Как оформить декретный отпуск сотруднику

К декретному относятся отпуск по беременности и родам (БиР) и отпуск по уходу за ребёнком. Первый может оформить только женщина, а второй — любой близкий родственник или опекун. 

Декрет — это период, когда сотрудница временно перестаёт работать из-за рождения ребёнка. В Трудовом кодексе этот термин не используется. Вместо него предусмотрены два отдельных отпуска: по беременности и родам — ст. 255 ТК РФ и по уходу за ребёнком — ст. 256 ТК РФ. 

Сначала женщина уходит в отпуск по беременности и родам. После рождения малыша она может продолжить отпуск и остаться дома с ребёнком до 1,5 или 3 лет. На второй этап разрешено уйти не только матери — им пользуются отец, бабушка, дедушка или опекун.

Женщина уходит в декрет после получения больничного у врача. Обычно это происходит на 30-й неделе, если беременность проходит спокойно и ожидается один ребёнок. При ожидании двойни или тройни срок уменьшается до 28-й недели. 

Перед декретом женщина может взять оплачиваемый отпуск, если ещё его не использовала. Это доступно даже тем, кто недавно трудоустроился.

При обычной беременности отпуск по беременности и родам длится 140 дней — 70 дней до родов и 70 после. При многоплодной беременности срок увеличивается до 194 дней: 84 дня до родов и 110 после. 

Женщинам, которые живут или работают в зоне с радиацией, положено 160 дней: 90 до родов и 70 после. Если роды проходят на сроке от 22 до 30 недель, больничный оформляют на 156 дней.

Срок могут продлить при осложнённых родах, включая кесарево сечение. 

После окончания отпуска по беременности и родам начинается отпуск по уходу за ребёнком. Женщина может оставаться дома до трёх лет, при этом рабочее место сохраняется. Пособие выплачивают только в первые 1,5 года, поэтому многие мамы возвращаются на работу по окончании этого срока. 

1. Сотрудница подаёт заявление в свободной форме на имя руководителя. В нём указывает период согласно больничному.

2. Работодатель издаёт приказ об отпуске по БиР по форме организации или Т-6. Также необходимо отметить этот период в табеле рабочего времени.

3. СФР направит извещение работодателю, что поступил больничный лист, на сотрудницу. В течение трёх рабочих дней сообщите сведения в фонд по форме ЕФС-1. Укажите срок отпуска по БиР, страховой стаж, продолжительность рабочего дня.

4. В течение 10 дней СФР перечислит пособие работнице единой суммой. Срок перечисления денежных средств установлен ст. 15 Федерального закона №225.

5. После рождения ребёнка сотрудница предоставляет работодателю заявление — на отпуск по уходу до полутора лет. К заявлению необходимо приложить свидетельство о рождении ребёнка.

6. Работадатель издаёт приказ об отпуске по уходу за ребёнком. Период учитывается в табеле рабочего времени. Также необходимо передать данные в СФР по форме ЕФС-1.

Декретные для работающих женщин

Для работающих женщин размер декретного пособия рассчитывается исходя из среднего дневного заработка и стажа. Например, если сотрудница зарабатывает 60 000 ₽ в месяц, суммарный доход за два года составит 1 440 000 ₽. 

Чтобы рассчитать пособие, нужно:  

1 440 000 ₽ ÷ 730 дней × 140 дней отпуска.

В нашем примере получается 276 164,38 ₽.

Рассчитать точный размер пособия по беременности и родам можно на официальном сайте СФР. Это удобно и помогает заранее планировать выплаты.

ИП и самозанятые

Индивидуальные предприниматели могут оформить добровольное социальное страхование в СФР. Для этого нужно платить специальные взносы. Только тогда женщина сможет получать декретные выплаты.

В 2025 году, чтобы претендовать на пособие, все взносы должны быть оплачены до 31 декабря 2024 года. Сумму взноса считают по формуле: 

МРОТ × 2,9% × 12 × Региональный коэффициент, если он есть.

МРОТ в 2025 году — 22 440 ₽.

МРОТ в 2026 году — 27 093 ₽.

Самозанятые также могут получать выплаты, если зарегистрируются в СФР и начнут делать добровольные взносы. Это простой способ обезопасить себя и получить поддержку в декретном отпуске.

При рождении ребёнка государство начисляет единовременное пособие. Сотрудница получает выплату независимо от того, работает она или нет. Для этого нужно подать заявление и предоставить копию свидетельства о рождении ребёнка. Если пособие получает отец или другой родственник, нужны документы, подтверждающие родство или опеку.

Размер пособия в 2025 году составляет 26 941,71 ₽. В 2026 году составит 28 154 ₽.

В регионах с повышенным коэффициентом сумма увеличивается в зависимости от региональной надбавки. 

Выплату переводят на карту или банковский счёт, указанный в заявлении. Сроки зависят от способа получения: на карту — в течение одного дня, на банковский счёт — 1–3 рабочих дня.

Сумма пособия фиксированная, не зависит от дохода родителей и не влияет на выплаты по беременности, родам или по уходу за ребёнком.

Размер пособия по уходу за ребёнком составляет 40% от среднего дневного заработка за два предыдущих года. Если в эти годы сотрудник был в отпуске по беременности и родам или находился в декрете, он может подать заявление о замене одного или двух расчётных лет. Это может увеличить сумму выплаты.

Установлены минимальные и максимальные лимиты пособия на 2025 год: 

В 2026 году лимит пособия составит: 

Чтобы получить пособие, нужно обратиться в отделение СФР. Основные данные — доход, стаж и другие — фонд получает автоматически. Но иногда могут попросить справку о среднем заработке с последнего места работы. Например, это случается, если мама уволилась во время декрета.

Если работодатель отказывается предоставить декретный отпуск, сотрудница должна действовать по закону. По Трудовому кодексу РФ отпуск по беременности и родам обязателен, а за рабочим местом сотрудницы сохраняются все права.

Первый шаг — получить у врача листок нетрудоспособности и оформить заявление на отпуск. Эти документы подтверждают право на декрет и получение пособия. Затем их нужно передать работодателю.

Если работодатель продолжает отказывать, сотрудница может обратиться в трудовую инспекцию или в суд. В запросе важно приложить копии заявления, больничного листа и переписки с работодателем.

При обращении в инспекцию или суд работодатель обязан компенсировать все пропущенные дни декрета и выплатить причитающееся пособие.