документы. Это могут быть:
- расходный кассовый ордер;
- платёжная ведомость;
- заявление на выдачу денег;
- другие документы.
Документы должен подписать руководитель компании, главбух или другой специалист, уполномоченный на это отдельным приказом.
В оформлении есть нюансы. Например, в крупной компании для выдачи зарплаты достаточно оформить один расходный кассовый ордер на общую сумму. А при выдаче налички людям, которых нет в списочном составе компании, на каждого надо составлять отдельный расходно-кассовый ордер. Подробно изучить вопрос можно в Письме Банка России.
Индивидуальные предприниматели могут тратить деньги и на личные цели. Например, если ИП хочет купить мебель в квартиру, он может свободно потратить деньги. Это не всегда удобно с точки зрения учёта, но может выручить при необходимости.
Кто контролирует соблюдение кассовой дисциплины
Каждый сотрудник, который имеет доступ к кассе, несёт ответственность за соблюдение кассовой дисциплины. Контролем обычно занимается главный бухгалтер, если он есть.
Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины ИП несёт сам индивидуальный предприниматель. За соблюдение кассовой дисциплины в компании отвечает руководитель ООО.
Как проводят проверку кассовой дисциплины
Проверяет соблюдение кассовой дисциплины ФНС. Они изучают:
- отчёты фискальной памяти ККТ;
- кассовые документы;
- документы на ККТ;
- авансовые отчёты;
- другие документы в зависимости от ситуации.
Если сотрудники налоговой обнаружат нарушения, например невыдачу чеков или превышение лимита остатка кассы, они могут оштрафовать предпринимателя.
Штрафы и ответственность за нарушение кассовой дисциплины
За нарушения правил кассовой дисциплины предусмотрена ответственность. На первый раз можно обойтись предупреждением, но во второй уже оштрафуют. Все нюансы подробно прописаны в КоАП РФ ст.15.
Привлечением к ответственности занимается ФНС. Вот какие штрафы могут выписать.
- Для ИП — от 4 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
А вот в каких случаях предприниматели могут получить штраф за нарушение кассовой дисциплины.
- Не вели кассовую книгу. ИП имеют право её не вести — для них это не обязательно. Для юрлиц предусмотрен штраф.
- Вносили или выдавали деньги без оформления, то есть — не оформляли ПКО и РКО. Это тоже считается нарушением только для юридических лиц.
- Превысили лимит расчёта наличкой по одному договору. Если компания получила от другой организации или ИП сумму больше 100 000 рублей по одному договору — это нарушение. Налоговая может оштрафовать за это. Если сумма наличными поступила от физлица, штрафа не будет.
Срок давности за нарушения кассовой дисциплины — два месяца. Привлекать к ответственности после истечения этого срока не будут.
Отдельно стоят нарушения при работе с ККТ. Для них установлена своя система штрафов, Точка подробно рассказывала о том, как их избежать, так что сейчас просто перечислим самые распространённые нарушения.
- Отсутствие онлайн-кассы.
- Незарегистрированная ККТ.
- Непробитый чек.
- Чек с ошибкой.
Срок давности за нарушения при работе с ККТ — 1 год. После истечения срока давности привлечения к ответственности не будет.
Основные правила кассовой дисциплины
Давайте подведём итог. Вот 5 главных правил кассовой дисциплины, которые важно соблюдать.
- Оформлять документы при поступлении и выдаче наличных.
- Устанавливать лимит остатка налички в кассе и не превышайте его.
- Укладываться в лимит 100 000 рублей наличными по одному договору с ИП и юрлицами.
- Тратить наличные на разрешённые цели. Например, на выплату зарплату или под отчёт в интересах компании.
- Использовать онлайн-кассу, если обязаны это делать.
- Выдавать чеки и БСО.
Большая часть этих правил актуальна для юридических лиц. Но ИП также вправе их соблюдать — это поможет прозрачно вести учёт.